CVDR401181_1Archiefverordening 2015nlregelingBeverwijk2015-04-03BeverwijkGemeenteblad, 2015, 28175Archiefverordening Gemeente Beverwijk 2015Archiefwet, art. 30, lid 1.Archiefwet, art. 32, lid 2.gemeenteraadbestuur en recht2015-03-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-04-032024-05-07Nieuwe regelingINT-15-17796Geen.Deze regeling vervangt de Archiefverordening 2004.Archiefverordening 2015De raad van de gemeente Beverwijk;gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 maart 2015, nummer INT-15-17796;gehoord de Raadscommissie;gelet op artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet;besluit:de Archiefverordening 2015 (INT-15-17792) vast te stellen.IAlgemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
ade wet,De Archiefwet 1995;bGemeentelijke organenDe overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet voor zover behorende tot de gemeente;cDe archiefbewaarplaatsDe overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;dDe archivarisDe overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;eBeheerderDegene die ingevogle artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;fBeheereenheidEen door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;ginformatiesysteemSysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
IIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de Archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechterlijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.9Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.IIIToezicht op de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan de burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan de burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen15De Archiefverordening 2004 wordt ingetrokken.16Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Beverwijk 2015.Beverwijk, 19 maart 2015de raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,