Organisatie | Capelle aan den IJssel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Capelle aan den IJssel |
Citeertitel | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Capelle aan den IJssel |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financiën en economie |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-03-2016 | Nieuwe regeling | 14-03-2016 | 763917 |
De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;
gezien het advies van de auditcommissie;
Vast te stellen de volgende verordening:
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Capelle aan den IJssel.
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister alsbedoeld in artikel 36 lid 3 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belastmet de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag ofdeze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn of wordengesteld inzake reikwijdte en verslaglegging van de accountantscontrole, op grond vanartikel 213 lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en hetverslag van bevindingen dusdanig op tijd aan de raad, opdat de vastgestelde jaarrekening voor15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft kan wordentoegezonden aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek(afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een afvaardiging uit) de auditcommissie,(een vertegenwoordiger van) de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, degemeentesecretaris, de griffier, de concerncontroller en het hoofd Financiën.
Artikel 5 Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden enhet inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvanhij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat deaccountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegangheeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van degemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente de accountant alleinformatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen overde rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer enover de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren vanspecifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en dedoeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekkenopdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringenvolgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van derechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan eenandere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van dejaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit vande controleopdracht voor de jaarrekening.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Socialeverzekeringsbank, CBS en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indieneen deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het collegebevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemdeaccountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant invervolg op de door hem uitgevoerde (deel-)controles over zijn van niet van bestuurlijk belangzijnde bevindingen, verslag uit aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratieen of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaarwerkzaam is, de concerncontroller en het hoofd Financiën dan wel andere daarvoor inaanmerking komende ambtenaren.
Deze verordening, voor onbepaalde tijd, treedt in werking de dag na de bekendmaking en werkt terugtot 15 maart 2016, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van dejaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016 en later.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over hetgevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een
bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert dejaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met deaccountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrolemet de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant,een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in hetderde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor deaccountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewetzegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan debenoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van degemeentelijke jaarrekening. Het tweede lid regelt dat de auditcommissie belast is met de voorbereidingvan de aanbestedingsprocedure tot selectie en aanwijzing van een accountant. Een raad die per periodewil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, doorde controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens hetzesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrolegemeenten bevat onder andere regels voor de omvangbases en goedkeuringstoleranties voor de
accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de mogelijkheden die de raaddaarmee heeft wordt hier verwezen naar artikel 1. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegevenaan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de
toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoendeworden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veelgevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullendezaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoalsaanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van dejaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor desamenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening
regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan deaccountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden.
Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzageaan de accountant beschikbaar te stellen.
Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant,waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening,te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.
Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijkeverklaring verstrekt.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van degecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken navaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200
Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet eeneventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en dejaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad.
Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van dejaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en hetverslag van bevindingen.
Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van dejaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van dejaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college tenaanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de
inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het collegeis hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overlegworden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. De
controller in dit artikel betreft de concerncontroller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst overspecifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van deaccountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoekkunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen
toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoalsneergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht opom er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de
gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzetvan een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over deuitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soortaccountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten omadvieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hiervanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van deaccountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met deuitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve organisatie,aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door
de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van deaccountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op deloer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslaghebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallenwaarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt,dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals op het gebied van de bestuurlijkeinformatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan
inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over teinformeren.
Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijnoordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Overigens wordt deaccountantswetgeving op het gebied van dit soort advieswerkzaamheden de komende jarenaangescherpt.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in hetalgemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien
dit in het belang van de gemeente is. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplichtonderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoordingmaakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.
De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijkeadministraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken
tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit).
In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfsonoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeldorganisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteitenmet een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van deandere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrijis in de keuze van de accountant. Bij de verantwoording aan derden moet worden gedacht aan de
belastingdienst, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, de Sociale Verzekeringsbank endergelijke.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvanvan de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programmavan eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende
rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening).
Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door deaccountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij deaanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerderecontroles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomentussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in
elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van eengoedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededelinghierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog
tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door deaccountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen entekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet vanbestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld
opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieveorganisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnenworden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voorherstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. Deconstateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van deaccountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken
met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij deconstateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingenaan de raad mondeling toelicht.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud)opgestelde verordening en is van toepassing vanaf de jaarrekening 2016. De nieuwe verordening 213Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten
worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kanworden verwezen.
Met het inwerkingtreden van de nieuwe verordening wordt de oude verordening uit 2004 ingetrokken.
De oude verordening is nog van toepassing tot en met de jaarrekening 2015.