Organisatie | Veiligheidsregio Twente |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit mandaat, volmacht en machtiging |
Citeertitel | Mandaatbesluit VRT 2016 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Mandaatbesluit van 21 januari 2011.
Algemene wet bestuursrecht, afdeling 10.1.1
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-03-2016 | nieuwe regeling | 24-02-2016 Blad gemeenschappelijke regeling, 04-03-2016 | Onbekend. |
Het dagelijks bestuur en de voorzitter van de Veiligheidsregio Twente, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;
het uit het oogpunt van doelmatig bestuur en een betere en snellere dienstverlening door middel van vergroting van de efficiency, met behoud van voldoende bewaking van financiële, juridische en bestuurlijk-maatschappelijke risico’s en de mogelijkheid tot dienovereenkomstige sturing van besluitvorming wenselijk is de daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden van het dagelijks bestuur respectievelijk van de voorzitter, door medewerkers van de Veiligheidsregio Twente, ondergeschikt aan de genoemde bestuursorganen, of – in een enkel geval – door anderen kunnen worden uitgeoefend;
Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Vast te stellen de volgende Besluit mandaat, volmacht en machtiging
Het bezitten van mandaat houdt tevens de opdracht van de voorzitter tot ondertekening op de grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet in.
Artikel 7 instructies voor het gebruik van de gegeven mandaten
De ondertekening van een besluit dat in mandaat is genomen, geschiedt met gebruikmaking van de navolgende formulering:
Namens het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Twente
(vier regels wit voor de handtekening)
(volgt de naam van de ondertekenaar)
(volgt de omschrijving van de functie van de ondertekenaar).
In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 24 februari 2016,
De secretaris, De voorzitter,
H.G.W. Meuleman dr. G.O. van Veldhuizen
Toelichting bij het Mandaatbesluit Veiligheidsregio Twente 2016
Bijna dagelijks moeten besluiten worden genomen binnen de Veiligheidsregio Twente. Het zou niet werkbaar zijn als deze alle worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Daarom wordt voor veel routinematige besluiten mandaat verleend.
Het Mandaatbesluit VRT 2016 vervangt het mandaatbesluit dat op 21 januari 2011 door het dagelijks bestuur is vastgesteld en alle daarop aangebracht wijzigingen.
In dit mandaatbesluit is geregeld hoe bevoegd kan worden besloten en gehandeld door functionarissen die in naam van het bestuursorgaan optreden. De mandaatregeling kent ten opzichte van de vorige mandaatregeling een geheel nieuwe opzet. Werd in de oude mandaatregeling nog uitgegaan van uitputtende regeling van gemandateerde bevoegdheden, in de nu voorliggende regeling wordt andersom geredeneerd. Alle bevoegdheden binnen het taakgebied van een cluster worden gemandateerd aan de kolomverantwoordelijke (de gemandateerde), tenzij het gaat om een bevoegdheid die is opgenomen in de uitzonderingenlijst. Deze bevoegdheden blijven voorbehouden aan het dagelijks bestuur.
Deze opzet van de mandaatregeling heeft enkele belangrijke voordelen:
1. Er hoeft geen uitputtende lijst van gemandateerde bevoegdheden te worden opgesteld.
2. De lijst behoeft nauwelijks tussentijdse aanpassing, omdat er niet hoeft te worden gereageerd op gewijzigde of nieuwe wetgeving.
3. Er ontstaat duidelijkheid voor de organisatie. De uitgebreide overzichten hoeven niet bij ieder discussiepunt te worden doorgenomen. Het gebruik van een bevoegdheid is gemandateerd, tenzij de bevoegdheid op de uitzonderingenlijst staat.
4. De kans op bevoegdheidsgebreken is minder groot. Het vaststellen van een uitputtend overzicht van alle benodigde mandaten is een fictie. Vanuit praktische overwegingen wordt door de organisatie dan toch vaak een verleend mandaat aangenomen, terwijl dat er formeel niet is.
De samenstelling van de uitzonderingenlijst is gebaseerd op de praktijk van de afgelopen twee jaar en geagendeerde onderwerpen in het dagelijks bestuur.
Overigens is het wel zo dat het verlenen van mandaat niet betekent dat het dagelijks bestuur niet meer verantwoordelijk is. In tegenstelling tot delegatie, waarbij bevoegdheden worden overgedragen door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur daarna geen verantwoordelijkheid meer draagt, blijft het dagelijks bestuur in dit geval wel het bevoegde bestuursorgaan. (Onder-) gemandateerden dienen zich bij de afwegingen die gepaard gaan met besluitvorming ervan bewust te zijn dat het dagelijks bestuur en de voorzitter verantwoordelijk blijven voor de besluiten die zijn genomen.
In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een algemene regeling opgenomen over mandaat in afdeling 10.1.1. In artikel 10 Awb is bepaald dat onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Mandaat heeft alleen betrekking op die (rechts-)handelingen die een besluit als bedoeld in de Awb betreffen. In de Awb wordt verstaan onder een besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Het verlenen van (onder)mandaat betekent dus het verlenen van de bevoegdheid om te besluiten. Dit betekent dat de (onder)gemandateerd ook degene is die het besluit ondertekent, tenzij dit anders is geregeld.
De voorzitter van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur is op grond van art. 11, lid van de Wet veiligheidsregio’s bevoegd om de veiligheidsregio in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Op deze wijze kan de veiligheidsregio rechtshandelingen verrichten. De voorzitter kan deze volmacht opdragen aan anderen.
Bij volmacht wordt een privaatrechtelijke bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten (zoals het sluiten van een overeenkomst en de koop en verkoop van roerende en onroerende zaken), toegekend aan een ambtelijke functionaris.
Bij machtiging gaat het om feitelijke handelingen die worden uitgevoerd namens het dagelijks bestuur en die op zich geen juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld het toezenden van een brief met gevraagde informatie of een mededeling over het verdere verloop van een procedure.
In het Mandaatbesluit VRT is een uitzonderingenlijst opgenomen. Hierin staat bij welke bevoegdheden besluitvorming is voorbehouden aan het dagelijks bestuur. In die gevallen waarin sprake is van het gebruik van mandaat, volmacht of machtiging is er altijd sprake van vertegenwoordiging. Er wordt gehandeld namens het dagelijks bestuur. De bevoegdheid kan, indien dit is toegestaan, ook door gemandateerd worden (ondermandaat).
Er wordt een algemeen mandaat verleend aan de kolomverantwoordelijkheden. Beperking wordt gegeven in artikel 3, waarin de uitzonderingen op het algemene mandaat zijn bepaald. De (onder)mandaatgever kan te allen tijde specifieke instructies geven (artikel 10:6 Awb). Alle beslissingen dienen in overeenstemming te zijn met ter zake geldende regelingen, voorschriften, beleidsuitgangspunten en voorwaarden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Regeling budgetbeheer.
In dit artikel zijn de bevoegdheden genoemd die in ieder geval aan het dagelijks bestuur zijn voorbehouden. Daarnaast is het aan de gemandateerde om te bepalen in welke gevallen bij een verleend mandaat toch de portefeuillehouder of zelfs het dagelijks bestuur in te schakelen.
Artikel 4 Overige uitzonderingen
Voor de VRT worden enkele personele regelingen uitgevoerd door externe organisaties. Deze bevoegdheden vallen buiten het algemene mandaat.
De gemandateerde krijgt de bevoegdheid om binnen zijn eigen kolom ondermandaat te verlenen. (Onder)mandaat buiten de organisatie is voorbehouden aan het dagelijks bestuur, tenzij het gaat om medewerkers die werkzaamheden uitvoeren binnen de dienstverleningsovereenkomst met de Regio Twente. De verleende ondermandaten worden in een overzicht bijgehouden. Het is aan de gemandateerde om op een verantwoorde wijze invulling te geven aan dit ondermandaat.
Een verleend mandaat houdt tevens de opdracht tot ondertekening in van de voorzitter op grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet. Ondertekening geschiedt dan voor de Veiligheidsregio Twente.
In dit artikel is de wijze van ondertekening geregeld. Daarnaast is bepaald in welke gevallen de betrokken portefeuillehouder ingelicht moet worden. In overleg met de portefeuillehouder kan worden bepaald om een kwestie alsnog ter besluitvorming voor te leggen aan het dagelijks bestuur.
In dit artikel wordt de vervanging geregeld.