CVDR397569_1Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016nlregelingLeeuwarden2018-06-08LeeuwardenRegeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016Verordening Informatiebeheercollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2016-02-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-012018-01-01Nieuwe regeling3GeenGeenRegeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016Burgemeester en Wethouders;

Gelet op het feit dat het Gemeentearchief al geruime tijd opgegaan is in het Historisch Centrum Leeuwarden;

Dat met het Historisch Centrum Leeuwarden beoogd wordt een brede publieksvoorziening in te richten op het gebied van de historische ontwikkeling van de Gemeente Leeuwarden, de stad en de dorpen;

Dat daarbinnen is opgenomen de aangewezen archiefbewaarplaats, zoals voorzien in de Archiefwet (besluit College 24 juni 2008, nr. 9 en 15 oktober 2013, nr. 5);

Dat, gelet op artikel 12 van de Verordening Informatiebeheer Leeuwarden 2016 en gelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komen;

 Besluiten: Het Historisch Centrum Leeuwarden aan te wijzen als het gemeentelijke informatie- en activiteitencentrum voor de geschiedenis van de gemeente Leeuwarden en haar omgeving  Het Historisch Centrum Leeuwarden heeft tot taak

op lokale schaal te fungeren als kenniscentrum voor het historisch erfgoed, dat wil zeggen op het gebied van behoud, beheer en beschikbaar stellen van historische informatie en

archieven en verzamelingen, die van belang zijn voor de Leeuwarder samenleving en haar geschiedenis te verwerven.

 En daarbij de volgende regeling vast te stellen:Begripsbepalingen Artikel 1

De wet: de Archiefwet 1995.

Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden en de J.W. de Visserwei 10 9001 ZE te Grou;

HCL: Het Historisch Centrum Leeuwarden: de organisatorische eenheid van de ambtelijke organisatie, waaronder de archiefbewaarplaats.

Gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris,;

De sectormanager De functionaris die belast is met de leiding over het HCL;

Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Wet.

Collectie: Archiefbescheiden, als bedoeld in de Archiefwet, en verzamelingen, berustend bij het HCL;

Het college: college van burgemeester en wethouders.

Inrichting Artikel 2De sectormanager stelt met in achtneming van de geldende wettelijke regels en dit besluit een regelement vast met betrekking tot de inrichting van de archiefbewaarplaats, de bewaarplaats voor de overige onderdelen van de collectie en het gebruik en het beschikbaar stellen van de collectie. Tevens worden in dit reglement regels vastgesteld omtrent het bezoeken en het gebruik van de ruimten van het HCL.Leiding  Artikel 3

Aan het hoofd van het HCL staat de sectormanager, die belast is met de leiding over het HCL

Hij treedt naar buiten toe op als directeur van het HCL.

Hij is belast met de uitvoering van het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en met de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden en de daarmee annex zijnde verzamelingen.

De gemeentearchivaris is voor zo ver de wet daarin voorziet, bevoegd de sectormanager aanwijzingen te geven voor de uitvoering van het beheer en die te toetsen aan wet- en regelgeving met betrekking tot de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden. De sectormanager voert aanwijzingen van de gemeentearchivaris, die gericht zijn op het in overeenstemming brengen van het beheer met de wet, uit.

De sectormanager is bevoegd regelingen en plannen betreffende de uitvoering van het beheer van de archiefbewaarplaats op te stellen en te wijzigen.

Deze behoeven de instemming van de gemeentearchivaris, voor zover de wet bepaalt.

De gemeentearchivaris heeft onbeperkt toegang tot de archiefbewaarplaats en andere ruimten waar archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten ter inzage worden gegeven, tentoongesteld of anderszins krachtens dit besluit beschikbaar worden gesteld.

 Artikel 4De sectormanager is belast met het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijke staat van de in de archiefbewaarplaats berustende collectie. Artikel 5

De sectormanager is belast met de beveiliging van de collectie tegen calamiteiten, diefstal en onrechtmatig gebruik.

De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris.

De sectormanager stelt een veiligheidsplan voor het HCL vast. In het veiligheidsplan geeft de sectormanager aan op welke wijze de archiefbescheiden behoed worden tegen calamiteiten en indien zich calamiteiten voordoen, welke maatregelen genomen worden om schades zoveel mogelijk te beperken en te herstellen. Dit veiligheidsplan wordt regelmatig geactualiseerd.

 Beschikbaar stellen collectie Artikel 6Ter bevordering van openbaarheid en de cultuurparticipatie is de sectormanager belast met het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie, behoudens in wettelijke voorschriften of door de gemeentearchivaris ten aanzien van de archiefbescheiden op grond van de wet gestelde beperkingen. Artikel 7De sectormanager is belast met het bevorderen van de belangstelling voor Leeuwarden en zijn geschiedenis. Daartoe worden o.a. presentaties en exposities georganiseerd mede op basis van de collectie. Verwerving  Artikel 8

De sectormanager hanteert voor de verwerving van archiefbescheiden en andere bescheiden, voorwerpen en dergelijke een acquisitieplan waarin aangegeven wordt van welke sectoren van de gemeentelijke samenleving en op welke wijze archieven en verzamelingen verworven worden voor opname in de archiefbewaarplaats. Dit plan wordt naar behoefte geactualiseerd.

De sectormanager is na instemming van de gemeentearchivaris bevoegd archiefbescheiden van derden, andere dan overheidsinstellingen, op te nemen in de archiefbewaarplaats indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang is.

De sectormanager is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot opneming, bewaring, overdracht, schenking en bruikleen van kunstvoorwerpen, voor zo ver daartoe budget beschikbaar gesteld is.

Omtrent aankopen van archiefbescheiden waartoe het budget niet toereikend is, worden na overleg met de gemeentearchivaris door de sectormanager voorstellen aan het college gedaan.

Beperkingen op openbaarheid  Artikel 9

De gemeentearchivaris kan alsnog beperkingen stellen aan de openbaarheid, voor zover voorzien in de artikelen 15, 15a, 16 en 17 van de Archiefwet 1995, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden wanneer zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid zouden hebben geleid.

De gemeentearchivaris is bevoegd tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ter zake van archiefbescheiden, die uit anderen hoofde dan bedoeld onder het eerste lid van art. 16 Archiefwet 1995, in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten en overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995.

Opheffen van beperkingen Artikel 10 De gemeentearchivaris is bevoegd tot het beslissen op een verzoek om tijdelijke opheffing van beperkende bepalingen ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen het belang tot raadpleging of gebruik daarvan.Uitvoering Beheer Artikel 11

Van de te beheren archiefbescheiden en verzamelingen houdt de sectormanager een betrouwbare en deugdelijke registratie bij die te allen tijde raadpleegbaar is en overeenkomt met de plaatsing van de archieven en verzamelingen in de archiefbewaarplaats.

De sectormanager draagt zorg voor een adequate en actuele beschrijving van de materiële toestand van de archiefbescheiden overeenkomstig de wet en de daarop berustende regelingen en het overige deel van de collectie.

Van elk door de sectormanager geconstateerd feit van vermissing of beschadiging van archiefbescheiden, nadat deze zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats, stelt de sectormanager een procesverbaal op en tekent dit aan in een collectieschaderegistratie van de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris wordt hierover, onder de vermelding van de omstandigheden, geïnformeerd.

Dienstverlening Artikel 12

De sectormanager stelt de archiefbescheiden en / of gegevens uit die bescheiden in principe kosteloos beschikbaar voor inzage aan derden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden die bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zijn, zich daartegen niet verzetten. Hij verstrekt daarvan of daaruit op verzoek afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

De sectormanager hanteert een regeling voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan derden op de locatie van vestiging van de archiefbewaarplaats.

De archiefbescheiden worden alleen op de locatie van vestiging van de archiefbewaarplaats in de daartoe geëigende ruimten en onder toezicht ter beschikking gesteld. Het verlenen van inzage, het tentoonstellen of enig ander gebruik van de archiefbescheiden op andere locaties die in gebruik zijn bij opdrachtnemer, kan alleen geschieden indien aan de voorwaarden voor veilige en adequate bewaring bij of krachtens de wet gesteld is voldaan.

De beschikbaarstelling van de archiefbescheiden vindt plaats op een redelijk dienstverleningsniveau.

Tweejaarlijks vindt evaluatie plaats van de uitvoering van de dienstverlening.

 Artikel 13

De gemeentearchivaris wijst een verzoek tot inzage geheel of gedeeltelijk af indien er beperkingen gesteld zijn aan de openbaarheid, de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of de bescheiden niet veilig aan de verzoeker kunnen worden toevertrouwd. Die afwijzing wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de verzoeker.

In spoedeisende gevallen kan de sectormanager of een door hem aangewezen medewerker dit vooreerst mondeling doen. Daarna zal de gemeentearchivaris, indien een verzoeker daarom vraagt binnen 4 weken na binnenkomst van het verzoek daartoe een definitief besluit nemen

 Artikel 14Uitlening als bedoeld in artikel 18 van de wet vindt slechts plaats na voorafgaande instemming van de gemeentearchivaris door middel van een schriftelijke overeenkomst tussen de sectormanager en de verzoekende instelling. Artikel 15

Op verzoek van medewerkers van instellingen die op grond van de wet of overeenkomst verplicht zijn hun archiefbescheiden over te dragen aan de archiefbewaarplaats wordt door of namens de sectormanager onderzoek verricht naar of in de archiefbescheiden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten.

Hij verstrekt daarvan of daaruit op verzoek van opdrachtgever gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.

 Artikel 16

De sectormanager is bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te (laten) doen naar of in de archiefbescheiden, voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten.

Hij verstrekt daarvan of daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

-De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.

 Artikel 17De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door de opdrachtnemer verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht tot maximaal het bij of krachtens de Legesverordening Leeuwarden 2012 of krachtens een daaropvolgende regeling tot het in rekening brengen van de dienstverlening vastgestelde tarief. Slotbepalingen Artikel 18

Dit besluit treedt na bekendmaking van de Verordening Informatiebeheer gemeente Leeuwarden 2016 met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2016.

Het Besluit Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2012 wordt ingetrokken

Dit besluit kan worden aangehaald als “Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016”

Toelichting  Over het algemeen is de regeling duidelijk. Op een paar onderdelen volgt hieronder nog een toelichting: Artikel 8In het acquisitieplan geeft de sectormanager aan met wat voor archiefbescheiden en andere documenten of ( kunst-) voorwerpen hij/zij de collectie wil uitbreiden. Hij doet daarbij verantwoording van de prioriteiten die hij wil stellen. Uiteraard is de doelstelling dat het gaat om voorwerpen en archieven en verzamelingen die van belang zijn voor de Leeuwarder samenleving en haar geschiedenis.  De gemeentearchivaris heeft op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995,zeggenschap over wat er in de archiefbewaarplaats opgenomen wordt.Deze functionaris zal daarom toestemming moeten geven voor het onderbrengen van te verwerven collectieonderdelen die in de archiefbewaarplaats zullen worden ondergebracht. Intern zullen sectormanager en gemeentearchivaris daarvoor een werkproces moeten beschrijven. Artikel 12Bij de beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de daarmee samenhangende dienstverlening wordt gestreefd om deze volgens de daarvoor geldende landelijke normen te doen plaatsvinden.Binnen het HCL geldt op dit moment een handvest dienstverlening. Deze wordt op de website van het HCL gepubliceerd. Zie https://historischcentrumleeuwarden.nl/over-ons/informatiecentrum/handvest-dienstverlening (geraadpleegd op 22 oktober 2015). Aan de hand hiervan kan bij de tweejaarlijkse evaluatie de kwaliteit van de dienstverlening worden getoetst. In genoemd handvest staan onder andere normen met betrekking tot de openingstijden van het Historisch Centrum Leeuwarden.Het handvest gaat ook uit van de gelijkwaardigheid van de Friese en Nederlandse taal en gaat er vanuit dat deskundig personeel het publiek behulpzaam is, indien dit nodig is. Deze normering is afhankelijk van de tijd waarin zij geldt. De normering kan dan daar ook op aangepast worden.Om die reden wordt in dit artikel gesproken van een redelijk dienstverleningsniveau. Concordans  Overzicht van wijzigingen ten opzichte van de Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2012 

 Regeling HCL 2012Regeling HCL 2016Overwegingen(besluit College 24 juni 2008, nr. 9);(besluit College 24 juni 2008, nr. 9 en 15 oktober 2013, nr. 5OverwegingenDat gelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komenDat, gelet op artikel 12 van de Verordening Informatiebeheer Leeuwarden 2016 engelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komenArtikel 1 lid 2 Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden;Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden en de J.W. de Visserwei 10 9001 ZE te Grou; Artikel 1 lid 4 Gemeentearchivaris: 4.de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris, of zo geen zodanige gemeentearchivaris mocht zijn of worden benoemd: de gemeentesecretaris;Gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris; Artikel 1 lid 6 Archiefbescheiden:1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met, of door beschikkingen van instellingen of van personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Wet. Artikel 5 lid 2 De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris en de provinciale archiefinspecteur.De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris en de provinciale archiefinspecteur. Artikel 15 lid 3 De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authentiseren.De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.