Organisatie | Heusden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Heusden 2016 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Heusden 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en informatie |
Geen
Archiefwet 1995
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-04-2016 | 01-04-2016 | nieuw | 29-03-2016 www.officielebekendmakingen.nl, 1-4-2016 | 379843 |
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en zaken
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden, zaken en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen een Besluit Informatiebeheer vast waarin voorschriften worden gegeven voor het beheer van de archiefbescheiden en zaken van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde en de ter uitvoering daarvan opgestelde voorschriften ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en zaken alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden en zaken zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
De Archiefverordening van Heusden 2006 vastgesteld bij raadsbesluit van 3 juli 2006 wordt ingetrokken.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Heusden 2016’.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 29 maart 2016.
Archiefverordening gemeente Heusden 201 6
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Daarnaast heeft de archiefverordening betrekking op zaken, aangezien deze de context van de archiefbescheiden aangeven. De gemeente Heusden werkt met een digitaal zaaksysteem waarin elk opgenomen archiefstuk wordt toegevoegd aan een zaak. Door deze werkwijze zijn er geen op zichzelf staande archiefbescheiden in het zaaksysteem te vinden, alleen zaken met daar bij horende archiefbescheiden. De zaak wordt hierbij gezien als leidend door de gemeente Heusden. Deze verordening heeft verder ook betrekking op de archiefbescheiden die fysiek de organisatie in gaan zoals voor het cluster Personeelszaken en alle archiefbescheiden die in de BackOffice applicaties te vinden zijn. Deze archiefbescheiden zijn niet gebundeld in een zaak.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Met art. 1e is de term ‘zaak’ opgenomen in deze verordening. Dit, omdat de gemeente Heusden bij het registreren en archiveren van archiefbescheiden vanuit het zaaksysteem consequent de vorm van zaak aanhoudt. Verder wordt de registratie op zaakniveau als leidend gezien. Zo vindt er voor nieuwe archiefbescheiden op zaakniveau selectie en vernietiging plaats en niet op het niveau van de archiefbescheiden.
De in art. 1g bedoelde archivaris is de streekarchivaris van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Zoals overeengekomen in de ‘Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2013’.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks van het Streekarchief - middels een jaarverslag - en van de archiefinspecteur - middels een tweejaarlijks inspectieverslag - wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.