Archiefverordening

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  de wet: de Archiefwet 1962;

• 2.

  een beheerseenheid: gemeentesecretarie, gemeentelijke dienst, bedrijf, instelling, commissie en administratie;

• 3.

  archiefbescheiden:

  • a.

    bescheiden door beheerseenheden ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • b.

    bescheiden met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enige beheerseenheden zijn overgegaan;

  • c.

    bescheiden, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen, dan wel uit andere hoofde in de archiefbewaarplaatsen zijn opgenomen om daar te berusten;

  • d.

    fotografische reprodukties, v/elke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder a, b of c bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 4 van de wet zijn vervaardigd;

• 4.

  documentatiebescheiden: andere documenten dan archiefbescheiden.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de gemeentelijke archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 24 der wet, alsmede van de archiefbewaarplaatsen, bestemd voor de bewaring van de archief- en documentatiebescheiden van de beheerseenheden, voor zover deze bescheiden niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Burgemeester en wethouders wijzen de hoofden van dienst en de secretarissen van commissies aan als degenen, die belast zijn met het beheer van de archief- en documentatiebescheiden der beheerseenheden, voor zover deze bescheiden niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Burgemeester en wethouders dragen zorg dat in het besluit, waarbij een gemeentelijke commissie wordt ingesteld, de plaats wordt aangewezen waarheen het archief van die commissie bij haar opheffing zal worden overgebracht.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het benoemen van een voldoend aantal ambtenaren voor het verrichten van de werkzaamheden, verbonden aan het beheer zowel van de archief- en documentatiebescheiden van de beheers-eenheden opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als van de niet naar voornoemde bewaarplaats overgebrachte archief-en documentatiebescheiden van deze beheerseenheden.

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de archief- en documentatiebescheiden in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berustende, voor het gebruik van deze bescheiden, alsmede voor het beheer van de archief- en documentatiebescheiden van de beheerseenheden, die niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn overgebracht, een en ander met inachtneming van de desbetreffende bepalingen bij of krachtens de wet gesteld.

Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal in de vijf jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen door hen is verricht ter uitvoering van artikel 23 van de wet.

De gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 24 van de wet wordt beheerd door de gemeentesecretaris.

De gemeentesecretaris doet ten minste eenmaal in de vijf jaar aan burgemeester en wethouders verslag omtrent zijn werkzaamheden, de toestand van de archief- en documentatiebescheiden en de archiefbewaarplaats.

• 1.

  Onder de bevelen van burgemeester en wethouders oefent de gemeentesecretaris toezicht uit op het beheer van de archief- en documentatiebescheiden van de beheerseenheden.

• 2.

  Burgemeester en wethouders kunnen deskundigen aanwijzen, die de gemeen-tesecretaris daarin bijstaan.

De gemeentesecretaris en degenen, die hem vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van de geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archief- en documentatiebescheiden worden bewaard.

De gemeentesecretaris ziet toe, dat het beheer van de archiefbescheiden der beheerseenheden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Een analoog toezicht geldt voor de documentatiebescheiden.

• 1.

  De gemeentesecretaris en/of de deskundige, bedoeld in artikel 10, lid 2, doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan degenen, die door burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archief- en documentatiebescheiden, onder vermelding van de voorzieningen, die naar zijn mening moeten worden getroffen. Indien hij hiertoe aanleiding vindt, doet hij hiervan tevens mededeling aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  De gemeentesecretaris brengt ter zake van dit toezicht jaarlijks verslag uit aan burgemeester en wethouders.

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als "Archiefverordening".

• 2.

  Zij treedt in werking onmiddellijk na vaststelling.