CVDR401458_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de PG&ZnlregelingLoppersum2016-03-30LoppersumGemeenteblad, 2016, 37424Controleverordening PG&ZWet gemeenschappelijke regelingen, art. 32kWet gemeenschappelijke regelingen, art. 33aWet gemeenschappelijke regelingen, art. 34Wet gemeenschappelijke regelingen, art. 35geattribueerde functionarisfinanciën en economie2016-02-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-03-302016-01-012022-12-31Nieuwe regelingOnbekendGeenGeenVerordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de PG&ZCONTROLEVERORDENING PG&ZVerordening ex artikel 213 GemeentewetHet algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid
& Zorg (PG&Z) besluit,gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213
Gemeentewet, en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,met in achtneming van het gestelde in artikel 28 van de gemeenschappelijke
regeling PG&Zvast te stellen de:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie van de
PG&Z.1.Definities en algemene bepalingen1.In deze verordening wordt verstaan onder:Accountant: de in
artikel 213 lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het algemeen
bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle van de
jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en het uitbrengen
van het verslag van bevindingen.Accountantscontrole:
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet/artikel 34 Wet
gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de
accountant.Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van
het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de
reikwijdte van de controle nadere regels worden
gesteld.Accountantsverklaring:
de op grond van de accountantscontrole door de accountant te verstrekken
verklaring waarin die aangeeft:
of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en
lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;
of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot
stand zijn gekomen;
of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld
in artikel 186 van de Gemeentewet.
Verslag
van
bevindingen:
het door de accountant op grond van de accountantscontrole op schrift te
stellen verslag van bevindingen over ten minste over onrechtmatigheden in de
jaarrekening en over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en
van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording
mogelijk maken. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van
het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de
reikwijdte van de verslaglegging
nadere regels worden gesteld.Programma van
eisen: een jaarlijks vóór de accountantscontrole door het
algemeen bestuur in overleg met de accountant op te stellen specificering
van de opdracht tot controle van de jaarrekening; betreffende ten
minste:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende
rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende, tussentijds uit te voeren controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de eventuele aanvullende
tussentijdse rapportering.
Rechtmatigheid in het kader van
de accountantscontrole: het tot stand komen van de
financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in overeenstemming
met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole decentrale overheden.GGD: Gemeentelijke Gezondheidsdienst; een
organisatie-eenheid van de gemeente Groningen zoals gedefinieerd in artikel
3g van het Organisatiebesluit Gemeente Groningen, belast met de uitvoering
van de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling PG&Z, met
uitzondering van de werkzaamheden genoemd bij de RIGG.RIGG: Regionale Inkooporganisatie Groninger
Gemeenten; een (tijdelijke) organisatie-eenheid, belast met de inkoop van en
advisering over de Jeugdzorg voor de 23 Groninger gemeenten.
Alle werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening worden door
de regeling opgedragen aan de gemeente Groningen, overeenkomstig het
voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel
10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.
Op hetgeen is bepaald in deze verordening of wordt besloten op basis
van deze verordening is het gestelde in artikel 13, vierde lid, van
de gemeenschappelijke regeling PG&Z van toepassing, alsmede het
in de hoofdstukken III en IV van die regeling bepaalde.
2. Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het college van
burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen accountant.
Het algemeen bestuur stelt het programma van eisen voor de
accountantscontrole vast en de periode waarvoor de accountant wordt
aangewezen
Het algemeen bestuur kan onder meer eisen opnemen over de controle
van posten in de jaarrekening; het kan tevens producten of
onderdelen aanwijzen waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden; het algemeen bestuur kan dat
doen onder vaststelling van de daarbij te hanteren
rapporteringstoleranties.
De accountant verricht ook werkzaamheden bij het leveren van de
informatie aan de gemeenten door de RIGG over de bestedingen van hun
budgetten van de Jeugdzorg bij de gecontracteerde zorgaanbieders.
Die budgetten maken geen deel uit van de begroting van de RIGG, cq
de PG&Z.
3.Informatieverstrekking door dagelijks bestuur1.Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving
en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening
ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en voor deze goed
toegankelijk zijn.3.Met inachtneming van de door het algemeen bestuur bepaalde termijnen,
onverlet wettelijke bepalingen ter zake, overlegt het dagelijks bestuur
de gecontroleerde jaarrekening, de accountantsverklaring en het verslag
van bevindingen aan het algemeen bestuur.4.Alle informatie die beschikbaar komt na afgifte van de
accountantsverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening door
het algemeen bestuur en die van invloed is op het beeld dat de
jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het
algemeen bestuur en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de
directeuren van de GGD en de directeur van de RIGG dan wel de door deze
laatste aangewezen functionaris.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt.2.Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de accountant
voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde
toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en
informatiedragers van de GGD en de RIGG.3.De accountant is bevoegd om van elke ambtenaar mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het gemeentebestuur
van Groningen draagt er zorg voor dat de ambtenaar hieraan zijn
medewerking verleent.4.Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat alle
organisatie-eenheden van de GGD en de RIGG zijn gehouden de accountant
alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en
volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van
baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de
getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren
van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van
de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur
informeert het algemeen bestuur over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de
controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd
de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur
aangewezen accountant, indien dit in het belang is van de PG&Z.3.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks
bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door
het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang is
van de PG&Z.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift
hiervan aan het dagelijks bestuur.2.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan de
directeuren van de GGD en de RIGG en het dagelijks bestuur voorgelegd
met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.3.De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de
bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met
(een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.8.Bekendmaking en inwerkingtredingDe bekendmaking van de verordening gebeurt door plaatsing in de
gemeentebladen van de deelnemende gemeenten. De verordening treedt in
werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. De verordening heeft
terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2016. De eerdere
Controleverordening H&OG (Hulpverlening en Openbare Gezondheidszorg
Groningen) wordt per 1 januari 2016 ingetrokken.9. CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening
PG&Z”.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 februari
2016,de voorzitter, de secretaris,TOELICHTING BIJ DE CONTROLEVERORDENING PG&ZVoorafBij het opstellen van de verordening is zoveel mogelijk uitgegaan van de
modelverordening van de VNG. Die heeft echter betrekking op een gemeentelijke
verordening. Dat heeft tot aanpassingen geleid. Ook is de tekst van het model
waar mogelijk vereenvoudigd.Artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling bepaalt dat er een door het
college van burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen deskundige is
die belast is met de controle op het financieel beheer en de boekhouding van de
door het algemeen bestuur aangewezen functionaris.AlgemeenVoor de PG&Z moet er een programmabegroting worden opgesteld, in
overeenstemming met het BBV, er moet een rechtmatigheidstoets door de accountant
plaatsvinden en er moeten twee verordeningen worden opgesteld: een Financiële
verordening ex artikel 212 Gemeentewet en een Controleverordening ex artikel 213
Gemeentewet.Artikel 213 Gemeentewet1. De raad stelt bij verordening regels
vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de
financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van
het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie
wordt getoetst.2. De raad wijst een of meer accountants
aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk
Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening
en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen
van een verslag van bevindingen.3. De accountantsverklaring geeft op
grond van de uitgevoerde controle aan of:a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten
als de grootte en samenstelling van het vermogen;b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand
zijn gekomen;c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel
186 end. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.4. Het verslag van bevindingen bevat in
ieder geval bevindingen over:a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de
financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken
enb. onrechtmatigheden in de jaarrekening.5. De accountant zendt de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en een
afschrift daarvan aan het college.6. Bij algemene maatregel van bestuur
kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en
de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede
lid.7. Accountants als bedoeld in het tweede
lid kunnen in gemeentelijke dienst worden aangesteld en worden in dat geval
door de raad benoemd, geschorst en ontslagen.ArtikelsgewijsArtikel 1. DefinitiesIn dit artikel zijn onder meer de GGD en de RIGG gedefinieerd, in relatie tot de
PG&Z en zijn jaarrekening.Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording
afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van
de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken moeten
de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant
controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen
bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant formeel aanwijst.
Op grond van de regeling wordt de accountant aangewezen die de gemeenteraad van
Groningen aanwijst. Die krijgt om dezelfde redenen de opdracht die ook de
gemeente Groningen heeft gegeven. Het bestuur moet echter de mogelijkheid houden
de accountant een aanvullende opdracht te geven. Daarin voorziet het derde lid. Het algemeen bestuur stelt een programma van eisen op waaraan de
accountantscontrole moet voldoen. Dit wordt vastgelegd in een controleprotocol
dat feitelijk onderdeel uitmaakt van de opdrachtverlening. Ook voor dit
controleprotocol kan aansluiting worden gezocht bij het door de gemeente
Groningen op te stellen protocol.Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuurArtikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur
voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op
deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Artikel 4. Uitvoering controleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het dagelijks bestuur bij de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van
de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
dagelijks bestuur is hierin volgend.Ter bevordering van een soepele accountantscontrole moet periodiek
overleg worden gevoerd tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de
RIGG. Het ligt om praktische redenen niet in de rede hier voor het dagelijks
bestuur als overlegpartner te kiezen. Uitwisseling van informatie is ook gewenst
over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieDe accountant is – zie hiervoor - leidend bij de inrichting van de
accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook
onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de
bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit
natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening kunnen er meer werkzaamheden zijn die de
inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor
onder andere dit soort andere accountantscontroles is een bevoegdheid van het
dagelijks bestuur (naar analogie van de bij gemeenten bij het college van
B&W gelegde bevoegdheid). Artikel 7. RapporteringArtikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de
door de accountant uitgevoerde controles. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur gevraagde
tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7
regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen
door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende
verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke
mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit met het oogmerk dat het
dagelijks bestuur mogelijkheden om nog tijdig maatregelen tot herstel te treffen
kan benutten.Het derde lid voorziet in de mogelijkheid dat het algemeen bestuur zich, zonder
tussenkomst van het dagelijks bestuur, laat informeren door de accountant.