Organisatie | Rijssen-Holten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier 2011 |
Citeertitel | Instructie voor de griffier 2011 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-07-2011 | 31-12-2019 | Onbekend. | 07-07-2011 Geen. | 2011 - 19 |
De raad van de gemeente Rijssen-Holten;
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie vanuit de raad d.d. 23 mei 2011;
gelet op artikel 107a en artikel 107d van de Gemeentewet;
gezien het positieve advies van de leden van de commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken en Middelen van 20 juni 2011;
besluit vast te stellen de volgende wijziging van de instructie voor de griffier
De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies en het presidium bij het opstellen van de agenda van de raadsvergaderingen, commissievergaderingen en de vergaderingen van het presidium.
Artikel 5 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Nota-toelichting Toelichting behorende bij de instructie voor de griffier 2011
Toelichting op de instructie voor de griffier
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar (ambtelijke) ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De griffier biedt ondersteuning bij de uitoefening der rechten van de raad(sleden). Lid 1 is opgenomen om aan te geven dat de raad met het instellen van de griffie niet alleen een procedurele / administratieve bedoeling heeft gehad maar meer ambitie. Artikel 2 De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De commissievergadering worden door de voorzitters in samenwerking met de griffie voorbereid. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. In het kader van de uitoefening van de in artikel 1 lid 1 genoemde taken kan de griffier een lange termijn agenda opstellen. In deze agenda worden de speerpunten van de raad in de resterende raadsperiode weergegeven. Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De griffier zal aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Artikel 5 Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet kunnen in een verordening nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 6 De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raads-leden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. In het tweede lid is geregeld dat de griffier rechtstreeks informatie kan inwinnen bij de onder de verantwoordelijkheid van het college vallende ambtelijke organisatie. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning, die meer tijd vergen dan de kortstondige beantwoording van een technische vraag, in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. Nader overleg met de gemeentesecretaris vindt plaats met het oog op de beschikbare ambtelijke capaciteit en de eventuele verstoring van de werkplanning. In de verordening op de ambtelijke bijstand worden de spelregels rond de ambtelijke ondersteuning verder uitgewerkt. Artikel 7 De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier. Er is voor gekozen dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. Artikel 8 De raad stelt via het vaststellen van de begroting in feite alle budgetten vast. Echter voor de uitvoering van haar eigen activiteiten en de activiteiten van de griffie stelt de raad uitvoeringsbudgetten vast. Dit betreft budgetten voor o.a. representatie, abonnementen, reis- en verblijfkosten en opleidingen. Ook kan de raad zichzelf budgetten toewijzen voor fractieondersteuning. Daarnaast is er een budget voor de personele bezetting van de griffie. Voor deze budgetten moet in het kader van de betreffende regel-geving een beheerder worden aangewezen. Overeenkomstig de werkwijze binnen de rest van de ambtelijke organisatie en om praktische redenen wordt de griffier als budgetbeheerder aangewezen. Artikel 9 Ten aanzien van het verlenen van verlof is de werkgeverscommissie verantwoordelijk voor de griffier. De griffier is door de werkgeverscommissie gemandateerd tot het verlenen van verlof aan de griffiemedewerkers. Artikelen 10 Bij de vervanging geldt voor de plaatsvervanger deze instructie voor de griffier.
Naast de twee reguliere vervangers die door de raad zijn aangewezen voor het griffierswerk in brede zin, is voor het commissiewerk in enge zin een mogelijkheid opgenomen om griffiemedewerkers in commissievergaderingen incidenteel op te kunnen laten treden als plaatsvervangend commissiegriffier. Dit komt de persoonlijke ontwikkeling ten goede en draagt bij aan de expertise en professionaliteit binnen de griffie.