Organisatie | Grootegast |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële verordening PG & Z |
Citeertitel | Financiële verordening PG & Z |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Besluit accountantscontrole decentrale overheden
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-03-2016 | 01-01-2016 | 01-01-2021 | Vervangt de Financiële verordening van de Hulpverlening en Openbare Gezondheidszorg Groningen | 19-02-2016 Gemeenteblad 10-03-2016 via de digitale voorziening GVOP | Samenleving, Publieke Gezondheid & Zorg |
Verordening ex artikel 212 Gemeentewet
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Zorg Groningen (hierna PG&Z) besluit,
gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 212 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de PG&Z.
Artikel 1. Definities en algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de PG&Z-organisatie en ten behoeve van de daarover af te leggen verantwoording. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de PG&Z-organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de PG&Z. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder bestuursbesluiten.
Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
De financiële administratie, het financiële beheer en voorts alle werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening worden door de regeling opgedragen aan de gemeente Groningen, overeenkomstig het voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activa
Voor de waardering en afschrijving van vaste activa worden de door het gemeentebestuur van Groningen vastgestelde gedragslijnen gevolgd, zoals die zijn neergelegd in de Financiële verordening van de gemeente Groningen.
Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
Artikel 14. Financieringsfunctie
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur ter vaststelling een Treasurystatuut aan waarin regels worden gegeven inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.
Het dagelijks bestuur stelt op voorstel van de gemeente Groningen nadere regels op ter uitvoering van het in het eerste lid gestelde, alsmede regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening; het dagelijks bestuur legt deze regels vast in een apart besluit.
Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en geeft een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen, alsmede een inschatting van de weerstandscapaciteit; ook geeft hij inzicht in de vraag in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Daarbij wordt toepassing gegeven aan het ter zake geregelde in de Financiële verordening van de gemeente Groningen.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actueel onderhoudsplan voor gebouwen en biedt deze ter behandeling en vaststelling aan het algemeen bestuur aan. Het onderhoudsplan bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan: personeelskosten, kosten inleenkrachten, kosten van ingehuurde externen, huisvestingskosten, automatiseringskosten.
Artikel 20. Verbonden partijen
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op wijzigingen: nieuwe verbonden partijen, beëindiging of wijziging van bestaande verbonden partijen; voorts wordt opgenomen informatie die van belang is voor een oordeel over voortzetting van de relatie met de verbonden partijen.
Artikel 21. Verstrekking subsidies
Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verstrekking subsidies ter vaststelling aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
De gemeente Groningen draagt er zorg voor dat de administratie zodanig van opzet en werking is dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Artikel 25. Aanbesteding en inkoop
De gemeente Groningen draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie ter zake.
Artikel 26. Bekendmaking en Inwerkingtreding
De bekendmaking van de verordening gebeurt door plaatsing in de gemeentebladen van de deelnemende gemeenten. De verordening treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. De verordening heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2016. De eerdere Financiële verordening H&OG (Hulpverlening en Openbare Gezondheidszorg Groningen) wordt per 1 januari 2016 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 februari 2016,
de voorzitter, de secretaris,
TOELICHTING BIJ DE FINANCIELE VERORDENING PG&Z
Bij het opstellen van de verordening is zoveel mogelijk uitgegaan van de modelverordening van de VNG. Die heeft echter betrekking op een gemeentelijke verordening. Dat heeft tot aanpassingen geleid. Ook is de tekst van het model waar mogelijk vereenvoudigd.
Omdat de PG&Z-regeling de werkzaamheden van de regeling heeft opgedragen aan de gemeente Groningen is in het eerste artikel de relatie met de regeling beschreven en voorts bepaald dat de gemeente Groningen uitvoering geeft aan de werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening overeenkomstig het voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.
Voor de PG&Z moet er een programmabegroting worden opgesteld, in overeenstemming met het BBV, er moet een rechtmatigheidtoets door de accountant plaatsvinden en er moeten twee verordeningen worden opgesteld: een Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet en een Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van het algemeen bestuur tot uiting komt. Het algemeen bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast en aspecten waarop het algemeen bestuur wil sturen en controleren.
Het algemeen bestuur bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen.
Het algemeen bestuur stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het dagelijks bestuur - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een productraming op. Het dagelijks bestuur is vrij in de keuze van het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting.
Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het algemeen bestuur bij de programmabegroting en verantwoording desgewenst een overzicht ontvangt van de producten er de bijbehorende programma’s.
Dit artikel voorziet in de jaarlijkse productie van een meerjarenbegroting in de zin van een begroting op hoodflijnen voor de komende vier jaar.
Artikel 6. Uitvoering begroting
In dit artikel legt het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het dagelijks bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma’s van de begroting.
Het algemeen bestuur legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur de zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen genoemd in met name artikel 4, eerste lid, zal kunnen voldoen.
De verordening geeft in het eerste en tweede lid bij het dagelijks bestuur de opdracht om voor de inrichting van de financiële organisatie verschillende maatregelen te treffen, op het gebied van interne controle, waaronder een adequate functiescheiding. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig.
Artikel 8. Tussentijdse rapportage en informatie
Dit artikel formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van het algemeen bestuur. Op basis van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Dit artikel is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur, c.q. de controle van het algemeen bestuur daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld.
Artikel 10. Financiële positie
Het algemeen bestuur geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het dagelijks bestuur voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe het algemeen bestuur bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert.
Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa
De financiële verordening van de gemeente Groningen wordt ter zake gevolgd.
Artikel 13. Kostprijsberekening
In het eerste lid van dit artikel wordt de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven bepaald, conform de eis neergelegd in artikel 212, lid 2, letter b Gemeentewet.
Artikel 14. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie bevat. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt het algemeen bestuur doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het dagelijks bestuur gelden.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen onontbeerlijk. Het dagelijks bestuur dient zorg te dragen voor actuele en juiste registratie.
Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement
Waar de regeling risico’s niet met een verzekering of anderszins kan of wil opvangen, dient het weerstandsvermogen daarop berekend zijn, zonder dat uiteraard elk risico kan worden vermeden. Bij begroting en jaarstukken moet op grond van dit artikel inzicht worden geboden in risico’s en weerstandscapaciteit.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
Dit artikel regelt de begrotings- en verantwoordingsinformatie over het onderhoud aan kapitaalgoederen. Het dagelijks bestuur dient een onderhoudsplan voor de gebouwen van de regeling ter besluitvorming voorleggen aan het algemeen bestuur.
Dit artikel bepaalt dat over een tweetal onderwerpen betreffende de financiering wordt gerapporteerd.
Dit artikel schept de mogelijkheid dat het algemeen bestuur zijn informatiebehoefte formuleert aangaande de bedrijfsvoering.
Artikel 20. Verbonden partijen
Dit artikel regelt dat het algemeen bestuur door het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over de verbonden partijen. Op basis daarvan kan het algemeen bestuur het beleid over verbonden partijen vaststellen.
Artikel 21. Verstrekking subsidies
Voor de verstrekking van subsidie dient, mede met het oog op de rechtmatigheid, een kader te worden vastgesteld. Dit artikel beoogt dat dit kader periodiek wordt geformuleerd, mede op basis van een actueel inzicht in de feitelijke subsidiepraktijk.
Dit artikel geeft de kaders voor de inrichting van de administratie. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Dat wat ter zake moet gebeuren is expliciet neergelegd bij de gemeente Groningen.
Artikel 23. Financiële administratie
Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie. Door de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie. Dit artikel regelt de eisen waaraan bij de inrichting en werking van de financiële administratie en bij de verschillende verantwoordingsmomenten moet worden voldaan. Ook hier wordt de gemeente Groningen expliciet de zorg ter zake opgedragen.
Artikel 24. Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie bepaald. Daartoe stelt de gemeente Groningen regels voor de ambtelijke organisatie. De geformuleerde uitgangspunten vormen kaders met een voor het dagelijks bestuur verplichtend karakter.
Artikel 25. Aanbesteding en inkoop
Dit artikel legt vast dat de gemeente Groningen er zorg voor draagt regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en de inkoop van goederen en diensten. Daarbij moet uiteraard de regelgeving van de Europese Unie worden nageleefd. Door in dit artikel die regels op te nemen, kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of deze zijn nageleefd. Daarmee is het vaststellen van de regels een onderdeel van het rechtmatigheidsbeleid. In dat kader wordt ook het systeem van interne regels beoordeeld door de accountant.