Organisatie | Veiligheidsregio Twente |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Twente |
Citeertitel | Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Twente |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2016 | nieuwe regeling | 14-03-2016 Blad gemeenschappelijke regeling, 31-03-2016 | Onbekend. |
Paragraaf 1. Tijd van vergaderen; voorbereidingen
Het algemeen bestuur stelt vóór de aanvang van elk kalenderjaar een schema vast voor de in dat jaar te houden vergaderingen.
Artikel 6 Toezending voorstellen
De voorzitter zorgt ervoor dat – spoedeisende gevallen uitgezonderd – de te behandelen voorstellen ten minste twee weken voor de vergadering digitaal aan de leden beschikbaar worden gesteld.
Paragraaf 2. Orde van de vergadering
De secretaris neemt de aanwezigheid en de afwezigheid van de leden op in de het verslag. De secretaris is verantwoordelijk voor een nauwkeurige registratie van de aanwezigheid.
Artikel 12 Geluid en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering van het algemeen bestuur geluid- en/of beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 15 Ingekomen stukken; mededelingen
Bij het algemeen bestuur ingekomen stukken respectievelijk schriftelijke mededelingen die het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur wenst te doen, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden en op de in artikel 7 bepaalde wijze ter inzage gelegd.
Het algemeen bestuur kan op voorstel van de voorzitter of één van de leden regels stellen omtrent de spreektijd der leden.
Artikel 18 Handhaving orde; schorsing
Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een lid van het algemeen bestuur of op voorstel van de voorzitter kan het algemeen bestuur besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden daarvan de gelegenheid te geven tot nader onderling beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Artikel 20 Deelname aan de beraadslaging door anderen dan de voorzitter of de leden van het algemeen bestuur
Paragraaf 3. Procedures bij stemmingen
Artikel 23 Stemming over zaken
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 25 Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 26 Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
HOOFDSTUK III RECHTEN VAN DE LEDEN
Artikel 31 Initiatiefvoorstellen
Op voorstel van het dagelijks bestuur beslist het algemeen bestuur of het voorstel voor kennisgeving wordt aangenomen, direct in behandeling wordt genomen of om advies in handen van het dagelijks bestuur wordt gesteld. Indien het algemeen bestuur beslist tot het direct in behandeling nemen van het voorstel, vindt behandeling van het voorstel plaats, nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.
Indien een lid ten aanzien van een onderwerp, dat niet op de agenda voorkomt, inlichtingen van het dagelijks bestuur of één of meer van zijn leden verlangt, kan hij, met aanduiding van de voornaamste punten waarover hij vragen wil stellen, aan het algemeen bestuur toestemming verzoeken tot het houden van interpellatie, welk verzoek in de regel uiterlijk 48 uur voor de vergadering schriftelijk ter kennis van de voorzitter wordt gebracht.
Artikel 33 Schriftelijke vragen
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur. Indien de beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, krijgt de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht, waarbij aangegeven wordt de termijn waarbinnen beantwoording plaats zal vinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De vragensteller kan ingeval van schriftelijke dan wel mondelinge beantwoording in de betreffende vergadering van het algemeen bestuur na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de voorzitter of door het dagelijks bestuur gegeven antwoord.
Onverminderd het bepaalde in artikel 33 heeft een lid het recht om – met toestemming van het algemeen bestuur – mondelinge vragen aan het dagelijks bestuur of één of meer van zijn leden te stellen over een onderwerp, dat niet op de agenda voorkomt en dat een zodanige actualiteit heeft, dat het stellen van schriftelijke vragen niet of minder doelmatig wordt geacht.
HOOFDSTUK IV BESLOTEN VERGADERING
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Twente op 14 maart 2016.
De secretaris, De voorzitter,
H.G.W. Meuleman dr. G. O. van Veldhuizen
Daar waar bij een artikel geen toelichting is opgenomen, spreekt het artikel voor zich.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Bij de begripsomschrijving in het Reglement van Orde worden de beschrijvingen gevolgd zoals deze in de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Regeling Veiligheidsregio Twente luiden.
In artikel 18 van de Regeling Veiligheidsregio Twente wordt de aanwijzing van de voorzitter geregeld. Daarin wordt verwezen naar artikel 11 van de Wet veiligheidsregio’s. Het algemeen bestuur wijst een vervanger aan.
In artikel 27 van de Regeling Veiligheidsregio Twente is bepaald dat er binnen de gemeenschappelijke regeling een secretaris is. In dit artikel wordt de positie van de secretaris in relatie tot het algemeen bestuur bepaald.
Hoofdstuk II Vergaderingen algemeen bestuur
Paragraaf 1. Tijd van vergaderen
Artikel 4. Datum en tijd van vergadering.
Voor de aanvang van een kalenderjaar stelt het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, een vergaderschema vast.
Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een oproep per e-mail of anderszins digitaal stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Deze omschrijving opent de mogelijkheid om de oproep ook op andere wijze dan per e-mail beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld via een extranet of een andere gezamenlijke oplossing. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het algemeen bestuur kan in spoedeisende gevallen besluiten om nog onderwerpen aan de agenda toe te voegen. Dit op voorstel van een lid of van de voorzitter.
Artikel 6 Toezending voorstellen
De te behandelen voorstellen worden ten minste twee weken voor de vergadering digitaal aan de leden toegezonden.
Artikel 7 Ter inzage leggen van stukken
De leden van het Algemeen Bestuur moeten de mogelijkheid hebben om kennis te nemen van de stukken. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met de oproep digitaal beschikbaar gesteld.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.
Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Deze stukken worden via een afgeschermd gedeelte aan de leden beschikbaar gesteld.
Artikel 8 Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet (via artikel 22 van de wet ook van toepassing voor gemeenschappelijke regelingen). De kennisgeving wordt op de website van de Veiligheidsregio Twente geplaatst.
Paragraaf 2. Orde van de vergadering
De secretaris houdt een registratie bij van de aanwezigheid en afwezigheid van de leden en neemt dit op in het verslag.
Hierin wordt de praktijk die de afgelopen jaren is ontstaan neergelegd.
Artikel 11 Opening vergadering: quorum
Het bepaalde in artikel 20 van de Gemeentewet is bepalend.
Artikel 12 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van het algemeen bestuur in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht.
Artikel 13 Besluitvorming is spoedeisende gevallen
Het algemeen bestuur komt slechts een relatief beperkt aantal malen per jaar bijeen. Soms is het noodzakelijk om voor spoedeisende zaken tot besluitvorming te komen, terwijl het niet of niet binnen de noodzakelijke termijn lukt om een extra vergadering bijeen te roepen. In die gevallen kan een besluit schriftelijk of per e-mail aan de leden worden voorgelegd. Een besluit is genomen als alle leden met het voorstel hebben ingestemd.
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het conceptverslag wordt onder zorg van de secretaris opgesteld en in principe binnen veertien dagen na de vergadering aan de leden toegezonden.
Over aan het algemeen bestuur gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld voor kennisneming aannemen, in behandeling nemen of doorsturen naar het dagelijks bestuur etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur komen in principe ook bij het algemeen bestuur binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk.
Artikel 16. Aantal spreektermijnen
Indien het algemeen bestuur van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan het daartoe uitdrukkelijk besluiten. In lid 5 wordt aangeven wanneer een spreektermijn is afgesloten.
Artikel 18 Handhaving van de orde; schorsing
De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Artikel 18 is slechts een aanvulling op de deze bepaling.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde.
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd.
Artikel 20. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de het algemeen bestuur bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij het algemeen bestuur anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.
Artikel 23. Stemming over zaken
Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. Het algemeen bestuur heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
De regeling in het derde lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een lid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een lid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar.
Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Artikel 24. Volgorde stemming over amendementen en moties
Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.
Artikel 25. Stemming over personen
Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. Het algemeen bestuur oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.
Leden van het algemeen bestuur kunnen aan het algemeen bestuur wijzigingen op het voorstel van het dagelijks bestuur voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander lid van het algemeen bestuur aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement.
Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan het algemeen bestuur besluiten tot een derde termijn.
Het is praktisch dat een lid van het algemeen bestuur aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daar is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door algemeen bestuursleden die de presentielijst getekend hebben.]
In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het dagelijks bestuur formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 31 geregelde initiatiefvoorstellen.
Artikel 30. Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan het algemeen bestuur ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door het algemeen bestuur. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 30).
Artikel 31. Initiatiefvoorstel
Het is de taak van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur de nodige voorstellen te doen. Maar de leden van het algemeen bestuur kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij het algemeen bestuur indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een lid om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het dagelijks bestuur te vragen. Daarvoor is verlof van het algemeen bestuur nodig.
Artikel 33. Schriftelijke vragen
Het vragenrecht geeft aan de leden van het algemeen bestuur het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het dagelijks bestuur of de voorzitter behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een lid van het algemeen bestuur schriftelijke vragen stellen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter, al naar gelang wie verantwoordelijk is.
In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van het algemeen bestuur moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van het algemeen bestuur te krijgen.
In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het dagelijks bestuur en de voorzitter hebben ten opzichte van het algemeen bestuur.
Artikel 35. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een vergadering van het algemeen bestuur achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag.
De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal het algemeen bestuur moeten besluiten of geheimhouding wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 36. Verslag besloten vergadering
In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de vergadering van het algemeen bestuur is de secretaris ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 23 van de wet nodig.
Artikel 38. Toehoorders en pers
De hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.