Organisatie | Regio Rivierenland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening Regio Rivierenland 2012 |
Citeertitel | Organisatieverordening Regio Rivierenland 2012 |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door het Organisatiebesluit Regio Rivierenland 2017.
Deze regeling vervangt de Organisatieverordening Regio Rivierenland 2005" zoals deze is vastgesteld bij besluit van 23 juni 2005.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-02-2016 | 18-04-2017 | nieuwe regeling | 18-01-2012 Blad Gemeenschappelijke Regeling, 22-02-2016 | Onbekend. |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Hoofdstuk 3 De secretaris / concerncontroller
Artikel 5 Instructie en leiding
De secretaris/concerncontroller is eindverantwoordelijke voor de organisatieonderdelen Concernondersteuning en Programma's en Strategie. Artikel 11 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de secretaris/concerncontroller voor het organisatieonderdeel Programma's en Strategie. Artikel 13 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de secretaris/concerncontroller voor wat betreft Concernondersteuning.
Artikel 8 Hoofdtaken t.b.v. de ondernemingsraad
De secretaris/concerncontroller is bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden en overlegpartner van de ondernemingsraad.
Artikel 21 Dienst- en afdelingsoverstijgende zaken
Indien binnen een dienst een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt bepaalt de directeur in overleg met de betrokken afdelingsmanagers welke afdelingsmanager primaathouder is. Deze zorgt voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de planning en de bewaking van de voortgang.
De in artikel 22 opgenomen bepalingen inzake mandaat en ondermandaat kunnen ook toepassing vinden voor budgethouders ten aanzien van het doen van uitgaven, besteden van budgetten en het aangaan van verplichtingen, zulks ter uitvoering van de begroting en door het Algemeen Bestuur verleende kredieten.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Regio Rivierenland op 18
januari 2012
de secretaris,
de voorzitter,
Toelichting op de Organisatieverordening Regio Rivierenland 2012[1]
[1] Deze toelichting is op 4 oktober 2012 met de OR van de Regio Rivierenland besproken.
De "Organisatieverordening Regio Rivierenland 2012" is op 18 januari 2012 vastgesteld door het algemeen bestuur en in werking getreden met ingang van 1 februari 2012.
In deze verordening wordt geregeld dat de ambtelijke organisatie is opgebouwd uit de organisatieonderdelen Concernondersteuning en Programma's en Strategie vallende onder de verantwoordelijkheid van de secretaris/concerncontroller en drie uitvoerende diensten namelijk . AVRI, GGD en Contractgestuurde dienstverlening met elk een eigen directeur.
Deze indeling van de organisatie is gebaseerd op de organisatievisie die is opgenomen in de organisatieverordening. Deze visie gaat uit van organisatieonderdelen met robuuste en samenhangende takenpakketten, een scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, een platte organisatiestructuur en integrale verantwoordelijkheid van het management. De ondersteunende middelenfuncties worden geoptimaliseerd met als uitgangspunt decentraal wat kan en centraal wat moet.
In 2010 is de bestuursstructuur van Regio Rivierenland ingrijpend gewijzigd.
In het verlengde daarvan heeft KplusV Organisatieadvies een rapport opgesteld waarin een nieuwe organisatiestructuur is uitgewerkt die is gericht op een effectieve aansturing van de Regio-organisatie, aansluitend op de nieuwe bestuurstructuur, bestaande uit
Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur, Voorzitter, Programmaraden en Portefeuillehouders.
In juni 2011 heeft het bestuur de nieuwe organisatiestructuur en besturingsfilosofie vastgesteld met het bijbehorende organisatieplaatje. Op basis van dit besluit is de nieuwe organisatieverordening opgesteld.
Een organisatie als Regio Rivierenland dient te beschikken over een actuele en formeel
vastgestelde weergave van de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden, niet alleen omwille van de interne processen, maar ook ter bevordering van de transparantie voor de lidgemeenten.
Omwille van de overzichtelijkheid wordt de Organisatieverordening Regio Rivierenland 2005 in zijn geheel ingetrokken en vervangen door deze nieuwe Organisatieverordening.
Ten opzichte van de vorige verordening is deze verordening eenvoudiger van opzet en regelt dat wat tenminste geregeld moet worden qua structuur, taken en bevoegdheden. Het is een beschrijving van de vastgestelde situatie, onder gelijktijdige vereenvoudiging van de regeling.
De Bestuursdienst is formeel opgeheven en de werkzaamheden zijn opgesplitst in de organisatieonderdelen Concernondersteuning en Programma’s en Strategie. Daarnaast is er een uitvoerende dienst toegevoegd: Contractgestuurde Dienstverlening. In deze dienst zijn naast de activiteiten die voor de deelnemende gemeenten worden uitgevoerd ook ondergebracht informatisering, automatisering, archiefzorg en facilitaire zaken.
Ook de taken en positie van de secretaris zijn gewijzigd. De secretaris is in de nieuwe opzet
secretaris/concerncontroller. De nieuwe organisatieverordening is tevens de in artikel 21,vierde lid, van de Regeling Regio Rivierenland bedoelde instructie voor de secretaris.
Met betrekking tot de uitvoerende diensten AVRI en GGD hebben geen organisatorische veranderingen plaats gevonden.
2. Artikelsgewijze toelichting
In dit onderdeel van de toelichting wordt waar nodig nader ingegaan op de inhoud van de artikelen van de verordening.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In dit artikel worden een aantal begrippen die regelmatig in de verordening terugkomen omschreven. Hierdoor wordt eenduidig aangegeven wat telkens met het betreffende begrip wordt bedoeld. Waar nodig wordt verwezen naar de Regeling Regio Rivierenland.
Het begrip “integraal” wordt in deze verordening opgevat als volledig, allesomvattend, gelet op alle aspecten die er spelen (inhoudelijk, budget, personeelzaken, etc.). Met “centrale coördinatie” gaat het om coördinatie vanuit het centrale punt in de organisatie (concern) door de secretaris / concerncontroller waarbij beleid en middelen van alle organisatieonderdelen bij elkaar komen. Met een “samenhangend instrumentarium” voor planning en control wordt gedoeld op de producten zoals de bestuurs- en managementrapportages.
De organisatievisie is door het Algemeen Bestuur vastgesteld. In de organisatieverordening zijn de uitgangspunten en hoofdkenmerken van de organisatievisie opgenomen. De integrale verantwoordelijkheid van de secretaris / concerncontroller, zoals beschreven in het eerste lid, onder c, heeft betrekking op alle aspecten die kunnen spelen, zoals bijvoorbeeld de inhoudelijke onderwerpen, het budgetbeheer, personele en organisatorische kwesties, etcetera.
De centrale coördinatie van beleid en middelen door de secretaris / concerncontroller, zoals beschreven in het tweede lid, onder c, heeft betrekking op datgene centraal geschiedt binnen de organisatie van de regio, zoals financiën, de werkgeversrol, ICT-aangelegenheden, de activiteiten van de staf, coördinatie van voorstellen gericht aan het bestuur, etcetera.
Het samenhangend instrumentarium voor planning en control, zoals beschreven in het tweede lid, onder d, ziet op de producten zoals de bestuursrapportages, managementrapportages, etcetera. De managementsturing op competenties, resultaat, risico en regie, zoals beschreven in het tweede lid, onder g, ziet op de bedrijfsvoering van de organisatie. Resultaten moeten duidelijk zichtbaar zijn en risico's dienen in beeld gebracht te worden. Ten tijde van vaststelling van de verordening is er nog geen sprake van vastgestelde competentieprofielen, maar de diensten zijn voornemens het competentiemanagement in de toekomst vorm te gaan geven.
Hoofdstuk 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Artikel 3 Organisatiestructuur
De hoofdstructuur van de organisatie is in dit artikel opgenomen.
Deze hoofdstructuur is terug te vinden in de omschrijving van de organisatieonderdelen in dit artikel.
De structuur van de diensten wordt door het dagelijks bestuur bepaald op voorstel van de directeuren
Het onderdeel Programma's en Strategie valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris / concerncontroller en wordt aangestuurd door een manager. In artikel 12, vierde lid, is geregeld dat deze manager gelijkgesteld wordt met een afdelingsmanager. Omdat in de organisatiestructuur (artikel 3) is geregeld dat er alleen afdelingen kunnen bestaan binnen diensten, wordt deze manager niet formeel aangeduid als afdelingsmanager.
Hoofdstuk 3 De secretaris / concerncontroller
Deze artikelen regelen de positie van de secretaris / concerncontroller.
In artikel 4 is de benoeming en vervanging geregeld. De vervanging van de secretaris vindt plaats in al zijn taken. Dit betekent dat in voorkomende gevallen de vervanger van de secretaris ook (vervangend) concerncontroller is.
Artikel 5 is tevens de in de Regeling voorgeschreven instructie voor de secretaris (artikel 21, vierde lid, Regeling Regio Rivierenland).
Aan de secretaris / concerncontroller zijn de hoogste ambtelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de organisatie toegekend ten aanzien van concerntaken. Dit betekent dat hij direct op elk niveau binnen de organisatie kan ingrijpen en richtlijnen of aanwijzingen kan geven als het gaat om concernaangelegenheden. Het takenpakket van de secretaris / concerncontroller bestaat in hoofdlijnen uit de ondersteuning van en advisering aan de bestuursorganen, de scharnierfunctie tussen de bestuursorganen en de organisatie, het ontwikkelen van visie en strategie, het verder ontwikkelen en leiden van de organisatie en het overleg met de ondernemingsraad. Ook de eindverantwoordelijkheid voor de onderdelen Concernondersteuning en Programma's en Strategie wordt beschreven. De secretaris is bevoegd alle ambtelijke stukken en adviezen te toetsen op procedurele juistheid, inhoudelijke consistentie van beleid en bestuur en op beslissingsrijpheid.
De secretaris / concerncontroller vormt samen met de directeuren van de diensten en de manager van Programma's en Strategie de kern van de aansturing van de organisatie.
Samen met de secretaris / concerncontroller vormen de directeuren van de diensten de spil van de organisatie. De directeuren zijn integraal verantwoordelijkheid voor hun dienst en sturen deze aan.
Het dienstbeleid wordt vastgelegd in een jaarlijks op te stellen dienstplan. Zonodig wordt dit beleid afgestemd met de andere diensten. De directeur wordt benoemd door en legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur. Hij heeft een rechtstreekse adviesrelatie naar de bestuursorganen.
Artikel 11 is tevens de in de Regeling voorgeschreven instructie voor de directeuren (artikel 22, derde lid, Regeling Regio Rivierenland).
Afdelingsmanagers zijn in de eerste plaats integraal manager van hun afdeling. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals die in artikel 13 zijn aangegeven zijn hierop gericht.
Afdelingsmanagers worden benoemd door en leggen verantwoording af aan de directeur. De bepalingen voor de afdelingsmanagers zijn van overeenkomstige toepassing op de manager van het onderdeel Programma's en Strategie, met dien verstande dat deze wordt benoemd door en verantwoording aflegt aan de secretaris / concerncontroller.
De medewerkers zijn het menselijk kapitaal van de organisatie. In de omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers in artikel 15 wordt uitgegaan van professionele medewerkers. Daarmee worden bedoeld medewerkers die berekend zijn op hun taak door hun vakkennis, professionele en op samenwerking gerichte houding bij hun functioneren binnen de organisatie, en hun oog voor mogelijkheden tot verbetering.
Medewerkers worden benoemd door de secretaris / concerncontroller c.q. de directeuren (afhankelijk van het organisatieonderdeel of de dienst waarbinnen de medewerker wordt aangesteld). Ten aanzien van de uitvoering van zijn werkzaamheden legt hij verantwoording af aan de afdelingsmanager. De medewerkers van het onderdeel Concernondersteuning leggen verantwoording af aan de secretaris / concerncontroller (zie artikel 5, tweede lid).
Hoofdstuk 7 Vaste overlegvormen binnen de organisatie
Periodiek overleg binnen de organisatie is belangrijk voor het goed functioneren van die organisatie.
In dit hoofdstuk zijn een aantal vaste overlegvormen opgenomen.
secretaris / concerncontroller met directeuren, op uitnodiging: afdelingsmanagers, medewerkers en derden. | |
Deze overlegvormen hebben allen verschillende doelen en onderwerpen. Deze zijn bij de betreffende overlegvormen in de artikelen 16 tot en met 19 aangegeven
Aan de werkwijze van de organisatie is in artikel 2, dat handelt over de organisatievisie, op een vrij abstracte wijze reeds aandacht geschonken.
In dit hoofdstuk wordt op een aantal concrete wijzen van werken nader ingegaan. Het is als het ware reeds een stukje nadere uitwerking van de organisatievisie.
Op de eerste plaats de werkwijze binnen de afdelingen. Op deze wijze wordt verreweg het meeste werk verzet. Regel is dat in principe elke activiteit die wordt voorbereid en uitgevoerd vanuit de afdeling die daarvoor het meest aangewezen is. Op deze regel kunnen zich uitzonderingen voordoen. Er kunnen zich zaken aandienen die de taken van één afdeling of zelfs dienst overstijgen en behoren tot de taakgebieden van meerdere afdelingen c.q. diensten. Bij afdelingsoverstijgende zaken binnen een dienst, bepaalt de directeur in overleg met de betrokken afdelingsmanagers welke afdelingsmanager primaathouder is. Bij dienstoverstijgende zaken bepalen de betrokken directeuren in onderling overleg wie van hen primaathouder is.
In artikel 22 is en algemene basis voor het nemen van de nieuwe mandaatbesluiten neergelegd .
In de regeling voor mandaat wordt ervan uitgegaan dat mandaat kan worden verleend aan de secretaris / concerncontroller of de directeur . Deze functionarissen kunnen (mits dit niet uitdrukkelijk is uitgesloten) op hun beurt aan medewerkers doormandateren (ondermandaat).
In het vierde lid van artikel 22 is bepaald dat het bevoegde bestuursorgaan voor de uitoefening van de opgedragen bevoegdheden regels kan vaststellen
Een bijzondere vorm van mandaat is het budgethouderschap. Dit is geregeld in artikel 23.
De nadere regeling van het budgethouderschap zal plaats vinden als een uitwerking de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet, welke door het Algemeen Bestuur is vastgesteld (op 25 juni 2007). De algemene regels zoals die in artikel 23 zijn opgenomen zijn op het budgethouderschap van toepassing.
Het betreft hier gebruikelijke bepalingen in een verordening.