Organisatie | Weert |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College 2016 |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het op 1 december 2015 vastgestelde reglement.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-03-2016 | nieuwe regeling | 01-03-2016 Elektronisch Gemeenteblad, 09-03-2016 | BW-009243 |
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo snel mogelijk op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het
belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 7 Besluiten in een collegevergadering
De openbare besluitenlijst en de achterliggende stukken worden zo spoedig mogelijk op degebruikelijke wijze openbaar gemaakt en toegezonden aan de griffier, die zorg draagt voor de informatie richting leden van de raad. De niet-openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan de griffier.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een collegevoorstel waarop binnen een circulatietermijn van 2 werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en dat binnen die circulatietermijn voor ‘akkoord’ is geparafeerd en waarbij aan het beslis quorum is voldaan.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 1 maart 2016.
De secretaris, de burgemeester,
Dit reglement is op 1 maart 2016 aan de gemeenteraad medegedeeld (middels raadsinformatiebrief).
In dit artikel wordt een onderwerp geregeld, dat aan de orde zal zijn in de eerste vergadering van het college na de raadsvergadering, waarin de wethouders zijn benoemd.
Ten overvloede wordt er op gewezen, dat het college als geheel verantwoordelijkheid draagt voor de opgedragen taken ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid, die in artikel 168 van de Gemeentewet wordt geboden ten aanzien van mandatering aan individuele leden van het college.
Met betrekking tot dag, tijdstip en plaats van de vergadering is gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken van de gangbare situatie.
Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt, dat de burgemeester, als voorzitter van het college, en ook een lid van het college er voor kunnen zorgen, dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid betekent overigens niet, dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.
Verder regelt dit artikel het deelnemen aan de beraadslaging door de gemeentesecretaris en anderen. Dit kunnen derden/ deskundigen zijn, en ook ambtenaren. Uiteraard zijn de bepalingen van het reglement in dat geval ook op betrokkenen van toepassing.
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is de hoofdregel dat met gesloten deuren wordt vergaderd. Het college kan daar echter zelf van afwijken. In dit artikel wordt dit dan ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Ten aanzien van het vergaderquorum is artikel 56 Gemeentewet van toepassing.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de gemeentesecretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement en anderzijds bijvoorbeeld in de instructie voor de gemeentesecretaris 2013.
Indiening van de stukken gebeurt bij de secretaris, die aan de hand van kwaliteit, compleetheid en gevolgde procedure bepaalt of de stukken op de agenda worden geplaatst. Indiening dient in de regel de donderdag voor de vergadering plaats te vinden, zodat er voldoende tijd is voor beoordeling, eventuele bijstelling en agendering.
In artikel 4, vierde lid is bepaald dat vertrouwelijke stukken (kabinetszaken) niet op de agenda worden geplaatst. De steller van een stuk kan aangeven of een stuk naar zijn mening vertrouwelijk is, maar de uiteindelijke beoordeling van de vraag of een stuk vertrouwelijk is berust bij de secretaris.
Overeenkomstig de notitie uit 2003 waarin richtlijnen zijn geformuleerd voor het hanteren van de actieve informatieplicht van het college hanteert het college drie besluitenlijsten betreffende zijn vergadering:
een niet-openbare besluitenlijst: conform artikel 60 lid 3 van de Gemeentewet worden hierop de aangelegenheden geplaatst, ten aanzien waarvan het college op basis van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding heeft opgelegd (stukken, die ter bespreking of besluitvorming zijn voorgelegd aan het college) of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. De niet-openbare besluitenlijst wordt vervolgens onder geheimhouding aan de leden van de raad verstrekt. Op grond van artikel 25 Gemeentewet kan door het college geheimhouding aan de raad worden opgelegd in de gevallen, als bedoeld in artikel 10 van de WOB. Het gaat daarbij om stukken, die aan de raad worden overgelegd; dit zijn veelal stukken die zijn gericht aan of vallen onder de (beslissings-)bevoegdheid van de raad. De term ´openbaar belang´ is een tamelijk zware term. Het is niet goed voorstelbaar, dat er gevallen zullen zijn, die niet onder artikel 10 WOB vallen en wel onder bedoelde term. In de meeste gevallen kan de informatie derhalve onder het opleggen van geheimhouding aan de raad worden verstrekt.
In artikel 7, derde lid, is aangegeven dat er een openbare besluitenlijst is en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt intern en extern verspreid. De niet-openbare besluitenlijst wordt slechts intern verspreid. Daarnaast houdt de secretaris een aparte besluitenlijst bij met besluiten over stukken met een vertrouwelijk karakter (de kabinetslijst) . Deze besluitenlijst wordt niet verspreid.
Rekening houdend met transparantie enerzijds en respect voor privacy en rechtspositie van medewerkers anderzijds wordt in de niet-openbare besluitenlijst inzicht gegeven in de aard van de kabinetszaken. In de vorm van een mededeling dat bijvoorbeeld is besloten over de toekenning van een koninklijke onderscheiding of de afdoening van een bezwaarschrift van een medewerker tegen een beoordeling.
In artikel 7, zesde lid, is aangegeven dat de openbare besluitenlijst en de achterliggende stukken zo spoedig mogelijk op de gebruikelijke wijze openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt in de regel op de eerste woensdag na de collegevergadering waarin de besluiten zijn genomen.
Zowel de besluitenlijst als de achterliggende openbare stukken (collegeadviezen, raadsvoorstellen en bijlagen) worden actief openbaar gemaakt door middel van publicatie op de website van de gemeente. Stukken die informatie bevatten die niet openbaar is (uitzonderingsgronden Wob) worden niet gepubliceerd of de niet openbare informatie wordt verwijderd voor openbaarmaking.
Kennisneming van de stukken door de collegeleden gebeurt digitaal. De collegeleden geven aan of zij bespreking in de vergadering nodig vinden.
Het college geeft in dit Reglement de twee manieren aan waarop een collegebesluit tot stand kan komen:
Met inachtneming van artikel 8, eerste lid vindt in principe geen bespreking meer plaats in de vergadering van stukken die voor akkoord zijn geparafeerd (parafenbesluit).
Wanneer een collegevoorstel vóór het in artikel 4, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd en door minimaal twee collegeleden voor ‘akkoord’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is, komt het parafenbesluit tot stand. De datum van het besluit is dan de datum waarop de laatste paraaf is gezet.
Wordt niet door het beslisquorum voor ‘akkoord’ geparafeerd of wordt om bespreking van het collegevoorstel gevraagd dan is het parafenbesluit niet tot stand gekomen en wordt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt opgenomen.
Een collegelid kan niet meer dan één paraaf op een besluit zetten, ook niet wanneer hij een ander collegelid vervangt (wanneer bijvoorbeeld een wethouder ook fungeert als locoburgemeester kan hij niet in beide rollen paraferen). Om aan het quorum te kunnen voldoen moet er dan ook sprake zijn van de parafen van twee verschillende collegeleden.
Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college kennisgeving aan de raad moet worden gedaan. Omdat de openbare besluitenlijst openbaar wordt gemaakt dient de indeling van de verslaglegging daar op afgestemd te zijn. Op de openbare besluitenlijst van de gemeente Weert wordt in dat kader onderscheid gemaakt in besluiten in de collegevergadering en parafenbesluiten.
Gelet op het feit, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd, is in dit artikel het strikt noodzakelijke over stemmingen opgenomen. De regeling komt er op neer, dat in principe alleen wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval vindt mondelinge stemming plaats.
Dit artikel is opgenomen om onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden.