CVDR400143_1Besluit informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2015nlregelingCapelle aan den IJssel2016-03-21Capelle aan den IJsselGemeenteblad, Jaargang 2016 Nr. 35061Besluit informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2015Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2015-08-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-03-212019-11-01nieuwe regeling674114algemeenGeenGeenBesluit informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2015Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Capelle aan den IJssel;gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;b e s l u i t :onder gelijktijdige intrekking van het Besluit Informatiebeheer 2011 Capelle aan den IJssel vast te stellen:de navolgende Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen (Besluit informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2015).HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1

Dit besluit verstaat onder:

archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 28 september 2015;

documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening (zie artikel 9 voor de aanwijzing van dit organisatieonderdeel);

informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie;

informatiesysteem: geheel van procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar taken.

Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

HOOFDSTUKIIDE ARCHIEFBEWAARPLAATSArtikel21.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in Nijverdal (VADA archieven), Marconistraat 3.2.In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de gemeentesecretaris bijgehouden depotstaat, bevinden.Artikel31.De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.2.De gemeentesecretaris kan de uitvoering van taken van het vorige lid mandateren aan het hoofd van de beheerseenheid.Artikel4De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel51.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 2.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dat verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. 3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschreven worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij de Legesverordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel 6Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.Artikel 7De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel 8De gemeentesecretaris en het hoofd van de beheerseenheid hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbewaarplaats, voor zover het daarin overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Capelle aan den IJssel betreft. HOOFDSTUK III VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENINGArtikel 9Als beheerseenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de unit Documentaire Informatievoorziening (DIV).Artikel 10Het hoofd van de beheerseenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken, alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIVArchiefvorming en –ordeningProduktie en verwijdering van documentenArtikel11Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel12Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel13Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.Artikel14Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Identificering van documentenArtikel151.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.3.Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.Artikel16Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.Ordening en toegankelijkheid van documentenArtikel171.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.2.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.Artikel181.In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.2.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.HoofdstukVBeheer van documentenBewaring van documentenArtikel19Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.Artikel20Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel21Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders.Beveiliging en raadpleging van documentenArtikel22Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die onder andere de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen omvat voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel23Artikel23Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.Artikel24Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel251.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.3.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.Vervreemding en overdracht van documentenArtikel26Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders.SELECTIE EN VERNIETIGING VAN DOCUMENTENArtikel271.Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.Artikel28Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. Overbrenging van documentenArtikel29Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HOOFDSTUKVISLOTBEPALINGENArtikel30Dit besluit treedt in werking gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015. Op dat moment vervalt het Besluit Informatiebeheer 2011 Capelle aan den IJssel. Artikel31Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Capelle aan den IJssel 2015. Capelle aan den IJssel, 25 augustus 2015,Het college van burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, de burgemeester,G.Kruijt. J.F. Koen.Algemene toelichtingDit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Capelle aan den IJssel 2015. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen, bewaren en vernietigen van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en het beheer van documenten zelf, met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de Archiefregeling.Artikelsgewijze toelichtingArtikel1,eerste lidDe definitie van de begrippen informatiebestand en informatiesysteem is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Artikel1, tweede lidDe uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in documenten die tijdelijk of permanent bewaard dienen te worden. Ze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn veelal niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welke documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 18 van dit besluit.Artikel3In lid 2 van dit artikel is de mandateringsbevoegdheid opgenomen, omdat de uitvoering van de taken als bedoeld in lid 1 werkzaamheden van archieftechnisch aard betreffen.Artikel4De wet draagt de secretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris.Artikel5De wet verschaft eenieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris of diens gemandateerde in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.Artikel6Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.Artikel9Ten minste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren, worden hier als beheerseenheid aangemerkt.Artikel11Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.Artikel12De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.Artikel13Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt.Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.Artikel14De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel15In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.Artikel16De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel17In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).Artikel20Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.Artikel 22De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel24Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.Artikel25Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel27De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel28Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.Artikel29 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.