Organisatie | Meppel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken, herbenoeming burgemeester |
Citeertitel | Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functionergsgesprekken, herbenoeming burgemeester |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De verordening vervangt de verordening vertrouwencommissie herbenoeming burgemeester 2011
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-03-2016 | Nieuwe regeling | 17-03-2016 | 967929 |
De gemeenteraad van de gemeente Meppel;
gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie i.o. van 8 maart 2016;
gelezen de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelezen de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
vast te stellen de Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken, herbenoeming burgemeester.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 9. Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
Artikel 12. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13. Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
Algemeen De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de raadscommissie, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en van de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht. Artikel 61 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad bij de benoemingsprocedure voor de burgemeester een vertrouwenscommissie instelt. Dit is een raadscommissie waarvoor op grond van artikel 84 Gemeentewet een nadere regeling wordt vastgesteld. Het is gebruikelijk en in overeenstemming met de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat ook voor herbenoeming van de burgemeester en het houden van functioneringsgesprekken een vertrouwenscommissie wordt ingesteld. De bevoegdheid een (raads)commissie in te stellen voor de herbenoemingsprocedure en de functioneringsgesprekken is gebaseerd op artikel 84 juncto artikel 149 Gemeentewet. De verordening is ontleend aan de modelverordening van het Ministerie van BZK.
Artikel 2 Samenstelling commissie
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Het is ook mogelijk in de verordening te regelen dat de fractievoorzitters lid zijn van de commissie. In voorliggend ontwerp is het aan de fracties overgelaten de voorzitter of een ander lid van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen. In de verordening kan de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard worden ingevuld dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld.
De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Na een raadsverkiezing zal de nieuwe raad nieuwe leden benoemen.
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
De griffier ondersteunt de vertrouwenscommissie. Hij heeft geen stemrecht.
Op grond van artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt.
In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet.
Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld.
De adviseur is geen lid van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur. Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders c.q. gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen. Zie verder de toelichting bij artikel 9 onder “Voorbereiding en informatiebronnen”. Artikel 5Geheimhouding Op grond van artikel 61c Gemeentewet zijn de beraadslagingen van de vertrouwenscommissie en de raad besloten en geldt daarop een geheimhoudingsplicht. Datzelfde geldt ook voor de stukken die in de vertrouwenscommissie worden besproken en de stukken die aan de raad worden gezonden dan wel door de raad aan de minister worden gezonden.
Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige procedure is een uitwerking daarvan in de verordening opgenomen.
De vertrouwenscommissie vergadert zo vaak als nodig/gewenst. In dit artikel is een minimumtermijn van 24 uur opgenomen voor aankondiging/oproeping voor een vergadering. Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld één week, voor de hand.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de informatie voor de leden. Er is een keuze om niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.
Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedureInlichtingen
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich. Met de belangen van de sollicitant moet zeer zorgvuldig worden omgegaan. Elke informatieverzameling dient voorafgegaan te worden door een afweging tussen een reële, te motiveren informatiebehoefte en de belangen van de sollicitant. De commissaris van de Koning vervult hierbij een sleutelfunctie.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. Het gaat hierbij overigens om een ander gesprek dan in een verhouding werknemer-werkgever, nu er geen sprake is van een gewone gezagsverhouding. Elke nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK de “Handreiking functioneringsgesprek burgemeester” uitgereikt. Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad uitmondt in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de commissaris van de Koning tijdig worden ingeseind.
Frequentie functioneringsgesprekken
Een keer per jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren wordt voldoende geacht. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden gestaan.
Om de belasting laag te houden, kan gekozen worden voor een uitgebreide gespreksronde om het jaar. In het tussenliggende jaar kan als alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Deze frequentie sluit aan bij de huidige uitvoeringspraktijk waarbij jaarlijks een gesprek met de burgemeester wordt gehouden.
Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier ondersteunt het proces. Aan het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Een goed functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het fractievoorzittersoverleg. In de verordening is voor de terugkoppeling gekozen via (vertrouwelijke) terinzagelegging voor de hele gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan noodzakelijk.
Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure. Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te maken.
Bij serieuze kritiek op het functioneren is het gewenst dit vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
Signaleringen bij herbenoeming
Mocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten, is het gewenst tijdig de kabinetschef van de commissaris van de Koning te raadplegen. Deze heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden beperkt.
Artikel 11 VerslagVerslag van bevindingen
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder “De verhouding gemeenteraad-vertrouwenscommissie”, respectievelijk “De verhouding gemeenteraad tot de raadscommissie”, die de aanbeveling voorbereidt.
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag.
Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
Onvoorziene gevallen Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bij voorbeeld terugvallen op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De commissie voor benoeming en herbenoeming wordt ontbonden na bekendmaking van het benoemingsbesluit door de Kroon. De vertrouwenscommissie voor het houden van functioneringsgesprekken wordt ontbonden nadat het verslag van het functioneringsgesprek is vastgesteld. Zoals gemeld in de toelichting op artikel 2 is er voor de leden van de commissie een koppeling met het raadslidmaatschap. Zodra het raadslidmaatschap is beëindigd, stopt ook het lidmaatschap van de raadscommissie.
Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.
Dit artikel behoeft geen toelichting.