Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële verordening Zaanstad 2016 |
Citeertitel | Financiële verordening 2016 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-03-2016 | 01-01-2016 | 01-01-2019 | Vervangt financiële verordening 2013 en treasury statuut | 10-03-2016 | 2016/23191 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 1. Programmabegroting en verantwoording
Artikel 3. Inrichting begroting, bestuursrapportage en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investeringsproject het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Artikel 5. Uitvoering begroting
Het college neemt in de begroting het geactualiseerd meerjaren investeringsplan op. Voor lopende meerjarige investeringen geeft het college de bijstelling van de totaalraming ten opzichte van het voorgaande meerjaren investeringsplan aan, alsmede een toelichting hierop. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de eerste jaarschijf van het meerjaren investeringsplan, alsmede de totaalbedragen van specifiek benoemde nieuwe meerjarige investeringen uit de eerste jaarschijf. De raad kan hierbij aangeven voor welke investeringen hij een apart voorstel wil ontvangen, voordat het college tot uitvoering overgaat.
Voor aanvang van een kalenderjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de bestuursrapportage, het meerjarenperspectief grondzaken, de technische begrotingswijzigingen en de begroting met de meerjarenraming.
Artikel 6. Grondzaken en grondexploitaties
Het college biedt twee maal per jaar een geactualiseerd Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) aan. In het MPG wordt minimaal aandacht geschonken aan :
a. de stand van zaken van de lopende grondexploitaties;
b. de meerjarige gevolgen voor de Algemene Reserve Grondzaken (ARG) en de reserve Infrastructurele Werken;
c. de stand van zaken van de overige lopende ruimtelijke ontwikkelingsplannen binnen gebiedsontwikkeling;
d. de stand van zaken van de lopende projecten uit het investeringsfonds;
e. de stand van zaken omtrent de gebiedsontwikkeling projecten in voorbereiding.
De financiering van grondexploitaties is gekoppeld aan de onderscheiden fasen:
a. De voorbereidende fase, waarin mogelijkheden worden verkend en op haalbaarheid worden getoetst. Deze fase wordt gedekt uit de algemene middelen.
b. De uitvoerende fase, waarin er na een go-beslissing van het bevoegd gezag, sprake is van een grondexploitatie. De financiële afwikkeling van de uitvoerende fase loopt over de algemene reserve grondzaken.
Een gemeentelijke grondexploitatie wordt vastgesteld door een besluit van de raad. Het college doet daartoe een voorstel aan de raad.
Het voorstel bevat minimaal de volgende onderdelen:
b. lasten- en batenspecificatie per deelfase en het saldo op eindwaarde;
d. planning per deelfase; gemaakte kosten van voorbereiding;
Vanaf de datum dat de raad de gemeentelijke grondexploitatie heeft vastgesteld is de grondexploitatie actief. Met het vaststellen van de gemeentelijke grondexploitatie autoriseert de raad de daarin opgenomen kosten en opbrengsten. De raad kan bij de vaststelling van de gemeentelijke grondexploitatie aangeven voor welke deelfase(n) tot uitvoering mag worden overgegaan en tot welke omvang de daarmee gemoeide lasten en baten zijn geautoriseerd.
Een gemeentelijke grondexploitatie wordt herzien op basis van een besluit van de raad. Een herzieningsbesluit van een gemeentelijke grondexploitatie is nodig in het geval dat:
a. de afwijking op lasten en/of baten op eindwaarde groter is dan € 500.000 van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie en;
b. het programma substantieel afwijkt van het laatst bestuurlijk vastgestelde programma;
c. het saldo op eindwaarde meer dan € 500.000 afwijkt van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie;
d. de raad het college om een herziening verzoekt;
e. het college een herziening ter besluitvorming aan de raad wil aanbieden;
Een voorstel tot herziening van de gemeentelijke grondexploitatie bevat:
a. de herziene onderdelen a. tot en met d., zoals vermeld in lid 5 van dit artikel, respectievelijk een eenduidige verwijzing naar een eerdere vaststelling ingeval dit onderdeel niet is gewijzigd;
b. de gerealiseerde lasten en baten tot aan de herziening;
c. een analyse van de verschillen ten opzichte van de laatst vastgestelde gemeentelijke grondexploitatie.
Indien in een actieve gemeentelijke grondexploitatie geen lasten en baten meer zijn te verwachten moet een voorstel tot afsluiten van de gemeentelijke grondexploitatie uiterlijk binnen 12 maanden door het college aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd en de overdracht van de openbare ruimte aan het organisatieonderdeel belast met het beheer hebben plaatsgevonden. De raad kan besluiten een gemeentelijke grondexploitatie of een deelplan binnen een gemeentelijke grondexploitatie eerder af te sluiten, onder de voorwaarde dat op dit deelplan geen baten meer zijn te verwachten en de nog te verwachten lasten zodanig zijn in te schatten dat daarvoor een voorziening kan worden getroffen. Een voorstel aan de raad tot afsluiten van een gemeentelijke grondexploitatie of deelplan binnen een gemeentelijke grondexploitatie omvat:
a. een verantwoording over de onderdelen a. tot en met d., zoals vermeld in het vijfde lid van dit artikel;
Artikel 7. Tussentijdse rapportages
De bestuursrapportage gaat in op de afwijkingen per programma en op de investeringen, zowel wat betreft de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. Voor belangrijke investeringen kan de raad een specifiek traject van voortgangsrapportages overeenkomen met het college.
Hoofdstuk 2. Financiële positie
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
Investeringen < € 35.000 en/of investeringen met een gebruiksduur < 3 jaar worden niet geactiveerd. Wanneer investeringen “verzameld" 1
plaatsvinden, dan geldt dit criterium voor de totale investering en niet per stuk.
Uitbreidingsinvesteringen kunnen worden gedekt door middel van het investeringsfonds:
a. Investeringen met maatschappelijk nut, worden in het jaar van realisatie in één keer in mindering gebracht op het investeringsfonds.
b. Bij investeringen met een economisch nut wordt, bij realisatie van de investering, het gereserveerde bedrag in het Investeringsfonds gebruikt om investeringen met een maatschappelijk nut op de balans, versneld af te schrijven.
De vrij vallende kapitaallasten worden gebruikt om de kapitaallasten van de gerealiseerde investering met een economisch nut te dekken.
Artikel 12. Kostprijsberekening en tarieven
Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zaanstad wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd, met als uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en/of marktconform dienen te zijn. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, inclusief de compensabele BTW, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente Zaanstad verleende diensten.
Het college van B&W (hierna ‘college’) stelt een Financieel uitvoeringsreglement vast dat (onder meer) de uitvoering van de treasury functie regelt en dat onder meer bevat: de organisatorische vormgeving en invulling van de treasury taken en verantwoordelijkheden; de
informatievoorziening in het kader van de interne en externe verantwoording ; de administratieve organisatie en interne controle; mandatering en machtiging.
Treasury is het sturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het afdekken van de daarmee samenhangende risico’s.
Artikel 15. Doelstellingen treasury
1. De doelstellingen van treasury zijn:
• uitvoeren van de treasury functie binnen de geldende interne en externe kaders;
• beheersing van renterisico’s, kredietrisico’s en risico’s op garanties en borgstellingen staat centraal;
• optimaliseren van kosten van financiering en opbrengsten op de uitzettingen;
• beperken van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities en risico’s;
• verkrijgen, bewaken en behouden van voldoende toegang tot de financiële markten tegen acceptabele kosten en condities;
• verankering van de treasury activiteiten in de administratieve organisatie;
• realiseren van adequate informatiestromen ter ondersteuning van het beleid en de verantwoording hierover;
• bewaken van de financiële risico’s op afgegeven gemeentegaranties en borgstellingen;
• zorgdragen voor kosteneffectief en efficiënt betalingsverkeer;
Artikel 16. Risicobeheer treasury
• het renterisico op de lange schuld bedraagt maximaal de wettelijke renterisiconorm;
• het renterisico op de korte schuld bedraagt maximaal de wettelijke kasgeldlimiet;
• het spreiden van renterisico’s over de jaren en binnen het jaar;
• het afsluiten van nieuwe leningen en het doen van uitzettingen wordt afgestemd op de bestaande financiële positie, de liquiditeitsplanning, het renterisicoprofiel en de rentevisie;
• uitoefenen van vervroegde aflossingsmogelijkheden voor zover mogelijk en voordelig;
• jaarlijkse mandatering door het college aan de treasurer van maximale bedragen aan nieuw af te sluiten transacties (zoals leningen, beleggingen, derivaten) middels vastlegging in het treasury jaarplan.
Artikel 17. Uitzettingen en financiële derivaten
Alvorens met een bepaalde bank een rentederivaten af te mogen sluiten zal een zogenaamd ISDA -contract afgesloten moeten zijn, een ISDA-contract is een overeenkomst op basis waarvan financiële derivaten kunnen worden afgesloten tussen banken en hun klanten en regelt onder andere de wederzijdse verplichtingen die daaruit voortvloeien.
Artikel 18. Financiering treasury
Financiering is een deelfunctie van treasury en omvat de activiteiten die gericht zijn op het beheren van de liquiditeitsposities en het voorzien in de benodigde liquiditeiten voor de realisatie van voorgenomen investeringen en activiteiten alsmede het onderhouden van de relatie met financiële instellingen, waarbij het zowel gaat om financiering < 1 jaar (geldmarkt)
In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. De mate van kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing;
In de paragraaf treasury (financiering) bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde
b. een overzicht van de (achter)borgstellingen gecategoriseerd in risicoklassen;
Artikel 23. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het college geeft in de begroting en jaarrekening inzicht in
a. de beschikbare weerstandscapaciteit;
b. het aantal risico’s van materieel belang;
c. de benodigde weerstandscapaciteit, de twintig grootste risico’s;
d. de invloed van deze twintig risico’s op de benodigde weerstandscapaciteit;
e. en de bestuurlijk gevoelige risico’s;
f. de ontwikkeling van de beschikbare weerstandscapaciteit, de risico’s en benodigde weerstandscapaciteit ten opzichte van de voorgaande rapportage;
Artikel 24. Onderhoud kapitaalgoederen
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b. de kosten van inhuur derden;
Artikel 26. Verbonden partijen
In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook de risicoprofielen van de verbonden partij. Bij een hoog risicoprofiel wordt ook een risicoanalyse opgenomen in de begroting en jaarrekening. Bij een middelgroot risicoprofiel wordt een risicoanalyse opgenomen bij de begroting.
In de paragraaf grondbeleid bij de jaarstukken wordt ingegaan op de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen zoals:
a. de aan- en verkoop van vastgoed en/of gronden;
b. de totaal geraamde kosten en opbrengsten van de actieve gemeentelijke grondexploitaties;
c. in erfpacht uitgegeven gronden;
d. inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen;
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie
Artikel 28. Financiële administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 29. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige
toewijzing van de gemeentelijke taken aan de gemeentesecretaris en de sectoren;
b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende programmabudgetten en investeringsbudgetten.
Artikel 31. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale (aanbestedings) wet- en regelgeving.
Artikel 32. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening Zaanstad 2013 wordt ingetrokken per 1 januari 2016, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Bijlage Afschrijvingstabel (Financiële verordening 2016, artikel waardering en afschrijving vaste activa)
Materiële vaste activa met economisch nut
Machines, apparaten en installaties
* afschrijvingstermijn afhankelijk van de te verwachten economische levensduur
** voor vrijwel alle computers en infrastructuur is in Zaanstad een leasecontract afgesloten.
Voor de vervanging wordt uitgegaan van een afschrijvingstermijn van drie jaar.
*** afschrijvingstermijn kan bij afwijkende technische levensduur worden verruimd tot maximaal vijf jaar voor ICT middelen en maximaal twintig jaar voor vervoermiddelen, materiaal reiniging
Toelichting Financiële verordening 2016
Artikel 1 betreft het begrippenkader voor deze verordening.
Hoofdstuk 1 Programmabegroting en verantwoording
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van deprogramma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst.
Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt.
Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid artikel 189 Gemeentewet).
De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Er is voor gekozen een budget voor een programma beschikbaar te stellen. Op grond van artikel 8 BBV is de begroting opgebouwd in programma’s.
Het tweede lid van artikel 2 van de financiële verordening bepaalt dat op voorstel van het college de raad niet-financiële indicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Het derde lid van artikel 8 BBV stelt namelijk dat per programma wordt aangegeven wat
de doelstelling – in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten – is en hoe er naar wordt gestreefd deze effecten te bereiken.
Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. In de meeste gevallen is dat niet raadzaam. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.
Artikel 3. Inrichting begroting, bestuursrapportage en jaarstukken
In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting.
Het artikel schrijft een autorisatieniveau op het niveau van programma voor en bevat de bepaling dat de lasten en baten onder de programma’s in de begroting per programma worden weergegeven.
In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. In het derde lid wordt dit geregeld voor de
Het derde bepaalt dat in aanvulling op het bepaalde in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de gemeentelijke schuldpositie inzichtelijk worden gemaakt.
Artikel 4 van de financiële verordening biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het BBV.
Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de begroting en
de meerjarenraming (kadernota).
Artikel 5. Uitvoering begroting
Artikel 5 van de financiële verordening bevat nadere regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Autorisatie van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van een programma (eerste lid). Naast lopende uitgaven doet een gemeenten
investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd – denk hierbij ook aan de grondexploitatie. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling
aangegeven welke investeringen hij apart wenst te autoriseren. Het college is in dat geval nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
Artikel 6. Grondzaken en grondexploitaties
Dit is een specifiek artikel voor de gemeente Zaanstad en het regelt de verantwoordelijkheden van de raad ten aanzien van grondzaken en grondexploitaties. In het eerste lid wordt bepaald dat het college
specifieke uitvoeringsregels vaststelt voor grondexploitaties. Het betreft bijvoorbeeld taken en verantwoordelijkheden van grondzaken, fasering van gemeentelijke grondexploitaties en het informatie- en rapportagemodel. Het tweede lid regelt dat het college twee maal per jaar het Meerjaren Perspectief Grondzaken (MPG) ter informatie aan de raad stuurt. Het derde lid verwijst
naar de gehanteerde parameters. In het vierde lid worden de verschillende fasen van de financiering van een grondexploitatie onderscheiden. Lid vijf geeft aan dat de raad besluit over een gemeentelijke grondexploitatie en welke onderdelen er minimaal aan bod komen in een voorstel. In welk geval een herziening nodig is, wordt geregeld in het zesde lid en in het zevende lid staat een opsomming van de onderdelen in een voorstel tot herziening. De afsluiting van een grondexploitatie wordt bepaald in het laatste, achtste, lid.
Artikel 7. Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages.
Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het eerste lid bepaalt dat het college twee maal een bestuursrapportage aanbiedt aan de raad (Burap en Narap). Lid 2 en 3
bevatten inhoudelijke voorwaarden van de bestuursrapportages. Los van de bestuursrapportage kan de raad aan het college voor investeringen aparte
voortgangsrapportages opdragen, zoals bijvoorbeeld voor het stadhuis. In de nota investeringen waren nog specifieke grenzen opgenomen waarbij een begrotingswijziging door de raad van overschrijdingen op investeringen nodig was. Met ingang van 2004 borgt de begrotingsrechtmatigheid, zoals vastgelegd in de verordening ex artikel 213, dat het college moet zorgen voor toereikende investeringsbudgetten. Aparte opname in deze verordening is dus niet nodig. Onveranderd is dat in de interne richtlijnen voor de bestuursrapportages en jaarrekening grenzen worden aangegeven voor het
melden van afwijkingen op de begroting.
Het vierde lid regelt dat de raad de begroting kan wijzigen bij de vaststelling van de bestuursrapportage. Wijziging van de begroting, waartegenover een evengrote onttrekking uit of dotatie aan een reserve staat kan hierbij achteraf aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd. Dit onder de voorwaarde dat de onttrekking of de dotatie de uitvoering van eerder met de raad afgesproken beleid betreft. Ook technische begrotingswijzigingen worden achteraf door de raad vastgesteld. Technische begrotingswijzigingen hebben geen invloed op het geprognosticeerde rekeningsaldo vóór reservemutaties en betreffen geen beleidsmatige of beheersmatige aanpassing van de begroting per programma.
Lid 5 regelt de technische begrotingswijziging in december. In het kader van begrotingsrechtmatigheid moeten in beginsel alle wijzigingen van de begroting in het begrotingsjaar worden vastgesteld. Een begrotingswijziging na de bestuursrapportage kan alleen een technisch karakter hebben. Dat wil
zeggen dat dit geen beleidsmatige of beheermatige aanpassing betreft. Wijziging van de begroting, waartegenover een even grote onttrekking uit of dotatie aan een reserve staat kan hierbij achteraf aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd. Dit onder de voorwaarde dat de onttrekking of de dotatie
de uitvoering van eerder met de raad afgesproken beleid betreft en deze wijziging bij de burap nog niet was voorzien.
Het doel van de tweede bestuursrapportage (najaarsrapportage) is het tussentijds rapporteren aan de raad over de financiële voortgang van de uitvoering van de begroting en raad en college te informeren over de eindejaarsverwachting en een voorlopig rekeningresultaat. De tweede bestuursrapportage komt in plaats van de slotwijziging.
Hoofdstuk 2 Financiële positie
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjaren-ramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programmavelden verantwoorde lasten.
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
In het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 9 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar een bijlage. In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiele vaste activa met economisch en maatschappelijk nut opgenomen. Optioneel is het stellen van een maximale afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan naar beneden worden afgeweken.
Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen. Het BBV laat beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat gemeenten de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moeten afstemmen op de verwachte levensduur.
Artikel 10. Invordering en debiteurenbeheer
Het eerste lid van deze verordening dwingt het college al het nodige te doen om de uitstaande vorderingen binnen te krijgen. Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Bij het artikel is onderscheid gemaakt tussen belastingvorderingen en overige vorderingen. Voor de belastingvorderingen wordt een voorziening getroffen op basis van een het historische percentage van oninbaarheid. Belastingvorderingen vanaf € 50.000 worden individueel beoordeeld.
De overige vorderingen kunnen op basis van historische oninbaarheid worden beoordeeld of worden individueel beoordeeld op oninbaarheid.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente.
Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves.
Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad. Artikel 11 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk
in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 12. Kostprijsberekening en tarieven
De uitgangspunten voor de kostprijsberekeningen die ten grondslag liggen aan de tarieven worden vastgesteld in de nota kostentoerekening tarieven. In principe zijn de tarieven kostendekkend tenzij de tarieven te hoog zijn ten opzichte van andere gemeenten, dan is het een bestuurlijke en politieke keus
om dit aan te passen. Deze nota wordt ééns in de vier jaar periodiek door de raad vastgesteld, tenzij er dringende redenen zijn om de nota tussentijds te wijzigen.
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan
overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang wordt gemotiveerd. Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:
a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;
b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;
c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;
d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;
e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;
f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en
g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen en rechten jaarlijks vaststelt. Het vaststellen van prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, diensten of werken die niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet, is een privaatrechtelijk besluit. Deze besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet), maar hebben wel invloed op de hoogte van de inkomsten en raken daarom ook het budgetrecht van de raad. Het tweede lid bepaalt dat het college aan de raad periodiek een nota aanbiedt met daarin de kaders voor de te hanteren prijzen, huren en tarieven voor erfpacht. De raad stelt deze nota vast.
Het derde lid bepaalt dat tussentijdse wijzigingen van besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen die afwijken van de kaders uit de nota vooraf ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden.
Artikel 212 Gemeentewet bevat de bepaling dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. De artikelen 15 t/m 21 werden voorheen in een apart treasury statuut opgenomen. Nu is het treasury
statuut integraal onderdeel geworden van de financiële verordening. De artikelen bevatten kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 19. De regels uit de wet Financiering decentrale overheden worden in deze artikelen
toegepast. Zo bevat artikel 18 regels over het gebruik van finciële derivaten. Artikel 4 respectievelijk 6 van de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet Fido) geeft aan dat de toezichthouder (provincie) wordt geïnformeerd als de gemeente voor het derde achtereenvolgende kwartaal de
kasgeldlimiet respectievelijk renterisiconorm overschrijdt en dat de gemeente aan de toezichthouder een plan voorlegt om weer binnen deze limiet te komen. Dit plan dient door de provincie goed gekeurd te worden. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de toezichthouder correctieve maatregelen treffen.
In artikel 19 staat dat de kasgeldlimiet maximaal twee kwartalen achtereen mag worden overschreden. Gemeenten mogen alleen leningen en garanties verstrekkenen en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 Wet Fido).
Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten geeft in artikel 10 t/m 16 aan wat er in de paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid ten minste moet staan. In de financiële verordening kan de raad bepalen dat hij ook over aanvullende zaken in de paragrafen wil worden geïnformeerd.
Toegevoegd is inzicht in de kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing, alsmede een overzicht van het verloop van de gevormde egalisatievoorzieningen.
Naast de verplichtingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, wordt de raad ook wordt geïnformeerd over de opbouw van de lange schuldpositie, de borgstellingen en de rentevisie voor de komende jaren.
Artikel 23. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het begrip weerstandsvermogen in lid 1 betreft de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat benodigd is om de risico’s af te dekken. De beschikbare weerstandcapaciteit bestaat uit de beschikbare reserves en de ruimte in de belastingtarieven. Lid 2 bepaalt dat in begroting en jaarrekening zowel de twintig grootste risico’s als alle bestuurlijk gevoelige risico’s opgenomen worden. Naar aanleiding van iedere risico-inventarisatie (bij begroting en jaarrekening) wordt ook een risicoprofiel van Zaanstad opgesteld. Dit is een lijst van alle risico’s van materieel belang, waarop de
berekening van de benodigde weerstandscapaciteit is gebaseerd. Per risico zijn kans en financieel gevolg weergegeven. Het risicoprofiel maakt geen onderdeel uit van begroting en jaarrekening.
Artikel 24. Onderhoud kapitaalgoederen
In de aanvullende informatie is de voortgang van het geplande onderhoud en de omvang van het achterstallig onderhoud opgenomen. De navolgende leden bevatten de bepaling dat het college periodiek de raad onderhoudsplannen aanbiedt over het onderhoud openbare ruimte en riolering.
Hiermee kan de raad de kaders voor het toekomstig onderhoudsniveau vaststellen.
Aanvullend is opgenomen dat de raad in de paragraaf Bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over de kosten, de opbouw en het verloop van het personeelsbestand, de kosten inhuur derden, de kosten voor facilitaire diensten en de kosten voor automatisering en informatisering.
Artikel 26. Verbonden partijen
Extra informatie die is opgenomen is dat de raad in de paragraaf Verbonden partijen per verbonden partij ook wordt geïnformeerd over risicoprofielen van de verbonden partij.
Naast de informatie die verplicht is in BBV, wordt aandacht geschonken aan belangrijke (financiële) ontwikkelingen.
Hoofdstuk 5 Financiële organisatie en administratie
Onder artikel 23 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.
Artikel 29. Financiële organisatie
Artikel 24 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het college op hiervoor zorg te dragen. Het college is op grond van artikel 160 Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Raad van State en het Nader rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 Gemeentewet.
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan zij zich moet houden.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de verplichting genoemd in met name artikel 5, lid 2, zal kunnen voldoen.
Lid 2 bepaalt dat in de betreffende gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende
verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Artikel 31. Aanbesteding en Inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De
aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 31 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop
van goederen en diensten. De Europese richtlijnen dienen daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets.
De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Artikel 32. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat alle stukken na 1 januari 2016 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
Artikel 33 en 34. Inwerkingtreding en citeertitel
Artikel 33 en 34 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen. Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen
tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).