Geharmoniseerd bevoegdhedenregister gemeente Geldermalsen 2016

Mandaat is geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en betekent: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester zijn beide bestuursorgaan in de zin van de Awb. Dat geldt ook voor de heffings- en invorderingsambtenaar. Het gaat bij deze bevoegdheid om het nemen van besluiten zoals bedoeld in de Awb. Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (artikel 1:3 Awb).

Het mandaterende bestuursorgaan (mandaatgever) blijft verantwoordelijk en blijft dus zeggenschap houden. Juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever: de rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit had genomen. Bovendien mag de mandaatgever de bevoegdheid altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen of aanwijzingen geven.

Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of mandaat voor een bepaald geval. Algemene mandaten worden schriftelijk gegeven. Mandaten voor bepaalde gevallen kunnen ook mondeling worden verleend, behalve als de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In dit mandaatregister gaat het uitsluitend om algemene mandaten die schriftelijk worden verleend.

Met een ondertekeningsmandaat kan het bestuursorgaan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend. Uit de ondertekening moet blijken dat het besluit door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Volmacht is geregeld in titel 3.3 van het Burgerlijk wetboek en betekent: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten.

De burgemeester is degene die de gemeente als rechtspersoon, en dus niet de bestuursorganen van de gemeente, vertegenwoordigt in en buiten rechte (artikel 171 Gemeentewet). Dit betreft formele procesvertegenwoordiging maar ook vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het sluiten van overeenkomsten. Partij bij de overeenkomst is de gemeente Geldermalsen. Omdat de burgemeester de gemeente vertegenwoordigt, is hij degene die overeenkomsten namens de gemeente ondertekent. De burgemeester kan voor het verrichten van rechtshandelingen een volmacht verlenen aan een ander. De regels van mandaat gelden ook voor volmachten voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Als de burgemeester een bestuursorgaan vertegenwoordigt, dan gebeurt dat via de gewone mandaatconstructie. Er is dan geen sprake van een volmacht.

Een machtiging is een handeling die geen besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling is. Hierbij kan gedacht worden aan een handeling die geen rechtsgevolg heeft zoals het ondertekenen van een informatieve brief, die geen besluit is en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling.

De regels van mandaat gelden ook voor deze machtigingen.

De gemandateerde is altijd bevoegd om ondermandaat te verlenen, tenzij de mandaatgever (college of burgemeester) uitdrukkelijk heeft bepaald dat ondermandaat niet is toegestaan. In het register staat vermeld voor welke bevoegdheden geen ondermandaat verleend mag worden. Op grond van het Algemeen bevoegdhedenbesluit mag degene die het ondermandaat heeft, niet zelf het besluit ondertekenen, zodat een vier-ogen principe gewaarborgd is. Hoe het ondermandaat wordt verleend staat ook in het Algemeen bevoegdhedenbesluit.

Bij (onder)mandaat wordt, indien er geen plaatsvervangers zijn aangewezen, de betreffende bevoegdheid uitgeoefend door de leidinggevende van de betreffende functionaris.

De ondertekening is geregeld in het Algemeen bevoegdhedenbesluit.

Aanverwante regelingen

Naast het Algemeen bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister kunnen de volgende regelingen nog van belang zijn:

• 1.

  de budgetbeheerdersregeling;

• 2.

  het treasurystatuut;

• 3.

  het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Algemeen deel

Het bevoegdhedenregister bestaat uit een algemeen deel en een specifiek deel. In het algemene deel van het bevoegdhedenbesluit worden mandaten en volmachten vermeld, die in beginsel de gehele gemeentelijke organisatie aangaan. Je kunt daarbij denken aan bevoegdheden als het aangaan van overeenkomsten, personele kwesties, algemene bevoegdheden op grond van de Algemene wet bestuursrecht, etc.

Verreweg de meeste, algemene, bevoegdheden worden (getrapt) gemandateerd aan respectievelijk de gemeentesecretaris, de MT-leden en de teamleiders. Tevens worden deze bevoegdheden gemandateerd aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BvoWB, de directeur, de strategisch managers en de teammanagers van BvoWB.

Voor zover voor de bevoegdheden ondermandaat wordt verleend, volstaat een algemene omschrijving: ondermandaat wordt verleend aan de "functionaris die op grond van zijn normale werkzaamheden hiermee is belast". Dit houdt in dat een functionaris die zich normaliter bezig houdt met parkeervergunningen wel de bevoegdheid heeft om een aanvraag om een parkeervergunning buiten behandeling te stellen, maar deze bevoegdheid niet heeft als het gaat om de buiten behandelingstelling van een aanvraag om een evenementenvergunning.

Het algemeen deel van het register is gesynchroniseerd met de algemene delen van de registers van Culemborg en Tiel. Dat is met name voor BvoWB erg prettig, want omdat ook de specifieke delen P&O, Financiën, IM/ICT, en met het oog op de toekomst Juridische zaken en facilitaire zaken gesynchroniseerd zijn, heeft BvoWB niet langer te maken met verschillende mandaten. Een gevolg hiervan is wel dat het verlenen van nieuwe algemene mandaten tussen de drie gemeenten moet worden afgestemd via juridische zaken, zodat de mandaatregisters op deze onderdelen gelijkluidend blijven.

Voor zover mandaat wordt verleend aan BvoWB, zijn die mandaten vanzelfsprekend beperkt voor tot het doel en takenpakket van BvoWB. BvoWB krijgt bijvoorbeeld mandaat om formulieren vast te stellen. Dat mandaat ziet dan wel op formulieren t.b.v. P&O gerelateerde kwesties, maar niet op formulieren t.b.v een WABO-vergunning.

Specifiek deel

Het specifieke deel betreft mandaten en volmachten die specifiek betrekking hebben op een bepaalde organisatie eenheid, zoals het verlenen van parkeervergunningen of het verstrekken van WMO-voorzieningen. Ook in dit geval worden verreweg de meeste bevoegdheden (getrapt) gemandateerd aan respectievelijk de gemeentesecretaris, de MT-leden en de teamleiders. Dat betekent niet dat iedere teamleider bevoegd is om zondermeer alle aan de teamleiders toebedeelde mandaten uit te oefenen. In het algemeen bevoegdhedenbesluit is geregeld dat alleen van een mandaat gebruik mag worden gemaakt, als de uitoefening van dat mandaat past binnen de normale werkzaamheden van de betrokkene. Door desondanks, ook in het specifieke deel, het mandaat niet uitsluitend aan een leidinggevende van een specifiek organisatiedeel toe te kennen, zorgen we er evenwel voor dat de onderlinge vervanging van de leidinggevenden is gewaarborgd. Maar gaat het om bijvoorbeeld het verlenen van ondermandaat inzake P-bevoegdheden dan is dat een bevoegdheid van de strategisch manager P&O of teammanager P&O en geen bevoegdheid waar de strategisch manager Financiën gebruik van mag maken. Dat past namelijk niet binnen zijn normale werkzaamheden.

In dit specifieke deel zijn de mandaten t.b.v. P&O, Financiën, IM/ICT, Juridische zaken, facilitaire zaken, APV en bijzondere wetten eveneens gesynchroniseerd met die van Culemborg en Tiel. Voor het overige blijven de “oude” bevoegdhedenregisters van de drie gemeenten bestaan. Het is de bedoeling om in de loop van 2016 deze registers te actualiseren. Bij die actualisatie wordt bekeken in hoeverre ook die registers zo veel mogelijk geharmoniseerd kunnen worden. .

Voor de duidelijkheid maakt het bestaande, nog niet geactualiseerde deel van het bevoegdhedenregister, wel onderdeel uit van het nieuwe bevoegdhedenregister, zodat met slechts één document hoeft te worden gewerkt. Het niet geactualiseerde deel is niet gescreend op dubbelingen met het gesynchroniseerde deel. Voor zover er dubbelingen voorkomen gaat nieuw voor oud. M.a.w. voor die mandaten gelden de bepalingen opgenomen in het nieuwe gedeelte van het bevoegdhedenregister.

Kolom 1 Nummering

In kolom 1 wordt het mandaatnummer vermeld. Dit nummer wordt gebruikt om een specifiek mandaat te benoemen zonder de volledige omschrijving te geven. Dat is met name van belang bij het verlenen van ondermandaat en het in mandaat aangaan van overeenkomsten.

Kolom 2 Wettelijke bepaling

In de tweede kolom wordt de wettelijke grondslag van de over te dragen bevoegdheid vermeld. De over te dragen bevoegdheden kunnen hun grondslag vinden in wettelijke bepalingen, maar ook in gemeentelijke regelgeving.

Kolom 3 Omschrijving van het mandaat

In de derde kolom is steeds de bevoegdheid omschreven die wordt gemandateerd of waarvoor een machtiging wordt verleend dan wel volmacht wordt gegeven. Als het gaat om privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals inkoop, huur, etc. dan wordt gelijktijdig met het mandaat tot een dergelijke handeling te besluiten (wat een collegebevoegdheid is) volmacht verleend voor de bijbehorende rechthandelingen (zoals het aangaan en ondertekenen van een overeenkomst).

Eventuele specifieke voorwaarden die gesteld worden aan het gebruik van de opgedragen bevoegdheid staan vermeld in kolom opmerkingen en voorwaarden. Als aan deze voorwaarden niet wordt voldaan dan blijft de besluitvorming voorbehouden aan het bestuursorgaan zelf en mag geen gebruik gemaakt worden van het mandaat.

Kolom 4 Mandaatgever en gemandateerde

In de vierde kolom is het bestuursorgaan genoemd dat het mandaat, de volmacht of de machtiging verleent. Dit wordt aangegeven met "college” voor het college van burgemeester en wethouders of “burgemeester” voor de burgemeester. Tevens wordt hier vermeld aan welke functionaris het mandaat wordt verleend of aan welke functionaris de machtiging/volmacht wordt gegeven. Mandaten worden altijd verleend aan functionarissen en nooit op naam. In beginsel zijn de bevoegdheden gemandateerd aan leidinggevende functionarissen van de gemeente en BvoWB. Leidinggevenden, waaronder Teammanagers BvoWB, kunnen ondermandaat verlenen, tenzij dat uitdrukkelijk is uitgesloten. Voor een aantal mandaten is een rechtstreeks mandaat aan een bepaalde functionaris gegeven.

Kolom 5 Ondermandaat

In het bevoegdhedenbesluit staat vermeld dat de mandaatgever toestaat dat ondermandaat wordt verleend, tenzij dat uitdrukkelijk is uitgesloten in de kolom ondermandaat. Degene die het mandaat heeft gekregen kan die bevoegdheid daarmee normaal gesproken nog een keer doorgeven.

Het ondermandaat moet schriftelijk worden verleend. Voor het verlenen van ondermandaat wordt gebruik gemaakt van een format, dat als bijlage bij het bevoegdhedenbesluit is gevoegd. Het verlenen van ondermandaat wordt ter kennis gebracht aan het betreffende bestuursorgaan en opgenomen in het bevoegdhedenregister door in de laatste kolom te vermelden dat en aan welke functionarissen ondermandaat is verleend, zodat dit voor een ieder kenbaar is. Als ondermandaat wordt verleend betekent dat tevens voor de eventuele bijbehorende volmacht ondervolmacht wordt verleend. Aan het ondermandaat kunnen beperkingen worden gesteld, die in kolom 6 worden opgenomen. Deze beperkingen gelden ook voor ondervolmachten.

Bij de eerste vaststelling van het bevoegdhedenregister op 22 maart 2016 zijn alle gewenste ondermandaten opgenomen en vastgesteld door het college. Nieuwe ondermandaten kunnen opgenomen worden volgens de procedure vermeld in het Algemeen bevoegdhedenbesluit.

We proberen de ondermandaten zoveel mogelijk te verlenen aan specifieke functies. Daar waar dat niet lukt omdat de functiebenamingen in de drie gemeenten en BvoWB niet gelijk zijn, wordt het ondermandaat verleend aan de "functionaris die op grond van zijn normale werkzaamheden hiermee is belast."

Kolom 6 Opmerkingen en voorwaarden

Aan het verlenen van een mandaat kunnen voorwaarden worden gekoppeld. Als de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen mag geen gebruik worden gemaakt van het mandaat. Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een beslissing omstreden is en om een eigen afweging door het bestuursorgaan vraagt, is voorafgaande kennisgeving van het besluit aan het bestuursorgaan vereist. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:

• -

  een voornemen of besluitvorming tot het sluiten van een inrichting;

• -

  als betrokkenen gegroepeerd zijn in bijvoorbeeld een actiecomité;

• -

  als er publicitaire belangstelling is of wordt verwacht;

• -

  als er met betrekking tot een dossier raadsvragen gesteld zijn;

• -

  het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften, of een advies als bedoeld in afdeling 3.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

• -

  advies nodig is van andere afdelingen/teams en het advies en het eigen standpunt niet op elkaar aansluiten respectievelijk niet tot dezelfde conclusie leiden;

• -

  het besluit overschrijding van budgetten, kredieten of onvoorziene uitgaven kan inhouden;

• -

  in geval van ongewone voorvallen: bij (dreigende) ernstige gevolgen voor het milieu en/of slachtoffers.

Daarnaast kunnen bij een specifiek mandaat nadere voorwaarden worden gesteld voor het gebruik er van. Aan het verlenen van een mandaat kan bijvoorbeeld de voorwaarde worden verbonden, dat het mandaat niet geldt voor afwijzende beschikkingen. Als dat het geval is, dan staat dat in deze kolom vermeld. Aan volmachten kunnen beperkingen worden gesteld in de vorm van de limitering van bedragen waarvoor overeenkomsten aangegaan kunnen worden. Deze voorwaarden kunnen specifiek omschreven worden, maar het is ook mogelijk dat verwezen wordt naar bijvoorbeeld het inkoopbeleid.