Organisatie | Noord-Beveland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Noord-Beveland 2016 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-03-2016 | nieuwe regeling | 02-02-2016 | 20160202/3 |
Hoofdstuk I. Begripsbepalingen
de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet 1995 benoemde gemeentearchivaris
de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot
een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte
het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat.
de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente.
het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
het treffen van maatregelen en aanbrengen van voorzieningen om analoge en digitale archieven evenals andere informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden.
het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen benodigd voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg voor het informatiebeheer, als bedoeld in artikel 16 van de archiefregeling.
een overzicht van gegevens die archiefbescheiden beschrijven, als bedoeld in artikel 19 en 24 van de archiefregeling.
elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente.
de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen.
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd
Het hoofd van het organisatieonderdeel hanteert het door ons college vastgestelde kwaliteitssysteem.
In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist: