CVDR400969_1Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en vertrouwenscommissie bij (her)benoemingsprocedure burgemeester |nlregelingHeerhugowaard2016-04-01Heerhugowaardpublicatie via officiele bekendmakingen.nl d.d. 31 maart 2016Verordening functioneringsgesprekken burgemeester |artt. 61, 61a, 61c, 84, 86 147 en 149 van de Gemeentewet / Artt 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en art. 9 van het Archiefbesluit |gemeenteraadbestuur en recht2016-02-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-04-012022-06-08Nieuwe geheel herziene verordeningRB2016019verordeningen |1.Geen.Geen. |Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en vertrouwenscommissie bij (her)benoemingsprocedure burgemeester |Verordening functioneringsgesprekken burgemeesterNr.RB2016019de Raad van de gemeente Heerhugowaard;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 februari
2016;gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit;b e s l u i t1.Vast te stellen de Verordening functioneringsgesprekken burgemeester
envertrouwenscommissie bij (her)benoemingsprocedure burgemeester;2.in te trekken: Verordening functioneringsgesprek burgemeester en raad
(2014);Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en
vertrouwenscommissie bij (her)benoemingsprocedure burgemeester 1Functioneringsgesprekken1BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de
burgemeester;
commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de
raad die hetfunctioneringsgesprek voeren;
adviseurs: wethouder(s) en/ of de gemeentesecretaris en griffier
die de commissie van informatie voorzien;
commissaris: commissaris van de Koning in de provincie.
2Algemene bepalingen functioneringsgesprekken1.De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een
commissie samen.2.De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per
ambtsperiode.3.Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee
bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de
burgemeester.4.In het eerste jaar na de benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
een 100-dagen gesprek plaats.5.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
6.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de
afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.7.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.3Procedure en tijdschema
De griffier agendeert en organiseert de
functioneringsgesprekken.
Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken
voorafgaand aan degesprekken die de commissaris van de Koning
met de burgemeester heeft.
3.De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris
van de Koning inde provincie.4Samenstelling commissie1.De raad kiest een commissie uit haar midden tenminste acht weken voor
hetfunctioneringsgesprek, als bedoeld in artikel 3 lid 2.2.De fracties in de gemeenteraad hebben de mogelijkheid om maximaal één
lid per fractiete laten benoemen in de commissie, plaatsvervangende leden worden niet
benoemd.
Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest
de raad een vervanger.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
5Voorzitterschap van de commissie
De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als
voorzitter.
De voorzitter leidt het functioneringsgesprek.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en
als woordvoerder naar buiten.
4.De commissie kan zich laten bijstaan door een externe
gespreksleider.6Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken
van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken
vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de
geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel
61c van de Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op
over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de
vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de
commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan
raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en
aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde
lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in,
of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde
ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8,
tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met
betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft
gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van
correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de
gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe
de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe
het derde lid van deze verordening verplicht, niet
opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie
van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op
de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
7Voorbereiding functioneringsgesprek1.Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover
vantoepassing, het voorgaande verslag in te zien.
Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om
bespreekpunten aan te leveren.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de
commissie en de burgemeester namens de voorzitter een
schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats,
tijdstip, agenda en bespreekpunten.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen
delen dit tijdig mee.
Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de
griffier voor een nieuwe afspraak.
8Het functioneringsgesprek
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als
de burgemeester demogelijkheid hun mening over en ervaringen met
de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3.Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de
profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester:
als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium
of overleg met de fractievoorzitters;
in het proces van dualisme;
als voorzitter van het college;
als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met
toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
die invulling geeft aan de eigen portefeuille, vooral de
handhaving van de openbare orde en veiligheid;
en zijn contacten met de inwoners, organisaties en
bedrijven;
als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio,
provincie, rijk en Europa;
en zijn contacten met ambtenaren, vooral de
gemeentesecretaris, de griffier en het management van de
gemeentelijke organisatie;
en zijn nevenfuncties en integriteit;
en zijn, aan de profielschets gerelateerde,
competenties.
In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de
ontwikkelingen van de gemeente.
9Verslaglegging functioneringsgesprek1.Door de griffier of een externe notulist(e) waarmee
eengeheimhoudingsverklaring isondertekend, wordt het verslag in
conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de
burgemeester door ondertekening vastgesteld.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat
niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding
ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.Het verslag geeft een
duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de
burgemeester en de commissarisvan de Koning in de provincie
gestuurd.
2Vertrouwenscommissie en (her)benoeming burgemeester10Taak vertrouwenscommissieDe vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of
herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. 11Samenstelling vertrouwenscommissie
De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van alle
raadsfracties
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie de voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de
commissie deze uit haar midden.
3.De commissie kent geen plaatsvervangend leden. 12Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1
onder a genoemde takenals plaatsvervangend secretaris aan de
commissie worden toegevoegd.
3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.13Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken
van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken
vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de
geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel
61c van de Gemeentewet.
3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat
hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van
deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de
stukken of het behandelde ter vergadering of i n het gesprek wordt
verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8,
tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met
betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft
gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van
correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de
gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe
de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe
het derde lid van deze verordening verplicht, niet
opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie
van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op
de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
14.Vergaderingen vertrouwenscommissie
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of de leden
dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van decommissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien
het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één
van het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling
bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één
stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot
de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet
mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering,
dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de
verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie
streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt
desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.15.Contactpersoon bij de benoemings- en
herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als
contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het
privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment
van archivering.
3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van
‘persoonlijk envertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
privé-adres van de secretaris verzonden.16.Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar
nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met
derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprekmet de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.17.Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de commissaris van de Koning.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van deKoning te zenden, bespreekt de commissie dit met de
burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet
openbaar wordt gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de
vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.18.Verslag (her)benoemingsprocedure
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de
Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit
schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de
kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen
de commissie, En heeft in ieder geval de volgende
bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over hetconceptverslag van bevindingen en
de conceptaanbeveling.
3Overige bepalingen19.Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de (vertrouwens)commissie20.Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de (vertrouwens)commissie dragen
bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle
archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en
gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van
artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen
archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het
eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als
bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In
deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van
artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde
beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75
jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de (vertrouwens)commissie dragen
er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle
overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde
bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.21SlotartikelenDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 Februari 2016Heerhugowaard, 23 februari 2016,De Raad voornoemd,de griffier, de voorzitter