CVDR39987_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuningnlregelingMontfoort2010-09-03MontfoortOnbekendOnbekendGemeentewet, art. 33gemeenteraadbestuur en recht2004-03-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-03-252020-09-01OnbekendOnbekendGeenVerordening ambtelijke bijstand raadsleden en fractiesDe raad van de gemeente Montfoort;gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;besluit:vast te stellen de volgendeArtikel1BegripsbepalingIn deze verordening wordt verstaan onder:

informatie: * verzoeken om informatie van feitelijke aard;* inzage in of afschriften van documenten, voorzover van belang voor de werkzaamheden.

bijstand: * verzamelen en verwerken van informatie;* verlenen van hulp bij het opstellen van voorstellen, amendementen of moties.

Artikel2InformatieEen raadslid dat, of een fractie die informatie wenst, kan zich daarvoor rechtsreeks wenden tot de ambtenaren die belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp.Artikel3Ambtelijke bijstandEen raadslid dat, of een fractie die ambtelijke bijstand wenst, kan daartoe een verzoek doen bij de griffier.Artikel4Verlenen van bijstandDe griffier kan de secretaris verzoeken om verlening van ambtelijke bijstand aan het raadslid of de raadsfractie. De secretaris verleent de gevraagde bijstand indien:

de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

de bijstand redelijkerwijs kan worden verleend.

Artikel5Verschafte informatie of bijstand1.Wanneer een raadslid of raadsfractie niet tevreden is over de verschafte informatie of bijstand, dient hij of zij de zaak voor te leggen aan de griffier.2.Indien het informatie of bijstand betreft die door ambtenaren is gegeven die onder verantwoordelijkheid van het college werken, bespreekt de griffier de zaak met de secretaris en deelt hij/zij de uitkomst van het overleg aan het raadslid of de raadsfractie mee.3.Indien het informatie of bijstand betreft, verleend door een persoon of organisatie van buiten de gemeentelijke organisatie, bespreekt de griffier de zaak met die persoon of organisatie en deelt hij/zij de uitkomst hiervan aan het raadslid of de raadsfractie mee.4.Indien het raadslid of de raadsfractie van mening is dat het overleg met de griffier, zoals bedoeld in het eerste lid, geen bevredigend resultaat heeft, dan kan hij of zij de zaak voorleggen aan het seniorenconvent.Artikel6Toelichting in commissie- of raadsvergaderingIndien ambtenaren die bij de verlening van bijstand betrokken zijn, worden uitgenodigd om hun advies of deskundige mening hetzij mondeling in een commissie- of raadsvergadering, hetzij schriftelijk toe te lichten, zijn zij verplicht hieraan gehoor te geven, behoudens dringende redenen.Artikel7Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, doet de griffier een voorstel, voorzover nodig, in overleg met de voorzitter van de raad.

Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Deze verordening kan worden aangehaald als de verordening op ambtelijke bijstand.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Montfoort, gehoudenop 24 maart 2003.De griffier, De voorzitter,Toelichting op de verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fractiesArtikel1Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.Artikel2Volgens artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet, kunnen niet alleen raadsleden, maar ook fracties gebruikmaken van het recht op bijstand en ondersteuning.Voor het vragen van informatie en advies kan een raadslid zich zonder tussenkomst van griffier en secretaris wenden tot de betreffende ambtenaren. Artikel3De griffier speelt een centrale rol bij de verlening van de ambtelijke bijstand. De griffier is immers het eerste aanspreekpunt voor de raad. De raadsleden en -groeperingen leggen hun vragen daarom niet voor aan de secretaris, die verantwoordelijk is voor het ambtelijk apparaat, maar aan de griffier. Hiermee komt de duale relatie tussen het college (het ambtelijk apparaat) en de raad (de griffie) tot uitdrukking. Artikel4In het duale stelsel richten de raadsleden en fracties hun verzoek om bijstand aan de griffier. De griffier bepaalt vervolgens hoe het verzoek wordt behandeld. De bijstand kan door de griffier verleend worden. De griffier heeft immers ook tot taak de raadsleden bijstand en ondersteuning te verlenen. Als de bijstand niet door de griffier verleend kan worden, kan de griffier besluiten dat het verzoek aan de secretaris gericht moet worden of dat een externe deskundige of organisatie gevraagd wordt de bijstand te verlenen. Indien de secretaris het verzoek om verlening van de bijstand ontvangt, is hij/zij gehouden de bijstand te laten verlenen. Het recht wordt - vanzelfsprekend - beperkt tot raadsaangelegenheden, zodat verzoeken om bijstand die slechts zijdelings of zelfs helemaal niet meer in verband staan met het raadswerk buiten toepassing blijven. Ook geldt een uitzondering bij te omvangrijke of frequente verzoeken om bijstand. De secretaris maakt een eigen afweging omtrent de wijze waarop de bijstand wordt verleend waarbij als uitgangspunt blijft gelden dat het recht op bijstand door de Gemeentewet wordt gegarandeerd. Daarom kan dat recht niet snel worden beperkt. In de instructie voor de griffier en voor de secretaris is opgenomen dat zij regelmatig gezamenlijk met de burgemeester overleggen over de wijze waarop de bijstand wordt verleend. Dit overleg verzekert een goede planning en monitoring van de ambtelijke ondersteuning.Artikel5Het kan zijn dat de bijstand is verleend op een wijze die niet bevredigend wordt bevonden. Degene die de bijstand heeft gevraagd moet daarover kunnen overleggen met de griffier, die immers het eerste aanspreekpunt is. De griffier pleegt over de klachten overleg met de secretaris of met de externe adviseur. De griffier kan dan vragen om nadere bijstand of om de redenen waarom de bijstand niet op andere wijze is verleend, en deelt de resultaten van dit overleg mee. De bijstandvrager kan, als hij daardoor niet tevreden is gesteld, de aangelegenheid aan het seniorenconvent voorleggen. Artikel6In sommige gevallen kunnen de commissievoorzitter of het seniorenconvent het wenselijk vinden dat de bij de bijstand betrokken ambtenaar of ambtenaren een toelichting geven in de vergadering. In het Reglement van orde voor de raad en in de Verordening voor de raadscommissies is bepaald dat ook derden uitgenodigd kunnen worden voor een vergadering van raad of commissie. In dit artikel wordt bepaald dat de ambtenaren aan deze uitnodiging gehoor moeten geven. Het kan zowel een ‘spontaan’ verzoek van de commissievoorzitter of het seniorenconvent betreffen als een verzoek om toelichting naar aanleiding van een aangelegenheid waarbij bijstand of ondersteuning is gevraagd. De wijze van bijstandverlening behoort evenwel geen onderwerp van bespreking door de commissie of raad te zijn; alleen het advies of deskundig oordeel kan worden besproken.