2. Financiële beleidscyclus
Artikel 2. Uitgangspunt financieel beleid
Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van financiële beleidscyclus zijn de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en het daarvan afgeleide Besluit Begroting en Verantwoording.
Artikel 3. Kaders stellen
- 1.
De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.
- 2.
De raad stelt per programma vast:
- *
(waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken?
- *
de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?
- *
de baten en lasten: wat mag het kosten?
- 3.
De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.
- 4.
Het college biedt de raad een voorstel aan voor het beleid en de financiële uitgangspunten van de (meerjaren)begroting. De raad stelt deze kaders vast.
- 5.
Het college doet de raad jaarlijks, gelijktijdig of geïntegreerd met de in artikel 3.4 genoemde kaders, een voorstel voor de aanpassing van de tarieven van belastingen, rechten en heffingen.
Artikel 4. Begroten
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.
- 2.
Bij de uiteenzetting van het financieel meerjarenbeeld van de begroting wordt hetinvesteringsvolume voor het begrotingsjaar en voor de jaren daarna opgenomen.
- 3.
Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad als uitgangspunt alleinvesteringskredieten voor bedrijfsmiddelen, vervanging en alle overige investeringen < €1 miljoen behoudens de investeringen waarvan zij hebben aangegeven op een later tijdstip een apart voorstel te willen ontvangen.
- 3.
Begrotingswijzigingen worden verzameld en een aantal keer per jaar aan de raad voorgelegd. Deze wijzigingen zijn opgebouwd uit:
- •
Wijzigingen waarvoor autorisatie van de raad noodzakelijk is
- o
Wijzigingen als gevolg van raadsbesluiten;
- o
Wijzigingen zoals aangegeven in tussentijdse rapportages die onderdeel uitmaken van de financiële beleidscyclus;
- •
Wijzigingen waarover de raad wordt geïnformeerd
- o
Wijzigingen als gevolg van collegebesluiten;
- o
Technische wijzigingen; Hierbij is geen sprake van een wijziging in het beleid, maar gaat het om het formaliseren van administratieve aanpassingen.
De definitieve beschikking over de middelen vindt plaats na vaststelling van de begrotingswijziging door de raad.
- 5.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 5. Rapporteren en Verantwoorden
5.1. Tussentijdse rapportages
- 1.
De tussentijdse rapportages hebben als uitgangspunt dat de indeling van de begroting wordt gevolgd.
- 2.
Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse Bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. Zowel over de doelen als de besteding van de middelen.
Deze rapportages betreffen in ieder geval:
- a)
Afwijkingen op inhoud en tijdsaspect op hoofdlijnen ten opzichte van de vastgestelde beleidsinhoudelijke en financiële aspecten van de begroting.
- b)
In de tweede Bestuursrapportage wordt een prognose van het jaarrekeningresultaat opgenomen;
- c)
Een nadere toelichting op de opgetreden veranderingen in de risicopositie van de gemeente;
- d)
De beantwoording van de specifieke vragen en aandachtspunten van de gemeenteraad.
Tussentijdse informatie over bijzondere omstandigheden Indien hier aanleiding toe is informeert het college actief over spoedeisende gewijzigde omstandigheden met een financiële impact.
5.2. Jaarstukken
- 1.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
- 2.
Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarstukken legt het college de raad, indien nodig, een verschoningsbesluit voor.
- 3.
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
- 4.
Vooruitlopend op het voorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgend begrotingsjaar.
3. Financieel beleid
Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
De waardering en afschrijving van de vaste activa geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording.
- 2.
Het college legt nadere uitvoeringsregels vast omtrent de waardering en afschrijving van de vaste activa.
Artikel 7. Reserves en voorzieningen
De raad stelt separaat vast de kaders voor reserves en voorzieningen.
Artikel 8. Grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven
Voor het bepalen van geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Breda wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
De grondslagen omvatten in ieder geval:
- a)
De kosten die voor de verkrijging/ vervaardiging rechtstreeks noodzakelijk zijn.
- b)
Toe te rekenen inzet van reserves en voorzieningen
- c)
Bijdragen in de kosten van overhead inclusief rente
- d)
Artikel 9. Financiering-/Treasuryfunctie
Het college stelt een treasury statuut vast waarin minimaal zijn opgenomen:
- a)
dat de doelstelling van de treasury functie bestaat uit het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten, het beschermen van de gemeentelijke organisatie tegen ongewenste financiële risico’s en het efficiënt en effectief beheren van de gemeentelijke schuld,
- b)
dat de treasury functie een centraal gepositioneerd is in de gemeentelijke organisatie, minimaal 2 functionarissen omvat en geen winstoogmerk heeft,
- c)
dat functionarissen belast bij de uitvoering van de treasury functie geen bevoegdheden hebben met betrekking tot het betalingsverkeer en geen tekeningsbevoegdheid hebben met betrekking tot lening-contracten,
- d)
dat bij inkoop van geld minimaal 2 offertes worden opgevraagd bij geldverstrekkers (bij leningen met een looptijd vanaf 2 jaar)
- e)
dat minimaal 95% van de gemeentelijke liquiditeitenstroom via een rentecompensabel bankrekeningstelsel wordt afgewikkeld.
Artikel 10. Garantieverlening
Het college stelt het garantiebeleid vast waarin wordt opgenomen onder welke voorwaarden garanties en borgstellingen worden verstrekt.
4. Beheer en organisatie
Artikel 11. Financiële organisatie
- 1.
Het college zorgt voor een Organisatiebesluit en legt daarin de volgende zaken vast:
- a)
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie met
- b)
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd
- 2.
Het college zorgt voor een Algemeen Mandaatbesluit en legt daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten vast.
- 3.
Het college zorgt voor de belangrijkste spelregels van budgetbeheer en legt deze in een budgethoudersregeling vast.
Artikel 12. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat deze in ieder geval dienstbaar is voor:
- a)
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente(lijke onderdelen);
- b)
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;
- c)
het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d)
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
- e)
het afleggen van verantwoording en de controle over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet-en regelgeving.
Artikel 13. Interne controle
- 1.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. De organisatie stelt daartoe jaarlijks een controleplan vast en informeert het college bij de tussentijdse rapportages over de bevindingen. Indien daartoe aanleiding is informeert het college bij de (Bestuurs-) rapportages de raad. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 2.
Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente.
Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Artikel 15. lnkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten.
Artikel 16. Subsidieverstrekking en steunverlening
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.