CVDR400857_1Verordening inzake benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeesternlregelingRoermond2016-03-24RoermondGemeenteblad nr. 26223Verordening inzake benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeesterGemeentewet art. 61, art. 61a, art. 61c, art. 84, art. 86, art. 147, art. 149; Archiefwet art. 15, art. 31gemeenteraadbestuur en recht2016-02-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-03-092021-02-24nieuwe regeling2016/002/1GeenGeenVerordening inzake benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeesterDe Raad van de gemeente Roermond,Gezien het voorstel van de griffier van 15 januari 2016, raadsvoorstelnummer
2016/002/1Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het
Archiefbesluit 1995Gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Gezien het advies van de commissie Bestuur en Middelen van 25 januari
2016besluit: vast te stellen de Verordening op:
de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming van de
burgemeester voorbereidt
de raadscommissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester
houdt
de raadscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt(elk hierna: de commissie).
1TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te
bereiden;of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2Samenstelling commissie
De gemeenteraad neemt in voorkomende gevallen (zie artikel 1) steeds
een besluit waarbij wordt bepaald uit welke leden de commissie
bestaat.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van . de commissie is, kiest de
commissie deze uit haar midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Toelichting: Samenstelling commissieDe gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. Hierbij wordt
bijv. afgesproken of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd of
niet. Dit laatste gebeurt wel eens als er veel fracties zijn. Soms is de
samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de
burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt. Dit, om bij functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te
vermijden. Het ‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook
iets worden gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening
geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak
tot taak (benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming) te laten
variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar
taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden
vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie
ingesteld. Raadslidmaatschap De commissie bestaat uit raadsleden. Dit betekent dat het lidmaatschap van
de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij
tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij
tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven
zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie
inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Geen plaatsvervangende leden Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’
wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel
blijvende vervanging plaatsvinden. 3Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken . (benoeming, herbenoeming) als plaatsvervangend secretaris
aan de commissie worden toegevoegd.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan
de commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.
4Adviseur
De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie
toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in
artikel 1 onder a genoemde taken (benoeming, herbenoeming).
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.
Toelichting adviseur: Zie de toelichting bij paragrafen II en X van de circulaire. Bij
functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders
als adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij
artikel 9 onder Voorbereiding en informatiebronnen. 5Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht,
die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de
Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over
de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of
het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop
toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden,
die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen,
behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede
lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie
omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering
of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede
lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot
de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer
van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling
van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
Toelichting geheimhoudingsplicht: Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een
verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in
dit geval: Gemeente)wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst
dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt. 6Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2
leden dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet (via de griffier) van elke vergadering tenminste
vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de
commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de
adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de
burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of
staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen
bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het
gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.
Toelichting termijn van aankondiging/uitnodiging: Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging,
bijvoorbeeld een week, voor de hand. 7Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé- adres
van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van
archivering.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend
en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.
Toelichting contactpersoon: Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail
te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het
algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten. 8Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door
haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk
overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen
met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten
wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de
gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de
gesprekken is gewaarborgd.
9Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Er is een vaste commissie voor de functioneringsgesprekken met de
burgemeester. Deze commissie wordt benoemd bij aanvang van de
raadsperiode en heeft gedurende de gehele raadsperiode zitting.
De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien het Presidium in meerderheid dan wel de burgemeester de wens
daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100- dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de
agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid,
voor zover van toepassing, het verslag van het vorige
functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de
afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval
vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris
van de Koning met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.
Toelichting:FunctioneringsgesprekkenHet belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook
de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt. Het burgemeestersambt
ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester
ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen
grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden
voorkomen. Dit pleit voor het instigeren van een cultuur waarin regelmatige
onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad
culmineert in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren
blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens
functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de
commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind. Frequentie Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds
functioneren is te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens
ervaren – te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet
juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een
manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden
teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden
gestaan. Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval
jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is
tweejaarlijks. Waarom wordt er in deze verordening dan toch gesproken over
tweejaarlijks? De ervaring leert dat hoe frequenter en formeler de
procedurevoorschriften zijn, des te meer aan de raadsgriffier wordt
overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is gekozen voor een
uitgebreide gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als
alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als het slecht
loopt, kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden. Voorbereiding en informatiebronnen Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier.
De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het
functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan
plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en
oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of
staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een
vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de
resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de verordening is
voor terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad.
In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het
college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de
gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden
verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het
verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan
hier aangegeven. Zachte heelmeesters Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat -of niet- gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden
in de onderlinge samenwerking en –uiteindelijk- bij de
herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende
kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad
zichtbaar en bespreekbaar te maken. De commissaris van de Koning Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit
vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken. 10Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij
zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester.
Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester,
de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met
de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat
niet openbaar wordt gemaakt.
Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in
het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de
commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de
gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de
burgemeester.
Toelichting problematische herbenoeming: Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning. Deze
heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De
praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot
niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden
beperkt. 11Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door
middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie. Bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten
op de aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie. En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de
Koning.
Toelichting voorbeeldopbouw van het verslag van bevindingen: Hier volgt een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag
voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de
gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de
aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de
circulaire onder De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie,
respectievelijk De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie, die de
aanbeveling voorbereidt. Bij benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan.
Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en
hoe die te lezen is in het licht van het in de
profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de
openstelling van de vacature en procedurele informatie over de
ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de
Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele
informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele
assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele
informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het
verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de
commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de
afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden
gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door
letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling
staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider
besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee
kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan.
Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie
unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de
procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het
verslag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van
de commissie.
Bij herbenoeming Sommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker.
Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel
als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De
opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt
uitzien: 1.Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en
over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die
gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.2 Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van
de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester
gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse
contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld. 3 Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen
met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld
worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit
functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie. 4 Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie. Verslag bij functioneringsgesprekken Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk
beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is
van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de
gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die
het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koning
zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de
sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. 12Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie. 13Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend
is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
bij een functioneringsgesprek: de raadsperiode eindigt;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een
Koninklijk besluit is gevolgd.
14Archivering
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht
naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de
gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het
eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als
bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In
deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van
artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde
beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75
jaar.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.
De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.
Toelichting Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure: De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden
van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door
de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot
digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet
op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd. 15InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de raad van de gemeente
Roermond in zijn openbare vergadering d.d. 25 februari 2016.
(Raadsbesluitnummer 2016/002/2)De griffier,J.VervuurtDe voorzitter,M.J.D. Donders – de Leest