CVDR393734_1Privacyprotocol CJG+ de KempennlregelingBladel2016-01-26BladelGemeenteblad, januari 2016, 8269Privacyprotocol CJG+ de KempenJeugdwetcollege van burgemeester en wethoudersmaatschappelijke zorg en welzijn2015-12-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2016-01-26Nieuwe regeling16it.00286n.v.t.GeenPrivacyprotocol CJG+ de KempenBurgemeester en wethouders van de gemeente Bladel,overwegende:

dat het Rijk aan gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden heeft gegeven op het terrein van onder meer jeugdzorg;

dat de uitvoering van de Jeugdwet is belegd bij het Centrum voor Jeugd en Gezin+ de Kempen;

dat sprake is van vastlegging en uitwisseling van persoonsgegevens waarbij het de taak is van de gemeente om zorg te dragen voor de privacy van de burger;

gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens en de Jeugdwet;besluiten:vast te stellen het Privacyprotocol CJG+ de Kempen als volgt:Artikel1Definities en afkortingenIn dit privacyprotocol wordt verstaan dan wel mede verstaan onder:

bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en het lidmaatschap van een vakvereniging alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag;

CJG+ de Kempen: uitvoeringsorganisatie van de GRSK, afdeling Jeugdhulp, op het gebied van jeugdhulp voor de Kempengemeenten Bladel, Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden. Het CJG+ de Kempen is er voor enkelvoudige, meervoudige en complexe ondersteuningsvragen en heeft als taken: het signaleren en ontvangen van hulpvragen, het opstellen van een gezinsplan, het coördineren van de ondersteuning en hulp, uitvoering van overige voorzieningen en bepalen van de inzet van individuele/maatwerk voorzieningen. Het CJG+ de Kempen bestaat uit lokale ondersteuningsteams (LOT) en een Kempenteam voor Jeugdhulp (KTJ);

de beheerder: degene die namens de gemeente belast is met de zorg voor de naleving van de regelgeving ten aanzien van verwerkingen;

de bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

derde: een ontvanger van de in artikel 1 van bijlage 1 genoemde persoonsgegevens, niet zijnde een convenantpartner;

dossier: het geheel van schriftelijke of elektronische vastgelegde gegevens van de jeugdige binnen het CJG+ de Kempen;

gezin: een herkenbare sociale eenheid op microniveau, met al dan niet verwante personen die duurzame en affectieve banden hebben en elkaar onderling steun en verzorging verlenen;

gezinsplan: het hulpverleningsplan als bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet;

GRSK de Kempen: Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten; een openbaar lichaam waarbinnen de gemeenten Bladel, Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden hun afdeling Jeugdhulp hebben ondergebracht;

jeugdige: kind of jongere tussen 0 en 18 jaar welke gebruik maakt van een algemene of overige voorziening of aan wie een individuele- of maatwerkvoorziening of persoonsgebonden budget is verstrekt, of door of namens wie de behoefte is gemeld voor ondersteuning;

partners: de bij dit privacyprotocol betrokken partners van het CJG+ de Kempen;

persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

verantwoordelijke: het bestuursorgaan dat alleen of tezamen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt;

verwerking van persoonsgegevens: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1, onder b van de Wet bescherming persoonsgegevens, zijnde elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

wettelijke vertegenwoordiger van de jeugdige: degene die wettelijk het gezag uitoefent over de jeugdige;

zelfredzaamheidsmatrix: een instrument waarmee het CJG+ de Kempen de problematiek van de jeugdigen/gezinnen eenvoudig en snel in beeld kan brengen.

Artikel1Gegevensverwerking1.1Persoonsgegevens worden slechts verwerkt en vastgelegd indien hier een wettelijke grondslag voor aanwezig is conform artikel 3 van dit protocol. Elk afzonderlijk persoonsgegeven wordt in een concrete situatie pas verwerkt indien dat voor het doeleinde dan wel de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, zorgvuldig, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is. Bij de uitvoering wordt dan ook zodanig gehandeld dat de persoonlijke levenssfeer van de jeugdige in de desbetreffende situatie niet onevenredig wordt geschaad in verhouding tot het doel. Er worden alleen gegevens over de jeugdige vastgelegd op de leefgebieden zoals in de zelfredzaamheidsmatrix geformuleerd en van toepassing zijn.1.2De persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt zijn:

naam, adres, woonplaats en BSN-nummer van de jeugdige, wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdige en/of het gezin;

geboortedatum van de jeugdige;

school, opleiding, opvang (of werk) waar de jeugdige staat ingeschreven;

de gezinsomstandigheden van de jeugdige voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening;

de ondersteuningsvraag van de jeugdige/het gezin;

ingangs- en einddatum beschikking;

aanduiding aanbieder ondersteuning;

declaraties.

1.3Bijzondere persoonsgegevens (godsdienst, ras, seksuele leven, gezondheid etc.) mogen in principe niet worden vastgelegd. Als uitzondering hierop mogen medewerkers van het CJG+ de gegevens over de gezondheid vastleggen voor zover dat met het oog op een goede ondersteuning van de betrokkene, noodzakelijk is.Artikel2Gegevensdeling2.1De uitwisseling van persoonsgegevens tussen medewerkers van het CJG+ de Kempen beperkt zich tot die persoonsgegevens die benodigd zijn voor het doel van het CJG+ de Kempen: gezamenlijk invulling geven aan een integrale aanpak van de ondersteuning aan jeugdigen met complexe problematiek.2.2Een derde ontvangt slechts informatie over een jeugdige wanneer de voortgang van een specifieke casus in het geding is. Voorwaarde hierbij is, dat de (wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige hiervoor toestemming heeft verleend en dat de derde partij een geheimhoudingsverklaring ondertekent (zie bijlage 2). Deze geheimhoudingsverklaring is niet van toepassing ingeval de derde een gecertificeerde dan wel door de GRSK gecontracteerde partij is welke een geheimhoudingsplicht heeft vanuit zijn beroepsgroep. De motivering, geheimhoudingsverklaring en toestemming (die vooraf aan (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige wordt gevraagd, zie artikel 3) worden gedocumenteerd in het digitale dossier. De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige wordt hiervan direct op de hoogte gesteld. Indien een (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige weigert de toestemmingsverklaring te ondertekenen, wordt dit opgenomen in het digitale dossier en vindt, middels hantering van een stappenplan (zie paragraaf 3.6), analyse plaats of alsnog wordt overgegaan tot verwerking van gegevens. Indien dit het geval is, wordt de (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige hierover geïnformeerd.2.3Als de wet daartoe verplicht, worden gegevens verstrekt aan een derde partij. De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige wordt ook hiervan direct op de hoogte gesteld.Artikel3Grondslag voor gegevensverwerking

Wettelijke kaders zijn onder meer:

Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP);

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp);

Archiefwet

Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO);

Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG);

Jeugdwet;

Participatiewet;

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo);

Wet langdurige zorg (Wlz);

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ);

Wet publieke gezondheid (Wpg);

Leerplichtwet;

Besluit regionaal meldpunt voortijdige schoolverlaters;

Wet op het primair onderwijs (WPO);

Wet op het voortgezet onderwijs (WVO);

Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wkkp);

Kwaliteitswet zorginstellingen;

Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB).

Primair is artikel 6, lid a Wbp de rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het CJG+ de Kempen. De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige verleent zijn/haar ondubbelzinnige toestemming om gegevens te delen tussen de bij de casus betrokken derden. Welke derden dit zijn wordt in het gezinsplan opgenomen. Ondertekende toestemmingsverklaringen (zie bijlage 3) worden opgenomen in de digitale dossiers. De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige kan op ieder moment de toestemming intrekken. De gegevensdeling moet dan direct stoppen, met in acht neming van artikel 4 van dit protocol en onderstaande rechtmatigheidsgrondslagen. Intrekking van een toestemmingsverklaring geldt niet met terugwerkende kracht. Derhalve zal bestaande verwerking in tact blijven.

Medische informatie mag pas worden opgevraagd na specifieke toestemming van (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige met nauwgezette informatie op het toestemmingsformulier. Daarnaast moet rekening gehouden worden met artikel 3.7 van dit protocol.

Verder geldt als rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het CJG+ de Kempen Artikel 8, lid f Wbp voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de GRSK of één of meer van de partners.

Het CJG+ de Kempen kan zonder toestemming van degene die het betreft uitsluitend persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken zoals bedoeld in artikel 2 van dit protocol én ter verdediging van de vitale belangen van de jeugdige of van een derde.

Onderstaand stappenplan wordt gehanteerd bij de afweging om te komen tot gegevensdeling als de (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige hiervoor geen toestemming verleent (en er is sprake van een situatie waarbij een zwaarwegend persoonlijk of maatschappelijk belang zwaarder wordt geacht dan het ontbreken van de toestemming).

Stap 1: Vraag je af of de gegevensuitwisseling van groot belang is.Stap 2: Kies voor de minst ingrijpende gegevensuitwisseling en zie daar ook op toe.Stap 3: Beoordeel de verhouding tussen de hoeveelheid/aard van de gegevens en het doel.Stap 4: Leg vast of de wettelijke vertegenwoordiger van de jeugdige toestemming geeft.Stap 5: Informeer de wettelijke vertegenwoordiger van de jeugdige over de gegevensdeling.

Doorbreking van het medisch beroepsgeheim mag binnen de samenwerking van het CJG+ de Kempen alleen als sprake is van:

toestemming van (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige;De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige dient volledig te zijn geïnformeerd alvorens deze toestemming kan geven. Indien de jeugdige jonger is dan 16 jaar, kan zonder diens toestemming informatie verstrekt worden aan zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger, tenzij de medewerker van het CJG+ de Kempen van mening is dat door het uitwisselen van informatie met hen de zorg van een goed hulpverlener niet in acht kan worden genomen.

conflict van plichten;

Een conflict van plichten kan zich voordoen wanneer een zwaarwegend belang van de (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige of een ander dan (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt omdat het bewaren van het geheim ernstig nadeel of gevaar oplevert. Dit blijft altijd de verantwoordelijkheid en afweging van de beroepsbeoefenaar zelf. Artikel4Beveiligen en beheren van persoonsgegevens4.1De verantwoordelijke zorgt voor een passend niveau van beveiliging van de verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en de te beschermen gegevens, de daarmee samenhangende risico’s en de stand van de techniek.4.2De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, enige vorm van onrechtmatige verwerking, ongeautoriseerde kennisneming en onnodige verzameling en verdere verwerking van gegevens.4.3Voor de vaststelling van de passende maatregelen zal de Baseline informatiebeveiliging als uitgangspunt worden genomen.Artikel5Rechten (wettelijke vertegenwoordiger van) jeugdige5.1De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen het CJG+ de Kempen zijn de colleges van de gemeenten Bladel, Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden. Concreet betekent dit dat (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige bij de GRSK kan controleren hoe zijn/haar gegevens gebruikt worden. Hiervoor dient de (de wettelijke vertegenwoordiger van) de jeugdige een schriftelijk verzoek in te dienen bij de GRSK. De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige heeft recht op:

informatie; zodat hij/zij kan nagaan wat er met de gegevens gebeurt;

inzage; afschrift van welke gegevens van hem/haar staan geregistreerd;

verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.

Artikel6Toegang tot persoonsgegevens6.1Toegang tot de persoonsgegevens hebben uitsluitend de hieronder genoemde personen, die daartoe gemachtigd zijn door het college:

de gemeentelijke medewerker die belast is met informatiebeveiligingscoördinatie; uitgezonderd toegang tot individuele persoonsgegevens van de jeugdige;

de beheerder; uitgezonderd toegang tot individuele persoonsgegevens van de jeugdige;

de bewerker heeft geen toegang tot individuele persoonsgegevens van de jeugdige;

de medewerker van de gemeente heeft toegang tot de gegevens van de jeugdige, voor zover zij behoren tot cliënten van het CJG + de Kempen, om zicht te hebben op de inhoud van de dienstverlening aan de jeugdige;

de vakinhoudelijk medewerker van het CJG + de Kempen heeft toegang tot de gegevens van jeugdigen, die behoren tot cliënten van het CJG + de Kempen, om een integrale dienstverlening mogelijk te maken.

Artikel7Transparantie

De (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige ontvangt alle informatie die voor de waarborging van een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van zijn persoonsgegevens nodig is. In ieder geval wordt gemeld voor welk doel de persoonsgegevens worden verwerkt.

Alle formulieren van het CJG+ de Kempen worden voorzien van de rechten van de (wettelijke vertegenwoordiger van de) jeugdige.

Het privacyprotocol CJG+ de Kempen wordt gepubliceerd in de Gemeentebladen van de deelnemende gemeenten en op de website van het CJG+ de Kempen.

Bladel, 15 december 2015Burgemeester en wethouders voornoemd,de secretaris, drs. E.L.C.M. Molde burgemeester, mr. A.H.J.M. Swachten