Organisatie | Oegstgeest |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oegstgeest 2008 |
Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oegstgeest 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vastgesteld en bekendgemaakt als onderdeel van het verzamelbesluit voor het opnieuw vaststellen en bekendmaken van de verordeningen ten behoeve van centrale ontsluiting van lokale regelgeving. De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning’, vastgesteld door de raad op 2 maart 2006, wordt hiermee ingetrokken.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-12-2010 | nieuwe regeling | 28-10-2010 Oegstgeester Courant, 15-12-2010 | Raadsstuk 2008, nr. 13/08 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Verzoek om ambtelijke bijstand
De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, wordt door de griffier gegeven. Indien de griffier niet over de gevraagde informatie beschikt, brengt hij het verzoek over aan de secretaris, die beoordeelt welk kanaal het meest geëigend is om aan het verzoek te voldoen. De secretaris brengt het verzoek over aan een directeur dan wel aan een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
Het advies, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt gegeven door de griffier. Indien het verzoek om advies betrekking heeft op de wettelijk aan het college opgedragen taken, brengt hij het verzoek over aan de secretaris, die het verzoek inwilligt of overbrengt aan een directeur dan wel een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar.
De ondersteuning, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier, indien het verzoek ondersteuning betreft bij huishoudelijke aangelegenheden van de raad en/of de raadscommissies, alsmede bij het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, (sub)amendementen, ontwerp-besluiten en moties. Indien het verzoek andersoortige ondersteuning betreft, brengt de griffier het verzoek over aan de secretaris die de ondersteuning verleent of overbrengt aan een directeur dan wel een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar.
Weigeringsgronden ambtelijke bijstand
Indien de bijstand op grond van het eerste lid, onderdelen a t/m c wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie kan niet worden benadeeld in zijn positie in de organisatie bij de uitvoering van een verzoek om ambtelijke bijstand (informatie, advies en ondersteuning) van de raad of een individueel raadslid.
Naast de in lid 1 genoemde bijdrage wordt jaarlijks per fractie een bedrag van € 500 uitgekeerd voor de kosten van het voeren van een fractiesecretariaat. Artikel 12, lid 1 is op deze bijdrage niet van toepassing. De fracties overleggen jaarlijks in januari van het daaropvolgende jaar een overzicht aan de griffier van de uitgaven die ten laste zijn gebracht van dit budget.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt jaarlijks gereserveerd. Indien fracties voornemens zijn uitgaven te doen ten laste van de bijdrage wordt hierover de griffier geïnformeerd. De griffier voert over het voornemen een toetsing uit op mogelijke strijdigheid met artikel 11. Indien de uitgave kan plaatsvinden vindt uitbetaling op basis van een declaratie rechtstreeks plaats aan de betrokken derde(n).
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de bijdrage naar rato beschikbaar gesteld voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt de bijdrage beschikbaar gesteld voor de overige maanden van dat jaar.
Met het formuleren van de begripsomschrijvingen wordt beoogd eenduidigheid in de verordening te bewerkstelligen. Er wordt hier aangesloten bij de invulling zoals die door de relevante wet- en regelgeving als Gemeentewet en Wet openbaarheid van bestuur wordt gehanteerd.
In eerste instantie is het de griffier die, zoveel als in zijn vermogen ligt, de verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad(sleden) afhandelt. Indien dat niet mogelijk blijkt dan is de secretaris zijn aanspreekpunt voor de verbinding naar de ambtelijke organisatie. Vanwege deze specifieke verbindingsposities is in deze verordening een centrale rol weggelegd voor de griffier en de secretaris wanneer het gaat om ambtelijke bijstand. In deze verordening is gekozen voor een vaste route via de griffier en de secretaris omdat daar de verantwoordelijkheden behoren te liggen voor het al dan niet voldoen aan een verzoek om ambtelijke bijstand, c.q. de toets of er sprake is van een weigeringsgrond.Het raadslid geeft, bij de indiening van een verzoek om ambtelijke bijstand, zo concreet mogelijk aan wat hij wil, zodat kan worden bepaald welke ambtenaar de bijstand het beste kan verlenen en duidelijk is wat deze binnen welke termijn moet doen. Degene bij wie het verzoek om bijstand is aangemeld, te weten de griffier of via deze de secretaris bepaal - in beginsel in overleg met de direct-leidinggevende - welke ambtenaar de bijstand verleent.
Beoordeling of zich een van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Beoordeling dient plaats te vinden opdat er geen bijstand wordt verleend indien wettelijke gronden, of één van de andere weigeringsgronden als genoemd in artikel 4, zich tegen het verzoek om bijstand verzetten.
Behoudens het in artikel 4 bepaalde kan een verzoek om bijstand niet worden geweigerd vanwege de aard van het verzoek. Onder het eerste lid, onder a, dient men raadsaangelegenheden te verstaan. Dus niet het informeren van de eigen achterban of het informeren van de bewoners van een bepaalde buurt over standpunten van een partij bijvoorbeeld in verband met een raadsdebat, maar bijvoorbeeld wel bijstand bij taken die in het kader van het vervullen van een bestuursfunctie van een instelling waarin het raadslid qualitate qua is benoemd worden vervuld. Een verzoek tot bijstand dat zich uitstrekt tot informatie die gegevens bevat die met het oog op hetgeen in de Wet openbaarheid van bestuur is vermeld, dat niet voor verstrekking in aanmerking komt, kan op grond van het eerste lid, onder b, worden afgewezen. Immers, in dat geval kan het college een besluit hebben genomen omtrent de geheimhouding van informatie. Hiertoe kan worden overgegaan, indien bijvoorbeeld de privacy van derden in het geding is dan wel sprake is van een onevenredige bevoordeling of benadeling van derden.Verzoeken om ambtelijke bijstand kunnen worden afgewezen op grond van het bepaalde in het eerste lid, onder c. Immers, de ambtelijke capaciteit is niet onbeperkt, derhalve moet het bestuur keuzes maken aan welke zaken prioriteit wordt gegeven. In eerste instantie beoordeelt degene bij wie het verzoek om ambtelijke bijstand is aangemeld (de griffier of via deze de secretaris) of deze weigeringsgrond zich voordoet. Niet ondenkbaar is dat een raadslid informatie vraagt waarvan het verzamelen bijzonder tijdrovend is. In dat geval kan een dergelijk verzoek met een beroep op deze weigeringsgrond worden afgewezen.
Indien een raadslid niet tevreden is met een (voorgenomen) weigering, kan hij dat kenbaar maken, waarop zijn verzoek ter beslissing aan de gemeenteraad respectievelijk aan het college wordt voorgelegd. Een beslissing in deze wordt schriftelijk gemotiveerd. Tegen een afwijzing kan bezwaar worden gemaakt, aangezien een dergelijke beslissing een besluit is in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht.
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd; de burgemeester is daar – gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur – de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Het kan van belang zijn dat het presidium respectievelijk de collegeleden op de hoogte zijn van zaken waaromtrent raadsleden bijstand hebben gevraagd. Daarom is bepaald dat het presidium respectievelijk de portefeuillehouder in beginsel op de hoogte worden gesteld van het verzoek om bijstand indien dat in het belang van het functioneren van de raad, respectievelijk in het belang van een goede bestuursvoering is. Hetzelfde geldt voor de daadwerkelijk verleende bijstand.
Aangezien ambtelijke bijstand een uit de wet voortvloeiende verplichting is, is ter bescherming van de positie van de ambtenaar in dit artikel opgenomen dat een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie niet kan worden benadeeld wanneer hij uitvoering heeft gegeven aan het wettelijk recht van de raad(sleden) op ambtelijke bijstand.
Fracties ontvangen een financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel. In de opbouw van de bijdrage is voorzien in een vast deel per fractie en een variabel deel (naar het aantal raadsleden van de fractie). Jaarlijks wordt door het college een voorstel gedaan voor de hoogte van de bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeente-begroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.
De fracties mogen hun financiële bijdrage uitsluitend besteden aan de uitvoering van hun wettelijke raadstaken. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt.
In een verkiezingsjaar wordt de bijdrage in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat de bijdrage aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Dit artikel behoeft geen toelichting.