Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda en besluitvorming

• 1.

  Het college hanteert doorlopende besluitvorming. Voorstellen kunnen door de gemeentesecretaris gedurende de gehele week worden aangeboden.

• 2.

  De leden van het college voorzien elk voorstel van een paraaf voor:

  • -

    akkoord, of

  • -

    bespreken in een vergadering.

• 3.

  Als één of meerdere leden van het college een voorstel hebben geparafeerd voor bespreken in een vergadering, komt het voorstel op de agenda met te bespreken voorstellen.

• 4.

  De dag voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda met te bespreken voorstellen inclusief vergaderstukken beschikbaar gesteld.

• 5.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het vierde lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Parafenbesluit

• 1.

  Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een voorstel waarop door geen van de leden van het college voor bespreking in een vergadering is geparafeerd en waarop door alle leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

• 2.

  Direct na het plaatsen van de laatste paraaf voor akkoord dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van het plaatsen van de laatste paraaf voor akkoord.

• 3.

  In de eerstvolgende collegevergadering worden de parafenbesluiten ter kennis van het college gebracht.

• 4.

  De secretaris draagt ervoor zorg dat de parafenbesluiten worden opgenomen op de besluitenlijst van de eerst volgende vergadering.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een goed verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Aan de hand van de besluitenlijst wordt een openbare besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 24 februari 2016. Op dat moment vervalt het op 8 december 1997 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Dongen.