| Organisatie | Nuth |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Nuth |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Nuth 2016 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Artikel 25 bevat overgangsrecht.
Deze regeling vervangt het Organisatiebesluit gemeente Nuth 2013.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-03-2016 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 16-02-2016 Elektronisch Gemeenteblad, 01-03-2016 | Z.12619 INT.13748 |
Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Nuth:
gelet op de artikelen 103, 2e lid en 160, lid 1 onder C van de Gemeentewet;
Gelezen het advies van de Ondernemingsraad (Advies inzake organisatieontwikkeling 2015/2016) van 9 december 2015 o.g.v. artikel 25, lid 1 sub e van de Wet op de Ondernemingsraden;
In aanmerking nemend het Functieboek gemeente Nuth 2011, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 1 november 2011:
vast te stellen het besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Nuth;
Hoofdstuk 1 Ambtelijke organisatie
Artikel 4 Producten van afdelingen
De afdelingen leveren de volgende hoofdproducten:
Afdeling Publieke Dienstverlening
Cluster Wonen en Bouwen: toepassing en uitvoering van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsvergunning en aanverwante wet- en regelgeving, toepassing en uitvoering van de Algemene Plaatselijke Verordening, de Drank- en Horecawet en aanverwante wet- en regelgeving, en toezicht, controle en handhaving van vergunningen.
Cluster Informatiecentrum: waaronder toepassing en uitvoering van de Wet Basisregistratie Personen, de Paspoortwet, de Rijkswet op de Nederlanderschap, het Burgerlijk Wetboek en het Besluit Burgerlijke Stand, rijbewijswetgeving en verkiezingen en aanverwante wet- en regelgeving, informatievoorziening, postbehandeling, registratuur, archiefbeheer, huishoudelijke zaken.
Afdeling Ruimte en Samenleving
Paragraaf 2.1 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
Artikel 6 Verhouding tot de gemeenteraad
De gemeentesecretaris/algemeen directeur verstrekt de leden van de gemeenteraad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteamoverleg. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kan de voorzitter andere functionarissen uitnodigen om aan het overleg deel te nemen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de agenda samen, rekening houdend met de door de managers ingebrachte agendapunten, en draagt zorgt voor een beknopt verslag van het managementteamoverleg.
Artikel 13 Verhouding tot de afdeling
De manager geeft leiding aan een afdeling en organiseert de activiteiten en verantwoordelijkheden van een afdeling. De manager is eindverantwoordelijk voor de integrale kwaliteit van de geleverde producten, het opstellen en bewaken van een planning om de gewenste producten te kunnen leveren, de budgetten van de afdeling en het effectief en efficiënt inzetten en beheren van de middelen onder de voorwaarde dat een goede kwaliteit van de arbeid alsmede de klantgerichtheid zijn gewaarborgd. Onder middelen wordt verstaan personeel, informatie, organisatie, financiën, communicatie en automatisering.
Paragraaf 2.4 Afstemmingsfuncties en hulpstructuren
De concerncontroller adviseert met in achtneming van de in het eerdergenoemde Functieboek (par. 1.3.4.) omschreven taken en binnen de gemeentelijke kaders en richtlijnen, de algemeen directeur over ontwikkelde kaders op het gebied van de bedrijfsvoering. In voorkomende gevallen, vooral waar kaderstelling geheel ontbreekt, kan de concerncontroller de algemeen directeur adviseren deze te laten ontwikkelen.
De concerncontroller rapporteert over de uitvoering van zijn taken aan de algemeen directeur. Indien hij bij de uitoefening van zijn (advies-)taken een ten opzichte van de algemeen directeur afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan, na overleg met de algemeen directeur mededeling aan het college van Burgemeester en Wethouders.
De projectleider draagt met in achtneming van de gemeentelijke kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor de in het eerdergenoemde Functieboek omschreven taken, zoals het projectplan, inrichting van de projectorganisatie en aanbesteding van werken/diensten, integrale advisering en bewaakt de voortgang (par. 1.3.2.)
Artikel 19 Advisering bij afdelingsoverstijgende zaken
Indien bij de uitvoering of advisering aanvullend de visie of het advies van een andere afdeling gewenst c.q. noodzakelijk is, treedt de medewerker die primair verantwoordelijk is voor het betreffende taak/product, in overleg met de betrokken functionaris van de andere afdeling voor aanvullende advisering.
Aldus besloten in de vergadering van het College van Burgemeester en wethouders d.d. 16 februari 2016.
De Secretaris, De Burgemeester,
Drs. H.J.M. van Mierlo mevr. D.H. Schmalschläger.
Toelichting bij het Organisatiebesluit gemeente Nuth 2016
In de Gemeentewet is in artikel 160 de verplichting opgenomen regels vast te stellen omtrent de ambtelijke organisatie. De tekst van het Organisatiebesluit is gebaseerd op de eisen die de Gemeentewet stelt. De argumentatie voor het opnemen van dit artikel in de wet wordt gevormd door het feit dat hiermee wordt erkend dat iedere gemeente recht heeft op de organisatievorm die zijzelf verkiest. Het staat de gemeente vrij haar eigen keuze te maken ten aanzien van de interne bestuursstructuur en de opbouw van het bestuursapparaat. Het is aan de gemeente om te regelen hoe de indeling van de gemeentelijke organisatie is, welke de bevoegdheden en de positie van de gemeentesecretaris zijn, wat de taken en de bevoegdheden van het managementteam zijn e.d.
Dit besluit vormt de neerslag van de wijze waarop de indeling van de gemeentelijke organisatie en de regeling van bevoegdheden en taken van bestuur en management is geregeld. Het besluit vormt een organisatorische vertaling van de organisatiefilosofie. Een nevendoelstelling van het besluit is het vastleggen van de organisatorische randvoorwaarden voor het waarborgen en het vergroten van (het streven naar) doelmatigheid en rechtmatigheid van beheer en administratie.
Bij het ingetrokken Organisatiebesluit 2013 is de organisatie grondig herzien. In dit besluit worden enige aanpassingen doorgevoerd die het gevolg zijn van de evaluatie. Zo zijn de afdelingen Bedrijfsbeheer en Bedrijfsvoering samengevoegd en wordt een concernstaf gevormd.
Verder is er stevig gesaneerd in tal van overbodig geworden artikelen, bijvoorbeeld over de vergaderstructuur. De organisatie en bedrijfsvoering van de gemeente Nuth is nu dermate goed ontwikkeld dat er geen behoefte meer bestaat aan de in de vervallen artikelen 20 t/m 23 opgenomen gedetailleerde voorschriften. Bovendien bevatten de taken die in het Functieboek Gemeente Nuth 2011 opgenomen zijn duidelijke kwaliteitseisen ten aanzien van overleg.
Artikel 1 t/m 5 regelen het beheer en de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie. Vastgelegd is dat het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie, conform de bepalingen van de Gemeentewet, in handen is van het college van burgemeester en wethouders. Het college draagt vervolgens het dagelijks beheer op aan het managementteam, onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Het college van burgemeester en wethouders kan de nadere structuur van de afdelingen regelen alsmede de taakafbakening tussen de afdelingen. De organisatie is, naast de concernstaf, opgedeeld in drie afdelingen, elk met zijn eigen taken, gebundeld in zogenaamde producten. Er wordt nader uitwerking gegeven aan het principe van ‘besturen op afstand en hoofdlijnen’, geregeld via delegatie en mandatering. De manager van de onderscheiden afdeling is belast met de hiërarchische leiding van de afdeling en in deze hoedanigheid ook verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de afdeling en de daaraan opgedragen taken; overigens onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (voor wat betreft het dagelijks beheer). De verantwoordelijkheid van de manager wordt nader uitgewerkt in artikel 13 van deze verordening.
Artikel 4 en volgende zijn in vergelijking met het ingetrokken Organisatiebesluit ingrijpend ingekort omdat dit reeds geregeld is in het Functieboek gemeente Nuth 2011, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 1 november 2011.
De gedetailleerde artikelen 6 t/m 11 (de taken en de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur) zijn teruggebracht tot twee korte artikelen en een verwijzing naar de eisen die in het Functieboek worden gesteld.
Artikel 12 regelt de taken en verantwoordelijkheden van het managementteam en zijn leden. Het managementteam wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur (als voorzitter) en de managers. De verantwoordelijkheid van het managementteam betreft met name de centrale sturing en coördinatie van de beleidsuitvoering en middelen tussen de afdelingen onderling alsmede van de activiteiten in het kader van de begroting, rekening en periodieke informatievoorziening. De voornaamste taak van het managementteam richt zich op het op koers zetten en houden van de organisatie. Het college van burgemeester en wethouders formuleert de beleidsvisies en het managementteam leidt hieruit de strategische doelstellingen af. De verantwoordelijkheden van het managementteam laten de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het dagelijks beheer van de gehele ambtelijke organisatie alsmede de verantwoordelijkheid van de managers voor het dagelijks beheer van hun afdeling onaangetast.
In artikel 13 zijn de taken en verantwoordelijkheden van de managers nader geregeld. Ook hier wordt teruggevallen op de eisen in het Functieboek.
De artikelen 14 t/m 17 regelen de voor de organisatie belangrijke afstemmingsfuncties en overlegstructuren. Ook hier wordt teruggevallen op de eisen in het Functieboek.
Artikel 18 en 19 regelen de verantwoordelijkheid van de medewerkers voor de aan hen persoonlijk opgedragen taken alsmede het afleggen van verantwoording daarover aan de manager. Bovendien is geregeld hoe te handelen bij afdelingsoverstijgende taken.
De artikelen 20 t/m 23 zijn vervallen.
Artikel 24 geeft aan dat er waar nodig nadere instructies worden gegeven ten aanzien van uit te voeren processen.
Artikel 25 t/m 27 regelen het vervallen het voormalige organisatiebesluit alsmede de inwerkingtreding van het nieuwe organisatiebesluit.
LIJST VAN VERKLARENDE BEGRIPPEN BIJ HET ORGANISATIEBESLUIT GEMEENTE NUTH 2016
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie alsmede ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.
Budget: De vertaling van een plan in termen van een opdracht aan een resultaatverantwoordelijke, waarbij de voor een bepaalde periode beschikbare middelen, gekoppeld aan een taakstelling voor de output, zijn weergegeven.
Cluster: een onderdeel van een afdeling die om redenen van efficiency als zodanig wordt ingesteld en aangeduid.
Communicatie: De uitwisseling van gedachten, opvattingen, ideeën en dergelijke van de ene persoon/organisatie naar de andere.
Control: Het geheel van maatregelen van het management, dat erop is gericht om met minimale inspanning optimaal zeker te stellen en vast te stellen, dat de middeleninzet en het feitelijk functioneren door de gehele organisatie heen in overeenstemming is met de doelen, zoals die door de top van de organisatie worden geformuleerd.
Coördinatie: Afstemming van mensen, middelen en handelingen op eenzelfde doel.
Delegatie: Het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.
Efficiënt: Met een minimale hoeveelheid middelen een zo groot en nuttig mogelijke output realiseren.
Effectief: De gewenste bijdrage leveren aan het nagestreefde doel.
Hiërarchie: De vastgestelde, gangbare weg binnen de organisatie van lage verantwoordelijkheden en bevoegdheden tot hoge.
Informatisering: De organisatie van het verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van inlichtingen of gegevens.
Integraal management: Vorm van leidinggeven, waarbij op grond van het strategisch beleid integraal wordt gestuurd op output en de daaraan verbonden productiemiddelen, te weten personeel, financiën, organisatie, informatie, communicatie en aanschaffingen- /investeringen.
Management: Het leiden van een bedrijf, instelling of onderneming of van een onderdeel daarvan.
Mandaat: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Organisatie: Stelselmatig samenhangend geheel van mensen, gericht op het realiseren van bepaalde (gemeenschappelijke) doelen.
Planning: Het opzetten van een plan betreffende het vertalen van de gestelde doelen via concrete uitvoeringsplannen in tijdsperioden, waarbij tevens de benodigde inzet van middelen wordt aangegeven.
Proces: Het samenhangend geheel van handelingen die een organisatie moet verrichten om input te transformeren in output.
Project: Een ontwerp, een plan.
Prioriteit: Datgene wat voorrang krijgt of behoort te krijgen.
Structuur van de organisatie: De opbouw van de organisatie, gebaseerd op de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.