| Overheidsorganisatie | Gemeente Oldenzaal |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie |
| Citeertitel | Verordening op de financiële organisatie c.a. gemeente Oldenzaal 2003 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-11-2003 | 01-01-2012 | nieuwe regeling | 13-11-2003 Nieuwsblad Oldenzaal, 18-11-2003 | 152 |
De raad van de gemeente Oldenzaal;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 september 2003, nr. 38/9;
Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
b e s l u i t :
vast te stellen de Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
In deze verordening wordt verstaan onder:
dienst
elke in artikel 1.1, lid 2 juncto artikel 5.2.1, lid 1 t/m 3 van de “organisatieverordening 2000 gemeente Oldenzaal” als zodanig onderscheiden organisatorische eenheid.
administratie
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie
dat onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie om te komen tot een goed inzicht in:
de financieel - economische positie;
het financieel beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie
het geheel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op de inzet van middelen en het uitoefenen van rechten van in casu de gemeente Oldenzaal.
rechtmatigheid
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten
doelmatigheid
het realiseren van zoveel mogelijk prestaties met zo weinig mogelijk inzet van middelen.
doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.
1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van zijn nieuwe zittingsperiode een programma-indeling ten behoeve van de begroting vast.
2. De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten;
de in dat verband te leveren goederen en diensten;
de daarmede naar raming gemoeide lasten en baten.
3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
4. De raad stelt de indicatoren als bedoeld in het derde lid vast.
1. Bij elke begroting en jaarverantwoording wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s
2. De onderverdeling van de programma’s in producten staat voor de lopende raadsperiode vast.
3. Slechts op grond van dringende redenen wordt daarvan afgeweken. Wijzigingen worden expliciet in de begroting vermeld.
1. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 januari een nota aan betreffende de kaders ten behoeve van het opstellen van de begroting voor het eerstkomende dienstjaar en de drie daarop volgende jaren.
2. Daarin worden in ieder geval betrokken de (financiële) uitgangspunten en richtlijnen op basis waarvan de (meerjaren)begroting moet worden opgesteld.
3. De raad stelt de nota uiterlijk één maand nadat deze hem is aangeboden vast.
1. Het college stelt nadere regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. De in lid 1 genoemde regels worden ter kennisneming aan de raad gezonden;
3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de verschillende programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
4. Het college draagt betreffende de productenraming er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;
de budgetten uit de productenraming en de kredieten ten behoeve van investeringen passen binnen de in het kader van de vaststelling door de raad van de financiële begroting als bedoeld in artikel 7, lid 1 sub b, van het Besluit Begroting en Verantwoording geautoriseerde bedragen.
5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de tot stand gebrachte maatschappelijke effecten.
6. De verzamelde en vastgelegde gegevens als bedoeld in lid 5 worden gebruikt ter toetsing van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad.
1. Het college informeert de raad in de loop van het jaar voorshands door middel van één tussentijdse rapportage over de voortgang in de realisatie van de begroting;
2. Deze rapportage heeft betrekking op de eerste zes maanden van het dienstjaar;
3. De tussentijdse rapportage wordt de raad uiterlijk aangeboden op 31 augustus van het lopende begrotingsjaar;
4. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting;
5. De rapportage gaat in op de afwijkingen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting, zowel voor wat betreft de lasten en baten en de geleverde goederen en diensten als ook, indien daar aanleiding voor is, op de maatschappelijke effecten en de in dat verband gehanteerde indicatoren als bedoeld in artikel 2.1, lid 3 en 4;
6. In de rapportage wordt voorts in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen, ten opzichte van de (gewijzigde) begroting, in:
inkomsten uit de algemene uitkering;
de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;
resultaten uit grondexploitatie;
de (financiële) ontwikkelingen in - zulks ter bepaling van de raad - bijzondere projecten en de in dat verband geraamde subsidies en bijdragen van derden.
7. De in de leden 5 en 6 vermelde afwijkingen leiden tot een wijziging van de begroting. Een voorstel daartoe maakt onderdeel uit van de tussentijdse rapportage en wordt ter vaststelling aan de raad aangeboden.
8. De raad kan aan de hand van de informatie als bedoeld in lid 5 bepalen of de (beleidsdoelen voor de) programma’s voor het lopende begrotingsjaar bijstelling behoeven.
9. In overleg met de raad zal de frequentie van het aantal in de loop van het jaar te presenteren tussentijdse rapportages te zijner tijd worden geëvalueerd.
1. Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet informeert het college de raad vooraf en neemt eerst een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen of bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij de begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
investeringen groter dan € 25.000,00;
aan- en verkoop van goederen en diensten groter dan € 25.000,00;
het aangaan van nieuwe meerjarige verplichtingen met een jaarlijkse last groter dan € 25.000,00;
het verstrekken van geldleningen, anders dan onder hypothecair verband aan ambtenaren in vaste dienst, waarborgen en garanties groter dan € 100.000,00.
1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.
2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s.
3. In die verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en diensten zijn geleverd;
wat de daarmede gemoeide lasten en baten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
4. De raad kan aan de hand van de uitvoering van de programma’s bepalen of de beleidsdoelen voor de programma’s voor het lopende begrotingsjaar bijstelling behoeven.
1. Het college draagt er zorg voor dat de lasten en baten voortvloeiende uit het in het programmaplan als bedoeld in artikel 7, lid 2 onder a van het Besluit begroting en verantwoording opgenomen beleid integraal worden geraamd in de financiële begroting als bedoeld in artikel 7, lid 1 onder b van dat besluit.
2. Met het vaststellen van de financiële begroting autoriseert de raad de investeringskredieten zoals deze voortvloeien uit het programmaplan en zijn geraamd in de financiële begroting.
3. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de van de financiële begroting onderdeel uitmakende uiteenzetting van de financiële positie als bedoeld in artikel 7, lid 3 onder b van het Besluit begroting en verantwoording expliciet vermeld.
1. Activa worden gewaardeerd overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 62 en 63 van het Besluit begroting en verantwoording.
2. Op investeringen met een economisch nut als bedoeld in artikel 35, lid 1 onder a juncto artikel 59, lid 2 van het Besluit begroting en verantwoording wordt, met inachtneming van een eventuele restwaarde, jaarlijks lineair afgeschreven.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 vindt afschrijving annuïtair plaats wanneer dit uit een oogpunt van egalisatie van lasten of het, door middel van de kostprijsmethode, doorberekenen van lasten in de vorm van tarieven of retributies aan derden nadrukkelijk de voorkeur verdient. In dat geval wordt gelijktijdig met het te autoriseren investeringskrediet de raad daartoe een beargumenteerd voorstel gedaan.
4. Het college draagt er zorg voor dat de in de leden 2 en 3 bedoelde afschrijvingen plaatsvinden op basis van een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur;
5. Investeringen in openbare ruimten met een maatschappelijk nut als bedoeld in artikel 35, lid 1 onder b juncto artikel 59, lid 4 van het Besluit begroting en verantwoording worden, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van dat besluit, geactiveerd en jaarlijks lineair afgeschreven.
6. Het college draagt er zorg voor dat de in lid 5 bedoelde afschrijvingen stelselmatig en volgens een vast stramien plaatsvinden.
7. Indien en zodra daartoe in financieel opzicht de mogelijkheid bestaat wordt op de in lid 5 bedoelde investeringen extra afgeschreven. Jaarlijks wordt de raad daartoe bij gelegenheid van de resultaatbestemming in het kader van de jaarverantwoording een voorstel gedaan.
8. Onder investeringen met een maatschappelijk nut als bedoeld in lid 5 worden uitsluitend verstaan:
Bestemmingsplannen niet in exploitatie;
Bodemsanering;
Bruggen;
Fietspaden;
Openbare verlichting;
Overige verkeersveiligheidsmaatregelen;
Parken en overig openbaar groen;
Permanente terreinwerken;
Reconstructie openbare ruimten;
Speelterreinen;
Straatmeubilair;
Straten;
Tunnels;
Verkeerslichtinstallaties;
Viaducten;
Voetpaden;
Waterbouwkundige werken;
Waterwegen;
Wegen.
9. De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio als bedoeld in artikel 34, onder a van het Besluit begroting en verantwoording worden geactiveerd en lineair afgeschreven over een periode gelijk aan de looptijd van de lening waar deze verband mee houden.
10. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief als bedoeld in artikel 34, onder b juncto artikel 60 van het Besluit begroting en verantwoording worden geactiveerd en, conform het bepaalde in artikel 64, lid 6 van dat besluit, lineair afgeschreven in een periode van vijf jaar.
11. Bijdragen aan activa in eigendom van derden als bedoeld in artikel 61 van het Besluit begroting en verantwoording worden geactiveerd en lineair afgeschreven in een periode van maximaal 10 jaar.
12. Investeringen met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs t/m € 5.000,00 worden rechtstreeks ten laste van de begroting/jaarverantwoording gebracht.
13. Op investeringen in gronden, anders dan in het kader van de exploitatie van het grondbedrijf, wordt slechts afgeschreven wanneer en voorzover de boekwaarde daarvan de marktwaarde overtreft.
1. Het college biedt iedere 4 jaar, zulks voor het eerst in 2004, een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan de raad aan.
2. Daarin wordt ingegaan op:
de vorming, besteding en omvang van reserves;
de vorming, besteding en omvang van voorzieningen;
de toerekening aan en verwerking van rente over reserves.
3. Als referentiekader ten behoeve van de bepaling van de inhoud van het in lid 2 gestelde geldt in ieder geval het in artikel 4.2 gestelde met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement.
4. De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden nadat deze hem is aangeboden vast waarna de nota mede uitgangspunt is bij de voorbereiding van de tussenliggende begrotings- cycli.
5. Tussentijds noodzakelijk of wenselijk geachte bijstellingen van beleid inzake reserves en voorzieningen worden aangekondigd in de begroting of de jaarverantwoording.
1. Voor het bepalen van de voorcalculatorische kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.
2. Bij die kostentoerekening worden naast directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de geleverde producten of diensten.
3. Voorts behoren tot die kostentoerekening ook:
de bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor onder andere de noodzakelijke vervanging van de ten behoeve van de levering van de in lid 1 bedoelde producten en diensten in gebruik zijnde activa;
de kapitaallasten van de ten behoeve van de levering van de in lid 1 bedoelde producten en diensten in gebruik zijnde activa;
voorzover het betreft de rechten als bedoeld in artikel 229, lid 1 onder a en b juncto artikel 229b van de Gemeentewet, de omzetbelasting die ingevolge de Wet op het BTW-compensatiefonds recht geeft op een bijdrage uit dat fonds.
4. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de kapitaallasten wordt bepaald door het totaal van de rentelast op uitstaande leningen vermeerderd met de bij de begroting vastgestelde, berekende rente over het eigen vermogen.
5. Uit de in het kader van de jaarverantwoording geconstateerde afwijkingen tussen voorcalculatorische en nacalculatorische kostenprijzen vloeien voor dat jaar geen verrekeningen meer voort. Deze worden daarentegen wel betrokken bij de bepaling van de voor het eerstkomende begrotingsjaar te hanteren voorcalculatorische kostprijzen.
1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
het zoveel mogelijk beperken van de kosten van geldleningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating, afgegeven door ten minste één gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteit geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden dan wel in producten waarbij de hoofdsom aan het eind van de looptijd ten minste in tact is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van geldleningen, het uitzetten van middelen of het verstrekken van garanties luiden in euro’s;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
3. Het verstrekken van geldleningen en garanties alsmede het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met het derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit “financieringsstatuut”.
5. Het besluit “financieringsstatuut” wordt ter kennisneming aan de raad gezonden.
1. Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. Daarin worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde en reeds afgeschreven maar nog niet buiten gebruik gestelde activa met een economisch of maatschappelijk nut in openbare ruimten.
2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat deze controle ten aanzien van de waardepapieren, de voorraden, de leningen u/g, de overige vorderingen, de liquiditeiten, de leningen o/g, de overige schulden, de registergoederen en de bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal per vier jaar plaatsvindt.
3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
4. De resultaten van de controle en eventuele plannen tot verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
1. Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf lokale heffingen informatie omtrent:
het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;
een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;
de geraamde of de werkelijke inkomsten;
een aanduiding van de lokale belastingdruk;
het kwijtscheldingsbeleid alsmede een overzicht van het aantal daaruit voortvloeiende kwijtscheldingen en de daarmede gemoeide bedragen per belastingsoort.
2. Het college draagt er voorts zorg voor dat er jaarlijks een actueel overzicht wordt verstrekt van (het verloop van) de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verleende dienst.
3. Ten behoeve van het vaststellen door de raad van (de hoogte van) de gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verleende dienst(en) waarvoor de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht alsmede per verordening het totaal van de geraamde kosten en de mate van kostendekkendheid van de daarin genoemde, door de gemeente verleende dienst(en).
Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement informatie omtrent:
het beleid met betrekking tot de weerstandscapaciteit en de risico’s;
de risico’s van materieel belang en de kans dat deze zich voordoen;
de weerstandscapaciteit;
of en zo ja in hoeverre (veronderstelde) schade en verliezen als gevolg van risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit als bedoeld onder c dan wel door verzekeringen en/of voorzieningen kunnen worden opgevangen;
de noodzakelijke of gewenste minimale omvang van het weerstandsvermogen in relatie tot de te lopen risico’s.
Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen informatie omtrent:
het beleid met betrekking tot het onderhoud van wegen, riolering, water, groen en gebouwen;
de gehanteerde uitgangspunten en richtlijnen voor de raming van het onderhoud en beheer van de onder a genoemde kapitaalgoederen en de daaruit voortvloeiende, in de begroting op te nemen meerjarige budgetten;
de voortgang in het geplande onderhoud en het eventueel achterstallig onderhoud aan de onder a genoemde kapitaalgoederen;
de eventuele afwijkingen in de onder b genoemde budgetten.
1. Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf financiering in ieder geval informatie omtrent:
de stand van zaken, de ontwikkelingen en de eventueel te nemen acties met betrekking tot de kasgeldlimiet;
de stand van zaken, de ontwikkelingen en de eventueel te nemen acties met betrekking tot de renterisiconorm;
de liquiditeitspositie alsmede de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte over het komende c.q. het afgelopen jaar en de drie eerstkomende jaren;
de (bijgestelde) rentevisie;
de rentelasten en -baten voortvloeiende uit de financieringsfunctie.
2. Eveneens wordt, voorzover daaraan niet reeds wordt voldaan door middel van het bepaalde in lid 1, in de financieringsparagraaf ingegaan op de eisen die de Wet Fido aan de gemeente stelt. In ieder geval moet daaruit blijken dat de uitvoering van de financieringsfunctie uitsluitend de publieke taak dient en dat het beheer van de financieringsfunctie prudent is.
1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting wordt ingegaan op de beleidsvoornemens en de actuele onderwerpen van dat moment de bedrijfsvoering betreffende. In de paragraaf bij de jaarverantwoording wordt vervolgens verslag gedaan van de daadwerkelijke ontwikkelingen betreffende die onderwerpen in de loop van het dienstjaar alsmede van eventuele zich voorgedaan hebbende nieuwe ontwikkelingen in de bedrijfsvoering die niet voorzien waren bij de aangekondigde beleidsvoornemens in de begroting.
2. Het college rapporteert voorts in de bedrijfsvoeringsparagraaf bij de begroting en de jaarverantwoording omtrent de voortgang in de eventueel lopende onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet.
1. Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf verbonden partijen informatie omtrent:
het beleid ten aanzien van verbonden partijen;
de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen uit de begroting;
het aangaan van nieuwe participaties in verbonden partijen, het wijzigen of beëindigen van bestaande verbonden partijen en ontwikkelingen in de bestuurlijke en/of financiële belangen bij bestaande verbonden partijen.
2. Het college draagt er voorts zorg voor dat van elk van de verbonden partijen jaarlijks een actueel overzicht wordt verstrekt van het door die partijen beoogd openbaar belang in relatie tot het gemeentelijk openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit en hetgeen verder tot de financiële positie kan worden gerekend alsmede van het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
1. Jaarlijks bij de begroting en de jaarverantwoording verschaft het college in de paragraaf grondbeleid informatie omtrent:
de visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s uit de begroting;
de strategische visie met betrekking tot het (toekomstig) grondbeleid van de gemeente;
de te ontwikkelen en in ontwikkeling zijnde projecten;
de (voorraad)verwerving en uitgifte van gronden;
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. Tevens wordt in de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarverantwoording informatie verschaft omtrent:
een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie alsmede de beleidsuitgangspunten ten behoeve van de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s ter zake; daarvoor kan gebruik worden gemaakt van de informatie zoals die voortvloeit uit de in artikel 70, lid 1 van het Besluit begroting en verantwoording voorgeschreven toelichting op het onderhanden werk inzakegrondexploitatie c.q. wordt verwezen naar de in artikel 3.3 genoemde nota reserves en voorzieningen;
de beleidsuitgangspunten ten behoeve van en de daarop gebaseerde, geraamde of gerealiseerde winstnemingen.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:
het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel als ook binnen de onderscheiden diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met een economisch nut, activa met een maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en overige vermogensbestanddelen;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders omtrent de besteding van hun budgetten alsmede de gegevens als bedoeld in artikel 2.4, lid 5;
het verschaffen van informatie ten behoeve van het maken van kostprijscalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid en het afleggen van verantwoording daarover inzake het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle op de registratie van gegevens als zodanig en op de daaraan ontleende informatie alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
1. De financiële administratie maakt onderdeel uit van de in artikel 5.1 genoemde administratie. De aldaar gestelde regels zijn derhalve onverkort van toepassing op de financiële administratie;
2. Het college draagt in aanvulling daarop er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en overige relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
1. Het college draagt zorg voor:
een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de onderscheiden diensten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle als bedoeld in artikel 5.4 wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare middelen alsmede de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de daaruit voortvloeiende activiteiten de besteding van de beschikbare middelen en de realisatie van de gestelde doelen;
de regels inzake de verlening van décharge over het gevoerde beheer door de diensten.
2. Het college werkt de in lid 1 genoemde uitgangspunten nader uit in regels en stelt deze als zodanig vast;
3. De in lid 2 genoemde regels worden ter kennis van de raad gebracht.
1. Het college draagt ten behoeve van een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de (financiële) administratie en de jaarverantwoording zorg voor een jaarlijkse interne toetsing van de juistheid en volledigheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel:
2. Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van de beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel wordt minimaal eenmaal per vier jaar getoetst;
3. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in lid 2, indien nodig, voor een plan van verbetering en neemt op basis daarvan maatregelen voor herstel van de tekortkomingen;
4. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisneming aan de raad gezonden.
1. Het college stelt regels met betrekking tot de aanbesteding van werken en de inkoop van goederen en diensten. De regels waarborgen in ieder geval dat gehandeld wordt in overeenstemming met de ter zake geldende regels van de Europese Unie;
2. De in lid 1 genoemde regels worden ter kennis van de raad gebracht.
1. Deze verordening treedt onmiddellijk in werking met dien verstande dat de begroting, de meerjarenraming, de jaarverantwoording, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van (de begroting voor) het dienstjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening;
2. In verband daarmede wordt het college opgedragen in te trekken hoofdstuk 6 “financieel beheer en administratieve organisatie” van de organisatieverordening 2000 gemeente Oldenzaal;
3. Het treasurystatuut, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 december 2001 nr. 548, blijft van kracht tot het tijdstip waarop het college het in artikel 3.5, lid 4, bedoelde financieringsstatuut heeft vastgesteld.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de financiële organisatie c.a. gemeente Oldenzaal 2003”.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 13 november 2003,
de griffier, de voorzitter,