Organisatie | Regio Rivierenland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van Regio Rivierenland voor zover deze documenten niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland 2016.
Archiefverordening Regio Rivierenland 2007, art. 8
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-03-2016 | 22-03-2016 | intrekking | 09-03-2016 Blad gemeenschappelijke regeling, 21-03-2016 | Onbekend. | |
01-10-2007 | 22-03-2016 | nieuwe regeling | 19-09-2007 Geen. | Onbekend. |
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem/haar ressorterende taken en met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voor over deze niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Hoofdstuk 3 Archiefvorming en –ordening
Paragraaf 1 Productie van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels over selectie en vernietiging worden toegepast.
Paragraaf 2 Identificering van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet nodig zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbescheiden
Paragraaf 4 Bewaring van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in orde, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Paragraaf 5 Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die mede de nodige procedurele en technische voorzieningen bevat voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daar gezien hun aard en status niet voor in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn/haar beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de organisatie, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij als gevolg van bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het Dagelijks Bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.
Paragraaf 7 Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden
Paragraaf 8 Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
De streekarchivaris kan voorstellen doen aan het Dagelijks Bestuur tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid, een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Regio Rivierenland
in de vergadering van 19 september 2007.
de secretaris, de voorzitter,
Het Besluit Informatiebeheer houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen, in verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip “document” is daarvan een voorbeeld.
Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Regio Rivierenland 2005. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijk staat brengen en bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale archiefbescheiden als op papieren archiefbescheiden. Het begrip archiefbescheiden is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen over de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en het beheer van archiefbescheiden.
Onder i en j, informatiebestand en informatievoorziening; definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale archiefbescheiden regels te kunnen stellen.
Tenminste de onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en het zelfstandig registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften voor selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. Er wordt centraal geregistreerd mits de desbetreffende organisatieonderdelen een eigen administratie voeren.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder.
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld wanneer vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat archiefbescheiden, waarvoor uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient als gevolg van het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de streekarchivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de streekarchivaris worden genomen.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer daarmee in de conceptfase geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.