| Organisatie | Waterschap Drents Overijsselse Delta |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Afschrijvings- en activeringsbeleid 2016 |
| Citeertitel | Afschrijvings- en activeringsbeleid 2016 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Artikel 1.3 bevat een hardheidsclausule.
Onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-01-2016 | nieuwe regeling | 04-01-2016 | Onbekend. |
De verslaggevingsvoorschriften gaan uit van het principe dat uitgaven voor zaken die een meerjarig nut hebben, worden geactiveerd. Dit heeft tot gevolg dat de betreffende uitgaven als vaste activa op de balans worden gebracht en niet in totaliteit als kosten in de exploitatierekening worden verantwoord.
Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met subsidies/bijdragen van derden en met de gecumuleerde afschrijvingen.
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs wordt de rente, over het tijdvak waarin vervaardiging van het actief plaatsvindt, opgenomen.
Voorraden worden, om redenen van administratieve eenvoud, niet op de balans gewaardeerd; met uitzondering van strategische grondposities. Deelnemingen worden wel op de balans gewaardeerd; dit gebeurt tegen marktwaarde indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
2.3 Bijdragen van eigen personeel en bouwrente
In beginsel worden ook de bijdragen van eigen personeel aan investeringen en rente over investeringsprojecten geactiveerd.
De volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij het activeren van bijdragen eigen personeel:
De bouwrente van lopende investeringsprojecten wordt aan deze projecten toegerekend. Bij de raming van het investeringsbedrag van een project wordt rekening gehouden met een percentage aan bouwrente, waarbij een inschatting wordt gemaakt van de doorlooptijd van het project en de bedragen van de investeringen per jaar. De op begrotingsbasis toegerekende rente wordt geijkt op basis van de op het moment van begroten actuele meerjarige renteverwachting.
Toerekening van rente geschiedt op jaarbasis, waarbij de stand van de onderhanden activa per 1 januari en de stand per 31 december als uitgangspunt voor de berekening worden gehanteerd. Bij een aanschaf ineens, die als investering wordt aangemerkt, wordt geen bouwrente toegerekend. Bouwrente wordt aan lopende investeringen toegerekend op basis van in de begroting vastgelegde (voorcalculatorische) tarieven.
Alle waterschappen in Nederland zijn vrij om een grens te bepalen waarboven uitgaven moeten worden geactiveerd. Deze ondergrens is vastgesteld op € 50.000. Investeringen met een verkrijgingprijs lager dan dit bedrag worden niet geactiveerd, tenzij op voorhand een bedrag van ten minste € 50.000 was geraamd voor de betreffende investering.
2.5 Afbakening investering, leeftijdsvervanging, groot onderhoud en onderhoud
De hoofdregel uit de verslaggevingvoorschriften is dat uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan, worden gezien als investering en worden geactiveerd.
De uitgaven voor ‘levensduur verlengend groot onderhoud’ dienen bij voorkeur ten laste van de exploitatie worden gebracht maar mogen ook worden geactiveerd. Dit gebeurt dan ook uitsluitend wanneer groot onderhoud een substituut vormt voor “leeftijdsvervanging”. Er is sprake van ‘levensduur verlengend groot onderhoud’ wanneer de verwachte gebruiksduur van een activum verlengd wordt met minimaal 5 jaren.
Leeftijdsvervanging wordt gezien als een alternatief voor groot onderhoud, waarbij boekwaarden van bestaande activa worden afgeboekt en nieuwe activa worden opgevoerd (desinvesteringen). Er wordt middels leeftijdsvervanging geen functionaliteit of capaciteit aan een bestaand actief toegevoegd. De vervanging vindt plaats uit hoofde van de wens tot continuering van bestaande processen.
Onderhoud is er op gericht om een activum in goede staat te houden en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. De kosten van dit onderhoud worden in de exploitatierekening verantwoord.
Vaste activa met een beperkte economische levensduur moeten jaarlijks worden afgeschreven en de jaarlijkse afschrijving representeert de waardevermindering in dat jaar. De afschrijvingen zijn gebaseerd op de lineaire afschrijvingsmethode.
Er wordt afgeschreven met inachtneming van de verwachte (economisch rendabele) gebruiksduur; waarbij de mogelijke restwaarde van activa niet in beschouwing wordt genomen. Investeringen worden na ingebruikname van het project geactiveerd; dan wel na het in eigendom verkrijgen van het activum. Deelactiveringen van individuele investeringen zijn niet toegestaan; met uitzondering van voorbereidingskosten en budgetten bestemd voor nazorg alsmede restpunten.
Het activeren van groot onderhoud en leeftijdsvervanging wordt toegepast volgens de componentenbenadering. Dit houdt in dat uitgaven die telkens na een langere gebruiksperiode plaatsvinden ineens bij aanvang van het gebruik van het actief als afzonderlijk samenstellend deel van het betreffende actief voor het volledige bedrag worden geïdentificeerd. De desbetreffende component van het actief wordt dan afgeschreven tot aan het moment van uitvoering van groot onderhoud of levens-vervanging. De kosten worden opnieuw geactiveerd, waarna deze afzonderlijke component opnieuw op dezelfde wijze wordt afgeschreven.
De afschrijving vindt plaats vanaf het volgende jaar na het moment van activering; tenzij deze bepaling de zuivere lastentoerekening sterk beïnvloed.
De afschrijvingstermijnen moeten worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van het actief.
De volgende afschrijvingstermijnen worden voor de immateriële vaste activa gehanteerd:
Bijdragen aan investeringen van derden of activa in eigendom van derden worden afgeschreven conform het aantal jaren dat de betreffende activa naar verwachting door de derde zal worden geëxploiteerd. Indien deze termijn niet bekend is of in hoge mate onzeker is, wordt een termijn van 5 jaren gehanteerd.
Voor voorbereidingskosten is bepaald dat deze worden afgeschreven in dezelfde termijnen als ook het project, waartoe ze behoren, worden afgeschreven. Wanneer een project een lange voorbereidingstijd kent dan wordt het verstandig geacht om op voorhand wel al te starten met de afschrijving op deze kosten gedurende de termijn dat ook het project wordt afgeschreven. Wanneer later blijkt dat een project om wat voor redenen ook niet doorgaat, zal de boekwaarde van dat moment in één keer wordenafgeboekt ten laste van het resultaat van het betreffende jaar.
De afschrijvingstermijnen zijn afhankelijk van de categorie vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen van Waterschap Drents Overijsselse Delta zijn bepaald op basis van historische gronden en daarmee van toepassing op deze specifieke situatie, waarbij in de regel als basis de verwachte gebruiksduur van het betreffende activum is gehanteerd.
De investeringen (volgens definitie §2.5) in vaste activa worden lineair afgeschreven in:
*Het nieuwe concept van werken kan van invloed zijn op de afschrijvingstermijnen.
Investeringen moeten zo goed mogelijk worden toegekend aan de in de bovenstaande activa categorieën. Daar waar splitsing niet mogelijk is, dient de zwaartepuntbenadering toegepast te worden om de juiste categorie te bepalen. Indien de bovenstaande tabel niet voorziet in een duiding van de verwachte economische levensduur van een actief; wordt een nadere inschatting gemaakt van de economische levensduur op basis van algemeen geaccepteerde standaarden (bijv. opgave fabrikant).
Indirecte projectkosten (bijv. rente of advieskosten) worden toegerekend aan de componenten uit de afschrijvingstabel op grond van de financiële verhouding tussen de componenten binnen de investering.
HWBP- Verdeling projectfinanciering Hoogwaterbeschermingsprogramma
De versterking van primaire keringen die in beheer zijn van het waterschap, worden bekostigd op basis van cofinanciering. Hiervoor is door het Deltafonds de Dijkrekening ingericht, waaraan de waterschappen gezamenlijk 40% bijdragen en het Rijk 50%. De resterende 10% bestaat uit een projectgebonden aandeel (PGA) van het waterschap, bedoeld als doelmatigheidsprikkel. Waterschappen ontvangen dus 90% van de geraamde kosten van een ‘sober en doelmatig ontwerp’.
Het Hoogwaterbeschermingsprogramma leidt bij het waterschap GSRW tot de volgende activeringen:
De jaarlijkse bijdrage aan de Dijkrekening wordt door het waterschap GSRW beschouwd als een investeringsbijdrage. Deze investeringsbijdrage wordt in 5 jaar afgeschreven. Dit betreft een voortzetting van het beleid als gevoerd door de rechtsvoorgangers van GSRW. Het project gebonden aandeel in een versterkingsproject wordt afgeschreven over de economische levensduur van de uitgevoerde versterking (afschrijvingstermijn robuust kering 40 jaar en niet robuust kering - verbeterwerken 12 jaar).
Groot onderhoud en leeftijdsvervanging
Groot onderhoud (volgens definitie §2.5) van materiële vaste activa en leeftijdsvervanging worden lineair afgeschreven volgens de componentenbenadering voor de periode tot het volgende moment van groot onderhoud of leeftijdsvervanging.
Materiële activa waarvoor het waterschap financiële leasecontracten is aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust, behoren tot de materiële vaste activa van het waterschap. Waardering van het actief vindt plaats tegen nominale waarde. Afschrijvingen geschieden tegen de duur van de leaseafspraken. Momenteel komt dit niet voor.
Op grond wordt in beginsel niet afgeschreven, omdat grond zijn waarde behoud. Een uitzondering kan gelden wanneer sprake is van waardevermindering van de grond. Op grond waarop gebouwd wordt of is, kan worden afgeschreven over dezelfde termijn waarover de bouwwerken op deze grond ook worden afgeschreven. Dit geld niet voor het hoofdkantoor.
4. DESINVERTERING, SLOOPKOSTEN & VERKOOP
Van een desinvestering is sprake, als een vast actief, voordat het volledig is afgeschreven, uit het productieproces wordt gehaald. Op dat moment moet de restant boekwaarde als een extra afschrijving in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht worden en wordt het actief bruto uit de activa-administratie verwijderd.
Als er gesloopt wordt, heeft een actief geen economisch nut meer, dus geen economische levensduur meer en mag er niet meer worden afgeschreven. De kosten van verwijdering, sloopkosten, moeten als incidentele last worden gezien.
Bij verkoop van een actief wordt de boekwinst of het boekverlies ten gunste of ten laste van de exploitatierekening gebracht.
In deze toelichting wordt nader ingegaan op activering- en afschrijvingsbeleid.
Bijdragen van eigen personeel (§2.3)
In beginsel kan volgens de regels van het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording van Waterschappen (BBVW) een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs worden opgenomen. De term “in beginsel” laat voor waterschappen de ruimte om nadere invulling te geven aan de wijze waarop interne kosten (uren) worden toegerekend.
Voorgesteld wordt om uitsluitende de uren te activeren van afdelingen die direct bijdragen aan de realisatie van de taken. Hieronder worden verstaan de afdelingen: Realisatie, Beheer Water en Dijken, Beheer Zuiveringen, Vergunning en Handhaving & Toetsen meten en monitoren. Middels dit beleid wordt geborgd dat kosten van het ambtelijk apparaat in beperkte mate naar de toekomst worden verplaatst, in lijn met de maatschappelijke tendens om de schuldenpositie van (decentrale) overheden te beperken.
Om redenen van financiële efficiency worden uren van “ondersteunende” afdelingen wel geactiveerd, indien deze door derden worden gedekt (bijv. door het Rijk gedekte projecten). Ook hierbij geldt dat uitsluitend uren worden geactiveerd die via het tijdschrijfsysteem worden verantwoord.
Ten aanzien van de bouwrente kan opgemerkt worden dat in ieder geval rente zal moeten worden toegerekend aan langer lopende bouwprojecten. Het ligt niet voor de hand rente toe te rekenen in geval van de aankoop van goederen en diensten.
Alle waterschappen in Nederland zijn vrij om een grens te bepalen waarboven uitgaven moeten worden geactiveerd. Uitgaven voor zaken die langer dan een jaar mee gaan, maar lager zijn dan deze grens, worden in één keer ten laste van de exploitatie gebracht.
Het bepalen van een ondergrens voorkomt dat kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden gebruikt zouden moeten worden geactiveerd.
De ondergrens voor activering is vastgesteld op € 50.000,-. Investeringen met een verkrijgingprijs lager dan dit bedrag worden niet geactiveerd, tenzij op voorhand een bedrag van ten minste € 50.000,- was geraamd voor de betreffende investering of tenzij het gronden of terreinen betreft.
Afbakening investering, leeftijdsvervanging, groot onderhoud en onderhoud (§2.5)
Onderhoud is er op gericht om een activum in goede staat te houden en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. Voorbeeld vormt het op frequente wijze reinigen van activa. De kosten van dit onderhoud worden in de exploitatierekening verantwoord.
De uitgaven voor ‘levensduur verlengend groot onderhoud’ dienen bij voorkeur ten laste van de exploitatie worden gebracht maar mogen ook worden geactiveerd en afgeschreven conform de componentenmethode. Dit betreft bijvoorbeeld het periodiek grootschalig reinigen van activa (bijv. eens per 5 jaren).
De bovenstaande definities van “onderhoud” en “groot onderhoud” zijn herleidbaar uit het besluit beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen. De term “leeftijdsvervanging” wordt echter niet in de BBVW benoemd. Door bepalingen m.b.t. de begrip in beleid te verankeren, neemt Drents Overijsselse Delta een eigen positie in ten aanzien van de wijze waarop activa worden afgeschreven. Deze werkwijze is in lijn met de gangbare handelswijze in de private sector. Middels dit beleid wordt het bereiken van een jaarlijks terugkerend volume van kapitaallasten sterk bevorderd.
Hieronder is voor een aantal activa de wijze van activering en afschrijving aangegeven ten einde praktische voorbeelden te benoemen en richting te geven aan de implementatie van het onderhavig beleid.
Bij baggeren is er sprake van verschillende vormen waarmee als volgt dient te worden omgegaan:
Als het profiel vervolgens wordt aangepast om meer water te kunnen bergen, om de waterkwaliteit te verbeteren of om een andere reden, en er moet gebaggerd worden om de watergang aan dat nieuwe profiel te laten voldoen, dan is er weer sprake van een investering. In voorkomende gevallen wordt een relatie gelegd met een leggerwijziging.
Het vernieuwen (renoveren) of aanpassen van bijvoorbeeld waterkeringen, waterlopen, kunstwerken, transportgemalen en zuiveringsinstallaties wordt aangemerkt als investeringen en als zodanig geactiveerd. Pompen, kroosrooster en aanpassing automatisering etc. worden als afzonderlijk activum opgenomen.
De uitgaven die betrekking hebben op vervanging van schuiven, overige roosters, filters, kleine materialen aan machines, etc. worden in beginsel aangemerkt als onderhoudskosten en ten laste van de exploitatie gebracht tenzij aangetoond kan worden dat deze uitgaven leiden tot verlenging van de levensduur van het gehele activum met minimaal 5 jaren. In dat geval worden de uitgaven beschouwd als groot onderhoud en als zodanig geactiveerd en afgeschreven conform de componentenmethode.
Wanneer gekozen is om de uitgaven voor ‘levensduur verlengend groot onderhoud’ of “leeftijdsvervanging” te activeren dan wordt er geactiveerd volgens de zogenaamde componentenbenadering. Dit houdt in dat uitgaven voor groot onderhoud die telkens na een langere gebruiksperiode plaatsvinden ineens bij aanvang van het gebruik van het actief als afzonderlijk samenstellend deel van het betreffende actief voor het volledige bedrag worden geïdentificeerd. De desbetreffende component van het actief wordt dan afgeschreven tot aan het moment van uitvoering van groot onderhoud. Bij de uitvoering van het groot onderhoud worden de kosten hiervan opnieuw geactiveerd, waarna deze afzonderlijke component opnieuw op dezelfde wijze wordt afgeschreven.
Het verschil tussen groot onderhoud en levensduur vervanging vormt de afweging om bestaande activa buiten gebruik te stellen en deze te vervangen voor nieuwe. Zo wordt het reviseren van een gemaal en het daarbij smeren van de onderdelen als groot onderhoud gezien. Wanneer materiele onderdelen van het gemaal (bijvoorbeeld vervanging van de gehele schroef en achterliggende mechaniek) buiten gebruik worden gesteld en vervanging; is er sprake van leeftijdsvervangingen. Middels dit voorbeeld wordt getoond hoe dicht de definities van groot onderhoud en leeftijdsvervanging bij elkaar liggen.
Voorbeeld componentenbenadering
Aanschaf/bouw van een gebouw met een kostprijs van € 2.000.000. Op het moment van investeren worden de volgende schattingen gemaakt m.b.t. het gebouw zelf, de lift en de dakbedekking. De gebruiksduur van het gebouw bedraagt 40 jaar. Eens per 10 jaar dient de bitumenlaag van het dak te worden vervangen (investering € 50.000). De lift zal om de vijf jaar worden geïnspecteerd en er zullen onderdelen worden vervangen. Het investeringsbedrag voor de lift bedraagt € 100.000. Na vijf jaar wordt de lift daadwerkelijk aangepakt ten bedrage van € 110.000 en na acht jaar wordt dedakbedekking vervangen ten bedrage van € 45.000.
Indien de oorspronkelijke bestanddelen van de dakbedekking en de lift volgens de componentenbenadering zijn afgesplitst van de totale kostprijs, worden de afschrijvingen als volgt bepaald:
Afschrijving jaar 1 : € 71.250,00
Na vijf jaar wordt de lift aangepakt: de kosten van de vervanging ad € 110.000,00 wordt als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd en wordt vervolgens afgeschreven over de verwachte levensduur. Er is geen desinvestering noodzakelijk, aangezien de boekwaarde van het liftbestanddeel aan het eind van jaar vijf nihil is.
De kostprijs van het vervangen van de dakbedekking na acht jaar ad. € 45.000,00 wordt als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd als onderdeel van het gebouw en wordt afgeschreven over de verwachte gebruiksduur. Aangezien de dakbedekking eerder wordt vervangen dan was voorzien, wordt de resterende boekwaarde van de initiële investering, ad € 10.000,00 (= € 50.000,00 minus 8 x € 5.000,00 afschrijving) als boekverlies verantwoord in de exploitatie.
De huidige werkwijze van activering van levensduur verlengend groot onderhoud is conform de hierboven beschreven componentenbenadering.
Immateriële vaste activa (§3.2)
De immateriële vaste activa worden in artikel 4.41 van het waterschapsbesluit onderscheiden in:
De regels bevatten voorwaarden waaronder uitgaven voor ‘onderzoek en ontwikkeling’ (artikel 4.63 Waterschapsbesluit) en uitgaven voor ‘bijdragen aan activa in eigendom van derden’ als immaterieel actief kunnen worden geactiveerd.
De inzet van middelen ten behoeve van onderzoek en ontwikkeling kan worden geactiveerd indien:
Indien de uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling (bijvoorbeeld om te komen tot het opstellen van een Waterbeheerplan) voldoen aan bovenstaande eisen, dan mogen deze geactiveerd worden. Voor deze immateriële vaste activa geldt volgens het ‘Waterschapsbesluit’ een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar.
De invulling die middels het waterschapsbesluit aan “kosten voor onderzoek en ontwikkeling” wordt gegeven, impliceert dat alleen kosten geactiveerd mogen worden waarbij helder is wat er gerealiseerd gaat worden. Indien hier geen zicht op is; is er in onvoldoende mate zeker of er sprake is van toekomstig nut. Indien er echter sprake is van een eenduidig verband met te realiseren activa, worden voorbereidingskosten gezien als onderdeel van het te realiseren acties. Zodoende wordt in dit beleid voorgesteld geen gebruik te maken van de mogelijkheid tot het activeren van kosten voor “onderzoek en ontwikkeling”.
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien:
Investeringen in activa die niet in eigendom zijn van het waterschap worden, wanneer deze voldoen aan bovenstaande eisen, als immateriële vaste activa aangemerkt en in 5 jaar afgeschreven. Van deze afschrijvingstermijn kan worden afgeweken als gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is.
In de praktijk vindt waardering vaak plaats tegen de termijn waarop de betrokken derde voornemens is het actief in gebruik te nemen.
Groot onderhoud en leeftijdsvervanging (volgens definitie §2.5) in materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de componentenbenadering voor de periode tot het volgende moment van groot onderhoud. De termijn tot het volgende moment van groot onderhoud wordt vastgesteld uit:
Vaste activa met een beperkte gebruiksduur moeten jaarlijks worden afgeschreven en de jaarlijkse afschrijving representeert de waardevermindering in dat jaar. Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in de regel niet afgeschreven. Een uitzondering kan gelden voor gronden waarop gebouwd wordt of is. Deze kunnen worden afgeschreven over dezelfde termijn als waarover het bouwwerk wordt afgeschreven. Op de grond van het hoofdkantoor wordt niet afschreven.