CVDR393289_1Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van 17de augustus 2015 tot wijziging van het Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van 4 mei 2012 tot regeling van de inrichting en de organisatie van het secretariaat van de Sociaal-Economische Raad in verband met aanpassing van het formatieplannlregelingSint Maarten2016-01-21Sint MaartenSint Maarten AB, 2015, 19 Landsbesluit van 17de augustus 2015 tot wijziging van het Landsbesluit van 4 mei 2012 tot regeling van de inrichting en de organisatie van het secretariaat van de Sociaal-Economische Raad in verband met aanpassing van het formatieplanOnbekend.Minister van Algemene Zakenbestuur en recht2015-08-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-10-07nieuwe regelingOnbekend.Geen.Om technische redenen is de ‘Citeertitel’ ingekort. Zie voor de volledige ‘Citeertitel’ de ‘Intitulé’.Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van 17de augustus 2015 tot wijziging van
het Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van 4 mei 2012 tot regeling van de inrichting
en de organisatie van het secretariaat van de Sociaal-Economische Raad in verband met
aanpassing van het formatieplanFunctieboek Secretariaat Sociaal-Economische Raad Secretariat Social Economic CouncilSint Maarten, 25 mei 2015Formatieplan
SINT MAARTEN1.Functie-informatie Organisatieonderdeel : Secretariaat Sociaal-Economische Raad Functienaam : Secretaris Functiebeschrijving : Secretaris Sociaal-Economische RaadSalarisschaal : 14 2.OmgevingDe werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de
Sociaal-Economische Raad van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de
onderstaande werkzaamheden verricht worden. 3.Resultaatgebieden3.1.Management van een uitvoerende of toezichthoudende dienst met een
multidisciplinair of complex werkterrein•draagt zorg voor een (meer-)jaarplan, een begroting van de dienst, een
jaarverslag, het aanleveren van periodieke verantwoordingen en bewaakt de uitputting
van de dienstbudgetten; •draagt zorg voor de organisatie en de bedrijfsvoering van de dienst en begeleidt
de implementatie van veranderingen en vernieuwingen (voorbeeldfunctie); •verdeelt, coördineert en controleert de werkzaamheden, stelt prioriteiten en ziet
toe op de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden (doel, resultaat- en
cliëntgericht); •bevordert de samenhang tussen de verschillende activiteiten ter verhoging van de
efficiency en effectiviteit en ter verbetering van de kwaliteit; •initieert en voert werkoverleg en ondersteunt en coacht medewerkers
vakinhoudelijk; •draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings- en
beoordelingsgesprekken en doet voorstellen inzake rechtspositionele aangelegenheden.
3.2.Coördinatie van de uitvoeringsgerichte beleidsprocessen en de beleidsuitvoering
en adviezen op het werkterrein van de dienst•volgt actief en analyseert voor het werkterrein relevante maatschappelijke en
politieke ontwikkelingen in het betreffende uitvoeringsterrein en beziet de daaruit
voortvloeiende consequenties voor de dienst op de middellange termijn; •stelt richtinggevende meerjaren uitvoeringsplannen, beleidsnota’s, procedures,
projectvoorstellen en -plannen en adviezen op, draagt zorg voor
instrumentontwikkeling en de implementatie daarvan; •adviseert over inhoudelijk bijzondere, publieksgevoelige of complexe strategische
vraagstukken; •levert een bijdrage aan het op/bijstellen van organisatieverordeningen of
-besluiten; •zorgt voor de afstemming en implementatie van de beleidsuitvoering op het gebied
van de dienst door relevante partijen; •toetst en evalueert de beleidsuitvoering in relatie tot geformuleerde
doelstellingen, inclusief de effectiviteit van maatregelen, regelgeving,
instrumenten; •zit omvangrijke en complexe uitvoeringsprojecten voor of neemt er deel aan; •; •Ondersteund de leden / het bestuur van de Sociaal-Economische Raad in hun werk als
onafhankelijke instantie ter toetsing van het overheidshandelen. 3.3.Advisering op het werkterrein van de dienst •adviseert de leden / het bestuur van het college over in te nemen strategische
standpunten over beleidsbeslissingen die de dienst betreffen, dan wel raakvlak
hebben met het werkterrein van de dienst. •adviseert over de voorbereiding en uitvoering van de wettelijke regelingen op het
werkterrein van de dienst. 4.Speelruimte•de secretaris neemt beslissingen bij het managen van de organisatie, bij het
opstellen van meerjaren uitvoeringsplannen, beleidsnota’s of strategische adviezen,
bij het voeren van (complexe) procedures voor de rechtbank, bij het houden van
toezicht en bij het in- en extern vertegenwoordigen van de organisatie; •in algemene termen geformuleerde strategische beleidsuitgangspunten vormen het
kader; •de secretaris legt verantwoording af aan de leden / het bestuur van het college
voor wat betreft de kwaliteit en doelmatigheid van het functioneren van de
organisatie, de bruikbaarheid van de adviezen, over het externe optreden namens het
college en over het realiseren van de uitvoeringsplannen;5.Kennis en vaardigheden•brede of gespecialiseerde kennis van het beleids- en uitvoeringsterrein van het
college; •kennis van bestuurlijke en organisatorische structuren binnen de overheid en van
het functioneren van het bedrijfsleven; •vaardigheid in het managen en het adviseren; •vaardigheid in het richting geven aan project- en werkgroepen en in het
resultaatgericht onderhandelen; •vaardigheid om adviezen en standpunten uit te dragen en te verdedigen, onder meer
in (inter)nationaal verband.6.Contacten•met andere sectie-, afdelings- en/of diensthoofden en de politieke
vertegenwoordigers over lange termijn ontwikkelingen, vraagstukken, knelpunten en
maatregelen om te adviseren over oplossingsrichtingen; •met (inter)eilandelijke en (inter)nationale commissies en overlegstructuren over
beleidsstandpunten tijdens overleg- en onderhandelingssituaties om beleid of
maatregelen geïmplementeerd te krijgen en draagvlak te verwerven; •met externe uitvoerders om te onderhandelen en afspraken te maken over termijnen
en prijzen; •met vertegenwoordigers van andere overheden en vakbonden over uitvoerings-aspecten
om standpunten bekend te stellen en ervoor zorg te dragen dat de resultaten worden
behaald.SINT MAARTEN 1.Functie-informatieOrganisatieonderdeel : Secretariaat adviesorgaan Sociaal-Economische RaadFunctienaam : Juridisch Bestuursadviseur Functiebeschrijving : Juridisch Bestuursadviseur Salarisschaal : 13 2.OmgevingDe werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de
Sociaal-Economische Raad van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de
onderstaande werkzaamheden verricht worden. 3.Resultaatgebieden3.1Bestuurlijk-juridisch advies over complexe onderwerpen•bestudeert en analyseert juridische aspecten van de problematiek die zich voordoet
in de beleidsterreinen van de overheid en geeft richting gevende adviezen; •bestudeert voor het eiland relevant regeringsbeleid en beziet de daaruit
voortvloeiende consequenties voor op de langere termijn te leveren
bestuurlijk-juridische producten; •bereidt als projectleider bestuurlijk-juridische projecten voor en leidt deze;
•adviseert inzake de interpretatie en toepassing van wet- en regelgeving; •adviseert de ambtelijke top ten aanzien van juridische vraagstukken; •adviseert inzake specifieke aspecten van het openbaar bestuur; •bereidt beslissingen voor over het verlenen van medeparaaf; •toetst beleidsvoornemens aan de bestaande regelgeving; •voert (inter)nationaal en (inter)departementaal overleg en levert een inbreng
aangaande voorstellen tot het invoeren van nieuwe wet- en regelgeving dan wel tot
het wijzigen van wet- en regelgeving; •participeert in beleidsprojecten, realiseert mede de voorbereiding en
implementatie van beleidsmaatregelen en verzorgt de juridische inbreng in
beleidsprojecten en uitvoeringsprocessen; •adviseert de ambtelijke en politieke top over de behandeling van controversieel
liggende (juridische) beleidsnota's; •signaleert politiek gevoelige aangelegenheden en adviseert daarover; •stelt juridische producten, zoals beschikkingen, statuten, contracten,
beleidsnota’s en andere complexe bestuurlijk-juridische documenten, op; •voert -in werkgroepverband- overleg en onderhandelt met vertegenwoordigers van
andere overheden, raden, adviesorganen, commissies, belangenorganisaties e.a. over
complexe bestuurlijk-juridische aangelegenheden. 3.2.Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige
werkzaamheden.4.Speelruimte•de juridisch bestuursadviseur neemt beslissingen bij het richting gevend adviseren
over lange termijn vraagstukken, bij het voorbereiden en uitvoeren van projecten,
bij het adviseren over het invoeren van nieuwe wet- en regelgeving, bij het
verzorgen van de juridische inbreng in beleidsprojecten en uitvoeringsprocessen en
bij het deelnemen aan overleggremia; •strategische beleidsuitgangspunten op landsniveau,(inter)nationale verdragen en
(uitgangspunten voor) wetgeving vormen het kader;•de juridisch bestuursadviseur legt verantwoording af aan de leidinggevende voor
wat betreft het adviseren over complexe bestuurlijk-juridische aangelegenheden, over
de bruikbaarheid van de juridische bijdragen en producten. 5.Kennis en vaardigheden•brede theoretische kennis van en inzicht in relevante rechtsgebieden en op
aangrenzende terreinen, nationaal en internationaal; •kennis van beleidsuitgangspunten en -opvattingen alsmede de juridische
uitvoeringspraktijk en werkwijze van de overheid; •bestuurlijk-politiek inschattingsvermogen;•vaardigheid in het optreden in overlegsituaties en het daarin toelichten en
verdedigen van standpunten; •vaardigheid in het overdragen van kennis aan anderen; •vaardigheid in het formuleren van complexe juridische beleidsadviezen. 6.Contacten•met de ambtelijke leiding over de bestuurlijk-juridische aspecten van
beleidsvoornemens om hen te adviseren en om toelichting te geven; •met de juridische afdelingen van Land over juridische aspecten van
beleidsvraagstukken met verschillende invalshoeken om te onderhandelen, het
overheidsstandpunt te verdedigen en om afstemming en steun te krijgen voor
aanpassingsvoorstellen; •met personen en entiteiten in binnen- en buitenland om in overleg een voldragen
advisering over complexe vraagstukken tot stand te brengen;• met derden over juridische kwesties aangaande de overheid om te overleggen en
standpunten uit te dragen en te verdedigen. SINT MAARTEN 1.Functie-informatieOrganisatieonderdeel : Secretariaat Sociaal-Economische Raad Functienaam : Bestuurlijk Adviseur Functiebeschrijving : Bestuurlijk Adviseur Salarisschaal : 12 2.OmgevingDe werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de
Sociaal-Economische Raad van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de
onderstaande werkzaamheden verricht worden. 3.Resultaatgebieden3.1.Onderzoek naar overheidsoptreden•volgt en analyseert maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op lange en
middellange termijn en beziet de gevolgen daarvan voor de taken van de organisatie;
•initieert en verricht (literatuur) onderzoek naar deze ontwikkelingen; •initieert, verricht of coördineert onderzoeken, stelt complexe
onderzoeksvoorstellen op en begeleidt onderzoeken door derden; •draagt zorg voor productontwikkeling en kwaliteitszorg; •ontwerpt voorschriften en systemen; •voert overleg met relevante instanties en organisaties binnen en buiten het
organisatieonderdeel; •onderhoudt een contactennetwerk. •ontwikkelt instrumenten en procedures voor onderzoek; •voert vooroverleg met belanghebbenden over de uitvoering van onderzoek; •draagt zorg voor een gestructureerde evaluatie van eigen onderzoeken en de
effectiviteit van de advisering; •stelt nota’s, rapportages en concept-adviezen op; •levert een inhoudelijke bijdrage aan managementrapportages. 3.2.Advisering over complexe bestuurlijk-juridische aangelegenheden•adviseert over complexe bestuurlijk-juridische vraagstukken; •bestudeert en analyseert de juridische aspecten van de problematiek die zich
voordoen in de betreffende beleidsterreinen van de overheid; •adviseert over relevante wetswijzigingen en jurisprudentie; •voert overleg met adviesbureaus, advocaten, of anderen over complexe juridische
aangelegenheden; •anticipeert op majeure wetswijzigingen met als doel een adequate advisering van
het overheidsapparaat. 3.3.Leiding van multidisciplinaire projecten•ontwikkelt het projectplan, geeft prioriteiten aan, stelt de projectplanning op en
draagt zorg voor de beheers- en besluitvormingsdocumenten; •coördineert de bijdrage van de verschillende disciplines, de onderlinge afstemming
van deelprojecten en de inzet van de projectmedewerkers; •lost knelpunten in de uitvoering op; •bewaakt kwaliteit, tijdigheid, budget, organisatie en informatievoorziening; •neemt deel aan projecten. 3.4.Advisering van de leiding•beoordeelt de politieke haalbaarheid van voorstellen; •analyseert en becommentarieert beleids- en adviesnota's, stelt adviesnota's op en
draagt beleidsalternatieven aan; •adviseert over de bestuurlijk-juridische kaders waarbinnen de eigen organisatie
opereert. 3.5.Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen
de afdeling / dienst en de sectie.4.Speelruimte•de Bestuurlijk-Juridisch Adviseur neemt beslissingen bij het binnen de
overheidsorganisatie afstemmen van de verschillende deelgebieden van het betreffende
beleidsterrein, bij het opstellen en controleren van de naleving van complexere
vergunningen, subsidietoekenningen, verordeningen, e.d. en bij het opstellen van
rapportages, het controleren van de beleidsuitvoering en het adviseren van de
departementale top ten behoeve van de beleidsbepaling; •beleidsuitgangspunten van de ambtelijke top, strategische beleidslijnen, wetgeving
en (inter)nationale regelingen, formeel juridische aangelegenheden van algemene aard
vormen het kader; •de Bestuurlijk-Juridisch Adviseur legt verantwoording af aan de leidinggevende
voor wat betreft de coördinatie van voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en
evaluatie van onderzoek, de bruikbaarheid van de adviezen en de advisering van de
leiding. 5.Kennis en vaardigheden•diepgaande kennis van het betreffende brede en complexe beleidsterrein van
overheidszorg en van alle relevante aanverwante aandachtsgebieden en
beleidsterreinen; •specialistische kennis van het vigerende recht, zowel op bestuurs- en
staatsrechtelijk als op civielrechtelijk terrein; •inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de overheidsorganisatie en
de daarmee samenhangende besluitvormingscircuits en gevoeligheden; •vaardigheid in het door overtuiging tot afstemming komen met betrekking tot het
opstellen van adviesnota's, wijzigingen in regelgeving en beleidsvoorstellen,
alsmede in het kunnen afstemmen van verschillende deelgebieden en het afstemmen op
andere beleidsterreinen en het daarbij houden van overzicht ten aanzien van alle
actiepunten; •vaardigheid in het afstemmen en opstellen van adviesnota's, processtukken,
wetswijzigingen, beleidsvoorstellen, verzoeken, plannen, e.d.; •vaardigheid in het inschatten van de bestuurlijke verhoudingen en de
bestuurlijke/politieke en technische haalbaarheid van adviezen of voorstellen. 6.Contacten•met beleidsmedewerkers van andere organisatieonderdelen en andere eilanden over de
onderlinge raakvlakken van de beleidsvelden om advies te verlenen, standpunten te
verduidelijken, beleidsmatige of juridische knelpunten op te lossen en/of te komen
tot afstemming bij de beleidsontwikkeling; •met het bedrijfsleven en andere organisaties en werkgroepen op het eiland en in de
regio over de ontwikkeling en afstemming van beleid en activiteiten om overleg te
plegen en adviezen te geven; •met (inter)eilandelijke werkgroepen, belangengroeperingen, stichtingen en
verenigingen op het beleidsterrein om overleg te voeren, het overheidsstandpunt toe
te lichten en voorlichting te geven; •met vertegenwoordigers van overheden en instellingen, advocatuur, rechtelijke
colleges, over juridische aangelegenheden om te komen tot oplossingen voor
juridische problematieken. SINT MAARTEN 1.Functie-informatieOrganisatieonderdeel : Secretariaat Sociaal-Economische RaadFunctienaam : Hoofdmedewerker Secretariaat Functiebeschrijving : Hoofdmedewerker Secretariaat Salarisschaal : 10 2.OmgevingDe werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de
Sociaal-Economische Raad van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de
onderstaande werkzaamheden verricht worden. 3.Resultaatgebieden3.1.Ondersteuning regievoering•houdt in- en externe relevante ontwikkelingen bij en analyseert deze; •bewaakt de voortgang van dossiers en uitgezette opdrachten, signaleert knelpunten
en verzorgt de voortgangsrapportage; •houdt overzicht over de stand van zaken en levert een sturende bijdrage aan de
oplossing van dringende problemen; •schat de beslissingsrijpheid, haalbaarheid, gevoeligheden en consequenties van
politiek-bestuurlijke beslissingen in en adviseert daarover. 3.2.Levert een (bestuurlijke) bijdrage aan de beleidsadvisering en –implementatie
ervan•schat de informatiebehoefte in en verzamelt informatie over relevante
ontwikkelingen in het openbaar bestuur; •signaleert verbanden tussen onderwerpen, verricht gericht onderzoek naar
(bestuurlijke)knelpunten en rapporteert hierover; •voert overleg, maakt berekeningen en toetst regelingen, procedures e.d. op
gebruikersvriendelijkheid, efficiency, consistentie, (juridische) correctheid en op
de mate van acceptatie door de gebruikers; •stelt (beleids)adviezen, voorstellen tot bijstelling van het beleid, notities,
rapportages en nota's op; •draagt bij aan het ontwikkelen en uitvoeren van een plan van aanpak; •onderhoudt contacten met informanten en voert overleg met verschillende in- en
externe functionarissen die betrokken zijn bij het beleidsproces inzake de
aanlevering van informatie; •stelt toelichtingen op inzake beleidswijzigingen en wijzigingen van regelgeving,
verzorgt mondeling toelichtingen; •adviseert over de productontwikkeling en levert een bijdrage aan de kwaliteitszorg
op het aandachtsgebied; •levert een bijdrage aan de procedures voor de implementatie van het beleid •bewaakt de voortgang van de beleidsmatige werkzaamheden binnen de projecten, van
de verschillende (in- en externe) overleg- en besluitvormingscircuits, signaleert
dreigende knelpunten en verzorgt de algemene voortgangsinformatie terzake; •levert een bijdrage aan het voorbereiden van keuzes en ondersteunt bij politiek
bestuurlijke besluitvormingsprocessen; •bewaakt de voortgang van de beleidsuitvoering en stelt voortgangsnotities op;
3.3.Neemt deel aan projecten•neemt deel aan (grotere) beleidsprojecten, brengt de eigen discipline in en zorgt
daarbij voor afstemming. •neemt deel aan ambtelijke werkgroepen / commissies; 3.4.Secretariaatswerkzaamheden•notuleert vergaderingen, stelt notulen en besluitenlijsten op en ziet toe op de
voortgang van de uitvoering; •adviseert het hoofd of de voorzitter bij het opstellen van de agenda; •assisteert het hoofd of de voorzitter bij het doornemen ingekomen stukken voor de
vergaderingen/ het secretariaat en geeft de routing aan; •ondersteunt het hoofd of de voorzitter bij het vervullen van deze rol. 3.5.Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige
werkzaamheden.4.Speelruimte•de hoofdmedewerker neemt beslissingen bij het analyseren van relevante
ontwikkelingen, bij het oplossen van dringende problemen, bij de ondersteuning van
politiek bestuurlijke besluitvormingsprocessen en bij het uitvoeren van
secretariaatswerkzaamheden; •wet- en regelgeving, landsbesluiten en geformuleerd beleid vormen het kader; •de hoofdmedewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de kwaliteit
van de adviezen en van de secretariaatswerkzaamheden. 5.Kennis en vaardigheden•kennis van de actuele thema's en de relevante beleidsterreinen en inzicht in de
maatschappelijke verhoudingen op dat gebied; •inzicht in de politiek bestuurlijke verhoudingen en in het functioneren van het
openbaar bestuur en de overheidsorganisatie; •inzicht in de bestuurlijke besluitvormingscyclus; •vaardigheid in het analyseren van (beleids)ontwikkelingen en het opstellen van
notities en rapporten; •vaardigheid in het onderkennen van politiek bestuurlijke gevoeligheden en het
adviseren daarover. 6.Contacten•met (beleids)medewerkers binnen en buiten het eiland over ontwikkelingen op de
diverse beleidsterreinen om standpunten toe te lichten, tot afstemming te komen en
de voortgang te bewaken; •met vertegenwoordigers van andere overheden, publieke organisaties, organisaties
uit het maatschappelijk middenveld en belangengroeperingen over inhoudelijke en
procesmatige zaken om af te stemmen en standpunten toe te lichten. SINT MAARTEN 1.Functie-informatieOrganisatieonderdeel : Secretariaat Sociaal-Economische RaadFunctienaam : Algemeen medewerker Functiebeschrijving : Algemeen medewerker Sociaal-Economische Raad Salarisschaal : 8 2.OmgevingDe werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de
Sociaal-Economische Raad van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de
onderstaande werkzaamheden verricht worden. 3.Resultaatgebieden3.1.Managementondersteuning•bewaakt namens het hoofd de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken,
verplichtingen en genomen besluiten; •voert financieel-administratieve werkzaamheden uit (w.o. betalingsopdrachten) en
maakt berekeningen; •stelt financiële of management overzichten op (w.o. statusrapporten,
voortgangsrapportages) en verstrekt informatie, vraagt informatie etc.; •fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe
instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen
de afdeling of dienst en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling
zijnde onderwerpen; •signaleert knelpunten in de afhandeling van zaken en lost deze zelfstandig
op;•biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van
besluiten.3.2.Secretariële ondersteuning•verwerkt de stukkenstroom via het postregistratiesysteem en zorgt voor de bewaking
van de voortgang; •schat binnengekomen correspondentie in op belang en urgentie, voegt op eigen
initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling; •schrijft brieven aan de hand van globale aanwijzingen van het hoofd; •bewaakt de agenda van het hoofd, deelt deze in en attendeert het hoofd op
afspraken; •vervult een bufferfunctie tussen het hoofd en interne medewerkers respectievelijke
externe instanties; •zet het vertrouwelijke werkarchief van het hoofd op en houdt deze bij, completeert
de dossiers e.d.; •verzorgt de projectdocumentatie; •vervult receptietaken, bereidt voor, ontvangt en begeleidt (buitenlands) bezoek en
delegaties; •treft voorbereidingen voor dienstreizen van bestuursleden en medewerkers van het
secretariaat; •bereidt naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen
administratief-organisatorisch voor en verzamelt vergaderstukken voor verschillende
overlegplatforms; •voert overleg met het hoofd ter voorbereiding op vergadering, stelt in overleg de
agenda op, voegt relevante achtergrondinformatie bij en attendeert op bijzondere
aandachtspunten; •maakt notulen, werkt deze uit en zorgt voor verspreiding; •houdt de kantoorvoorraden bij en beheert de kleine kas;•beheert en optimaliseert de website;•draagt zorg voor de afhandeling van inkomend telefoonverkeer: neemt gesprekken aan
en verbindt deze, na beoordeling van de aard van het gesprek, door naar de
desbetreffende personen/ of verstrekt standaard inlichtingen; •verricht archief werkzaamheden waaronder het opbergen/ opzoeken van stukken,
volgens eenvoudige codes;•verstrekt op aanvraag dossiers/ documenten;•verricht kopieer werkzaamheden, neemt binnengekomen post en faxen (waaronder
aangetekende en expres post) in ontvangst, registreert en distribueert deze;•verricht overige lichte administratieve werkzaamheden zoals het invullen van
formulieren en het maken van etiketten.3.3.Financieel administratieve zaken•verzorgt de grootboekadministratie, het beheer van diverse modules (activa,
tijdregistratie etc.) en de verplichtingenadministratie; •verwerkt tijdig en juist administratief besluiten die gevolgen hebben voor de
financiële administratie; •verzorgt krediet- en budgetbewaking en verzorgt interne overboekingen; •voert controle- en correctiewerkzaamheden uit voorafgaand aan definitieve
batchverwerking en rapporteert over de volledigheid van opbrengsten; •beheert bestanden uit de financiële administratie en verzorgt periodieke
informatieverschaffing aan de sectoren en derden (bv. BTW- en
uitkeringendeclaraties); •voert de signaalfunctie uit richting budgethouders met betrekking tot de uitgaven-
en inkomstenstroom; •beheert het betalingsverkeer; •voert afstemmingscontroles uit tussen de grootboekadministratie en andere
toeleverende administraties (belastingpakket/salarispakket/sociale dienstpakket,
etc.). 3.4.Financiële administratie•controleert aangeleverde financiële stukken (opdrachtbrieven, facturen, e.d.) op
volledigheid, juistheid en rechtmatigheid, codeert ten behoeve van de verwerking in
de boekhouding en laat zorgen voor een tijdige betaling; •verwerkt, voert in en muteert financiële gegevens in het geautomatiseerde
betalingssysteem; •registreert alle boekingsbescheiden of journaalposten naar kostenplaats en -soort
volgens het voorgeschreven coderingssysteem; •maakt voortellingen volgens de geldende voorschriften en procedures van te
verwerken betaalstukken, vergelijkt de stukken met gegevens in het
crediteurenbestand en controleert op volledigheid en op overeenstemming met
betaaldocumenten zoals bankafschriften, en brengt zo nodig mutaties aan in het
bestand; •voert een debiteuren- en crediteurenadministratie en het vorderingenbeheer en
controleert of de subsystemen administraties aansluiten met de
grootboekadministratie; •controleert de leges, consenten en inkomsten van afdelingen of diensten; •vordert belastingen in, int bijdragen en verzorgt OB-aangiften; •stelt financiële verslagen en overzichten op en stelt de maandverantwoording op;
•draagt zorg voor de administratieve en financiële afhandeling voor schadezaken aan
de hand van verkregen gegevens; •draagt zorg voor archivering van alle boekhoudkundige bescheiden. 3.5.Onderzoek naar financieel-administratieve gegevens•verzamelt en verwerkt gegevens voor de voortgangsrapportages, verzamelt gegevens
voor budgetwijzigingen/-aanvragen en stelt financiële overzichten op t. b. v. het
budgetbeheer en specifieke, financieel-economische rapportages; •volgt nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied en doet verbeteringsvoorstellen op
financieel-administratief gebied; •neemt deel aan afdelings- of dienstoverstijgend overleg op het vakgebied. 3.6.Ondersteuning van budgethouders•levert een bijdrage aan het opstellen van kengetallen, verantwoordingsrapportages
en de jaarrekening; •informeert over de toepassing van wet- en regelgeving, procedures, interne
afspraken e.d.; •informeert over de voortgang van afhandeling van lopende financieel
administratieve aangelegenheden. 3.7.Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen
de afdeling/dienst en de sectie.4.Speelruimte•de Algemeen medewerker neemt beslissingen bij het bewaken van de voortgang, bij
het uitvoeren van (financieel-)administratieve werkzaamheden, bij het beantwoorden
van inhoudelijke vragen en bij het inschatten van correspondentie op urgentie. •werkafspraken en administratieve voorschriften vormen het kader; •de Algemeen medewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat
betreft de inhoudelijke kwaliteit van de management- en secretariële ondersteuning
en de kwaliteit van de (financieel-) administratieve werkzaamheden. 5.Kennis en vaardigheden•kennis van secretariële en (financieel)administratieve werkzaamheden; •praktische kennis van personele aangelegenheden; •kennis van managementondersteunende werkwijzen; •kennis van archiverings- en documentatietechnieken; •ordelijkheid en nauwkeurigheid bij het registreren, muteren en archiveren van
gegevens;•kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling,
structuur en werkwijze van de organisatie; •inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;
•vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het
kunnen inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip
doorverbonden/verwezen dient te worden; •vaardigheid in het notuleren van vergaderingen en het omgaan met
tekstverwerkingspakketten; •vaardigheid in het verwerken van financiële gegevens; •vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief, en in het maken van
voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; •vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken; •Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse als de Engelse taal voor
het opstellen van standaard correspondentie;•Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en
waarbij verstoring een rol kan spelen;•Integriteit bij het verwerken van financiële en/ of persoonsgegevens. 6.Contacten•met derden als eerste contactpersoon over de secretariële en administratieve
afhandeling van zaken, om (niet-vertrouwelijke) informatie uit te wisselen over de
inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om; •(agenda-)afspraken te maken, waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar
hun aard gevoelige onderwerpen; •met derden over financiële gegevens, subsidieaanvragen om (gevoelig liggende)
informatie uit te wisselen; •met in- en externe instanties en personen om (algemeen inhoudelijke) toelichting
te geven op en te vragen naar in behandeling zijnde onderwerpen.