CVDR398157_1CONTROLEVERORDENING PG&ZnlregelingGrootegast2016-03-10WesterkwartierGemeenteblad 10-03-2016 via de digitale
voorziening GVOPControleverordening PG en ZWet gemeenschappelijke regelingen, art. 35Gemeentewet, art. 213gemeenteraadmaatschappelijke zorg en welzijn2016-02-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-03-102016-01-012021-01-01Nieuwe regeling, deze regeling vervangt de controleverordening Hulpverlening en openbare gezondheidszorg GroningenSamenlevingszaken, Publieke Gezondheid & Zorg.Besluit accountantscontrole decentrale overhedenArtikel 28 van de gemeenschappelijke regeling PG & ZGeen.CONTROLEVERORDENING PG&ZVerordening ex artikel 213 GemeentewetHet algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid
& Zorg (PG&Z) besluit,gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213
Gemeentewet, en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden,met in achtneming van het gestelde in artikel 28 van de gemeenschappelijke
regeling PG&Zvast te stellen de:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie van de PG&Z.1.Definities en algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder: Accountant: de
in artikel 213 lid 2 bedoelde, bevoegde deskundige die door het
algemeen bestuur wordt aangewezen en wordt belast met de controle
van de jaarrekening, de verstrekking van de accountantsverklaring en
het uitbrengen van het verslag van bevindingen.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel
197 Gemeentewet/artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen
bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant. Bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op grond van het
zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet met betrekking tot de
reikwijdte van de controle nadere regels worden gesteld.
Accountantsverklaring: de op grond van de
accountantscontrole door de accountant te verstrekken verklaring
waarin die aangeeft:
of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de
baten en lasten als de grootte en samenstelling van het
vermogen;
of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig
tot stand zijn gekomen;
of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de
bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen
regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet. Verslag van bevindingen: het door de accountant
op grond van de accountantscontrole op schrift te stellen
verslag van bevindingen over ten minste over
onrechtmatigheden in de jaarrekening en over de vraag of de
inrichting van het financiële beheer en van de financiële
organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording
mogelijk maken. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen op
grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet
met betrekking tot de reikwijdte van de verslaglegging
nadere regels worden gesteld.Programma van eisen: een jaarlijks vóór de
accountantscontrole door het algemeen bestuur in overleg met
de accountant op te stellen specificering van de opdracht
tot controle van de jaarrekening; betreffende ten
minste:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende
rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende, tussentijds uit te voeren controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de eventuele aanvullende
tussentijdse rapportering.Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:
het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de
vastlegging daarvan in overeenstemming met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
decentrale overheden. GGD: Gemeentelijke
Gezondheidsdienst; een organisatie-eenheid van de gemeente Groningen
zoals gedefinieerd in artikel 3g van het Organisatiebesluit Gemeente
Groningen, belast met de uitvoering van de werkzaamheden van de
gemeenschappelijke regeling PG&Z, met uitzondering van de
werkzaamheden genoemd bij de RIGG.RIGG: Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten;
een (tijdelijke) organisatie-eenheid, belast met de inkoop van en
advisering over de Jeugdzorg voor de 23 Groninger gemeenten.
Alle werkzaamheden die voortvloeien uit deze verordening worden door
de regeling opgedragen aan de gemeente Groningen, overeenkomstig het
voor de overige werkzaamheden van de regelingen gestelde in artikel
10 van de gemeenschappelijke regeling PG&Z.
Op hetgeen is bepaald in deze verordening of wordt besloten op basis
van deze verordening is het gestelde in artikel 13, vierde lid, van
de gemeenschappelijke regeling PG&Z van toepassing, alsmede het
in de hoofdstukken III en IV van die regeling bepaalde.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het college van
burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen accountant.
Het algemeen bestuur stelt het programma van eisen voor de
accountantscontrole vast en de periode waarvoor de accountant wordt
aangewezen
Het algemeen bestuur kan onder meer eisen opnemen over de controle
van posten in de jaarrekening; het kan tevens producten of
onderdelen aanwijzen waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden; het algemeen bestuur kan dat
doen onder vaststelling van de daarbij te hanteren
rapporteringstoleranties.
De accountant verricht ook werkzaamheden bij het leveren van de
informatie aan de gemeenten door de RIGG over de bestedingen van hun
budgetten van de Jeugdzorg bij de gecontracteerde zorgaanbieders.
Die budgetten maken geen deel uit van de begroting van de RIGG, cq
de PG&Z.
3.Informatieverstrekking door dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van
de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de
jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s,
bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen,
overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage
liggen en voor deze goed toegankelijk zijn.
Met inachtneming van de door het algemeen bestuur bepaalde
termijnen, onverlet wettelijke bepalingen ter zake, overlegt het
dagelijks bestuur de gecontroleerde jaarrekening, de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het
algemeen bestuur.
Alle informatie die beschikbaar komt na afgifte van de
accountantsverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening
door het algemeen bestuur en die van invloed is op het beeld dat de
jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan
het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
4.Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard
en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de directeur
van de RIGG dan wel de door deze laatste aangewezen
functionaris.
5.Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de
accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen,
werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de GGD en de
RIGG.
De accountant is bevoegd om van elke ambtenaar mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het
gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat de ambtenaar
hieraan zijn medewerking verleent.
Het gemeentebestuur van Groningen draagt er zorg voor dat alle
organisatie-eenheden van de GGD en de RIGG zijn gehouden de
accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich
een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige
totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde
beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.
6.Overige controles en opdrachten
Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het
uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over
deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het
beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de
controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen
bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het
algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang is
van de PG&Z.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan
derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.)
en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel
van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is
het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een
andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien
dit in het belang is van de PG&Z.
7.Rapportering
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een
afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan de
directeuren van de GGD en de RIGG en het dagelijks bestuur
voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.
De accountant bespreekt desgewenst voorafgaand aan de
bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen
met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.
8.Bekendmaking en InwerkingtredingDe bekendmaking van de verordening gebeurt door plaatsing in de
gemeentebladen van de deelnemende gemeenten. De verordening treedt in
werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. De verordening heeft
terugwerkende kracht tot en met 1 januari 20156. De eerdere
Controleverordening H&OG (Hulpverlening en Openbare Gezondheidszorg
Groningen) wordt per 1 januari 2016 ingetrokken.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening
PG&Z”.Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 februari
2016,de voorzitter, de secretaris,TOELICHTING BIJ DE CONTROLEVERORDENING PG&ZVoorafBij het opstellen van de verordening is zoveel mogelijk uitgegaan van de
modelverordening van de VNG. Die heeft echter betrekking op een
gemeentelijke verordening. Dat heeft tot aanpassingen geleid. Ook is de
tekst van het model waar mogelijk vereenvoudigd.Artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling bepaalt dat er een door het
college van burgemeester en wethouders van Groningen aangewezen deskundige
is die belast is met de controle op het financieel beheer en de boekhouding
van de door het algemeen bestuur aangewezen functionaris.AlgemeenVoor de PG&Z moet er een programmabegroting worden opgesteld, in
overeenstemming met het BBV, er moet een rechtmatigheidstoets door de
accountant plaatsvinden en er moeten twee verordeningen worden opgesteld:
een Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet en een
Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet.213Gemeentewet
De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het
financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.
Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële
beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt
getoetst.
De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel
393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met
de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het
daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen
van een verslag van bevindingen.
De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle
aan of:
de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten
en lasten als de grootte en samenstelling van het
vermogen;
de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot
stand zijn gekomen;
de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij
of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen
regels, bedoeld in artikel 186 en
het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen
over:
de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van
de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken en
onrechtmatigheden in de jaarrekening.
De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het
college.
Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden
gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging
omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.
Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke
dienst worden aangesteld en worden in dat geval door de raad
benoemd, geschorst en ontslagen.
ArtikelsgewijsArtikel 1. DefinitiesIn dit artikel zijn onder meer de GGD en de RIGG gedefinieerd, in relatie
tot de PG&Z en zijn jaarrekening.Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording
afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging
van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken
moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De
accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur.
Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant formeel aanwijst. Op
grond van de regeling wordt de accountant aangewezen die de gemeenteraad van
Groningen aanwijst. Die krijgt om dezelfde redenen de opdracht die ook de
gemeente Groningen heeft gegeven. Het bestuur moet echter de mogelijkheid
houden de accountant een aanvullende opdracht te geven. Daarin voorziet het
derde lid. Het algemeen bestuur stelt een programma van eisen op waaraan de
accountantscontrole moet voldoen. Dit wordt vastgelegd in een
controleprotocol dat feitelijk onderdeel uitmaakt van de opdrachtverlening.
Ook voor dit controleprotocol kan aansluiting worden gezocht bij het door de
gemeente Groningen op te stellen protocol.Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuurArtikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks
bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur
op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de
accountant beschikbaar te stellen.Artikel 4. Uitvoering controleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het dagelijks bestuur bij de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend.Ter bevordering van een soepele accountantscontrole moet periodiek overleg
worden gevoerd tussen de accountant en de directeuren van de GGD en de RIGG.
Het ligt om praktische redenen niet in de rede hier voor het dagelijks
bestuur als overlegpartner te kiezen. Uitwisseling van informatie is ook
gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieDe accountant is – zie hiervoor - leidend bij de inrichting van de
accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook
onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de
bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit
natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening kunnen er meer werkzaamheden zijn die
de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de
accountant voor onder andere dit soort andere accountantscontroles is een
bevoegdheid van het dagelijks bestuur (naar analogie van de bij gemeenten
bij het college van B&W gelegde bevoegdheid). Artikel 7. RapporteringArtikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de
door de accountant uitgevoerde controles. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur
gevraagde tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid
van artikel 7 regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift
krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur.
Dit met het oogmerk dat het dagelijks bestuur mogelijkheden om nog tijdig
maatregelen tot herstel te treffen kan benutten.Het derde lid voorziet in de mogelijkheid dat het algemeen bestuur zich,
zonder tussenkomst van het dagelijks bestuur, laat informeren door de
accountant.