Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Algemene wet bestuursrecht;

• b.

  bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester;

• c.

  klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een per soon in dienst of handelend in naam van de gemeente zich in een bepaalde gelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen.

• d.

  klager: de natuurlijke of rechtspersoon die een klacht indient;

• e.

  beklaagde: het bestuursorgaan of de persoon waarover wordt geklaagd;

• f.

  klachtencoördinator: de ambtenaar die door het college is belast met de coördinatie en de bewaking van de procedure voor de behandeling van klachten en zijn plaatsvervanger;

• g.

  klachtbehandelaar: degene die met de behandeling van de klacht is belast.

Artikel 2 Indiening klacht

• 1.

  Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij burgemeester en wethouders en wordt terstond in handen gesteld van de klachtencoördinator.

• 2.

  Voor het indienen van een klacht wordt gebruik gemaakt van een door burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier.

• 3.

  Een klager kan door de klachtencoördinator worden bijgestaan in het op schrift stellen van een mondeling ingediende klacht. De klachtencoördinator legt in dat geval de klacht ter tekening voor aan de klager ter bevestiging van de juiste verwoording van de klacht.

• 4.

  Indien een klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 van de wet gestelde eisen kan een klacht buiten behandeling blijven mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe door de klachtencoördinator te stellen termijn van veertien dagen.

Artikel 3 Ontvangstbevestiging en registratie

• 1.

  De klachtencoördinator bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht aan de klager;

• 2.

  In de ontvangstbevestiging wordt meegedeeld wie de klachtbehandelaar is en binnen welke termijn de klacht wordt behandeld;

• 3.

  De klachtencoördinator wijst klager erop dat de klacht vertrouwelijk wordt behandeld;

• 4.

  De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van de klacht.

Artikel 4 Tegemoetkoming aan klacht

Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoet gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van de procedure. De klachtencoördinator bevestigt de beëindiging van de procedure schriftelijk aan de klager en de beklaagde.

Artikel 5 Klachtbehandelaar

• 1.

  De klachtencoördinator zendt een klacht direct door aan de klachtbehandelaar.

• 2.

  De klachtbehandelaar is:

  • a.

    het diensthoofd indien het een gedraging van een afdelingshoofd en van een me dewerker van zijn dienst betreft;

  • b.

    de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een diensthoofd of een amb tenaar van de concernstaf betreft;

  • c.

    de griffier voorzover het een medewerker van de griffie betreft;

  • d.

    de commandant van de brandweer indien het een gedraging van een lid van de (vrijwillige) brandweer betreft;

  • e.

    de burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris, de griffier van de raad of van de brandweercommandant betreft;

  • f.

    de burgemeester indien het een gedraging van (een lid van) een bestuursorgaan betreft;

  • g.

    de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft;

  • h.

    het hoofd Samenlevingszaken indien het een gedraging van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand betreft;

• 3.
  • a.

    De klachtbehandelaar is verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van een klacht die bij hem in behandeling is gegeven.

  • b.

    De klachtencoördinator stelt de beklaagde zo spoedig morgelijk schriftelijk in kennis van de klacht.

Artikel 6 Geen verplichte behandeling

• 1.

  Behandeling van de klacht is niet verplicht indien de klacht betrekking heeft op een ge draging:

  • a.

    waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze rege ling is behandeld en er nadien geen nieuwe feiten of omstandigheden bekend zijn geworden;

  • b.

    die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c.

    waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;

  • d.

    waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;

  • e.

    die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlij ke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest of,

  • f.

    zolang ter zake een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonder zoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2.

  Behandeling van de klacht is niet verplicht indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

• 3.

  Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt de klachtencoördinator de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis.

• 4.

  Indien er voor een klacht een (wettelijke) bezwaar- of beroepsprocedure bestaat, draagt de klachtencoördinator zorg voor doorzending naar de bevoegde instantie.

Artikel 7 Onderzoek en horen

• 1.

  De klachtbehandelaar stelt de klager en de beklaagde in de gelegenheid om te worden gehoord (zo mogelijk in elkaars bijzijn) en stelt hen tevens in de gelegenheid op elkaars standpunt te reageren.

• 2.

  Indien partijen afzonderlijk worden gehoord, wordt ieder van hen door middel van toezending van het verslag op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid en wordt ieder van hen in de gelegenheid gesteld daarop te reageren.

• 3.

  Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard daaraan geen behoefte te hebben.

• 4.

  De klachtbehandelaar draagt zorg voor de verslaglegging.

• 5.

  Zowel de klager als de beklaagde kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Een bestuursorgaan kan zich laten vertegenwoordigen door een lid van het orgaan.

• 6.

  De klager en de beklaagde kunnen zich doen bijstaan door getuigen, raadslieden en deskundigen. De kosten zijn voor rekening van de partij die de bijstand heeft ingeroepen.

Artikel 8 Afdoening

• 1.

  De klachtbehandelaar doet de klacht binnen zes weken na de datum van ontvangst van de klacht schriftelijk af.

• 2.

  Hij stelt de klager, de beklaagde, het college van burgemeester en wethouders en de klachtencoördinator, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden:

• 3.

  Hij deelt hierbij schriftelijk mee dat de klager, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, zich kan wenden tot de Provinciale Ombudsman.

• 4.

  De klachtbehandelaar verstrekt desgevraagd aan overigen een afschrift of uittreksel van de beslissing op de klacht, waarbij de anonimiteit van de in de beslissing genoemde personen is gewaarborgd.

• 5.

  Indien de klacht niet binnen een termijn van zes weken kan worden afgedaan, kan de afdoening voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de vertraging wordt schriftelijk onder vermelding van de reden mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

Artikel 9 Jaarverslag

• 1.

  De burgemeester stelt jaarlijks een rapportage op over de ingediende klachten. De klachtencoördinator wordt belast met de voorbereiding van deze rapportage.

• 2.

  De rapportage geeft een overzicht van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen. Deze rapportage bevat privacygevoelige gegevens.

• 3.

  Burgemeester en wethouders stellen het jaarverslag vast en brengen dit ter kennis van de gemeenteraad, gehoord de Ondernemingsraad.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002”.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking 6 weken na haar bekendmaking.

• 3.

  Op het moment van het in werking treden van deze verordening vervalt de tot dan toe geldende gedragslijn klachtbehandeling.