CVDR399664_1Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016nlregelingOlst-Wijhe2017-05-02Olst-WijheGemeenteblad 2016, 33008Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016Archiefwet, art. 30gemeenteraadbestuur en recht2016-03-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-03-18Nieuwe regelingRaadsstuk 2016/13GeenDeze verordening vervangt de Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2008, vastgesteld bij raadsbesluit van 15 december 2008
Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016
De raad van de gemeente Olst-Wijhe;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 23 februari
2016;gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet;besluit:De verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor
het beheer van de (analoge en digitale) informatie van de gemeentelijke organen
(Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016) vast te stellen.IDefinities1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de Wet: de Archiefwet 1995
informatie: de informatie zoals vervat in archiefbescheiden als bedoeld in
artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer
informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden
ontvangen of gecreëerd op grond van taken en/of de werkprocessen van gemeentelijke
organen
beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het beheer van de informatie van
een gemeentelijk orgaan of een nader aan te wijzen organisatieonderdeel
archiefruimte: een in artikel 1 onder e van de wet bedoelde en aangewezen
archiefruimte
de archiefbewaarplaats: de in artikel 1 onder f bedoelde en overeenkomstig
artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats, waaronder een e-depot
IIDe zorg voor het beheer van de informatie2Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen,
bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van informatie zodanig dat de
duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de bewaartermijn is gewaarborgd
en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.3Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de informatie
een kwaliteitssysteem vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat
beheer wordt ge-audit of gecontroleerd.4Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn
verbonden aan het beheer van informatie.5Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen of
aanwijzen van voldoende deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden
verbonden aan het beheer van informatie.6Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen
vaststellen van voorschriften voor het beheer van informatie.7
Het college van burgemeester en wethouders wijst de beheerders aan belast met de
uitvoering van de voorschriften als bedoeld in artikel 6 alsmede welke specifieke
verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de
informatie te reguleren en regisseren.
De griffier is de beheerder voor de gemeenteraad.
8Het college van burgemeester en wethouders wijst archiefruimtes aan en, voor zover
dat niet is bepaald in een specifieke regeling, de archiefbewaarplaats.9Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad jaarlijks over
het beheer van de informatie. Daarbij voegen zij verslagen en rapporten die zijn
opgesteld in het kader van de uitgevoerde audits of controles als bedoeld in artikel
3.IVSlotbepalingen10De Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2008, vastgesteld bij raadsbesluit van 15
december 2008, wordt ingetrokken.11Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.12Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016 Aldus besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 14 maart 2016.De raad voornoemd,De griffier de voorzitterB.A. (Bart) Duursema A.G.J. (Ton)Strien