budgethoudersregeling gemeente Korendijk

In deze regeling wordt verstaan onder

1.Budget:

een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten, respectievelijk uitgaven, verbonden aan een (sub)product in de productenraming, aan een (hulp)kostenplaats dan wel aan een vastgesteld krediet. Tot de verantwoordelijkheid van de budgethouder wordt tevens gerekend het realiseren van de in de productenraming dan wel bij de investeringsbeslissing opgenomen prestaties e.d.

2.Budgethouder:

de functionaris (afdelingshoofd of projectleider) die door of namens het college is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel c.q. afdeling behorende taakstelling uit te voeren; een budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

• 3.

  Deelbudgethouder:

  de functionaris die is aangewezen om namens of in opdracht van de budgethouder (een deel van) de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

• 4.

  Verplichtingen:

  • a.

    overeenkomsten tot de levering van goederen en/of de verlening van diensten aan en/of door de gemeente Korendijk;

  • b.

    de aanneming van werken voor of door de gemeente Korendijk;

  • c.

    de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

De budgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor:

• -

  het als productverantwoordelijke realiseren van de producten en/of de algemene ondersteuningsactiviteiten, die behoren bij de hem binnen de productenbegroting toegewezen budgetten;

• -

  de beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten.

• 1.

  De budgethouder legt overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 6 en 7 van de Financiele Verordening ex artikel 212 Gemeentewet periodiek aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.

• 2.

  De budgethouder rapporteert gevraagd of ongevraagd tussentijds aan de gemeentesecretaris over:

  • -

    de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer;

  • -

    de inzet van de tot de budgetten behorende middelen (m.u.v. kapitaallasten);

  • -

    de vooruitzichten in financieel en inhoudelijk opzicht.

• 1.

  De budgethouder is, namens het college van B&W, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

  • -

    de voor de betreffende jaarschijf in de productenramingen en voorzieningen opgenomen bedragen;

  • -

    de bedragen van de vastgestelde kredieten.

• 2.

  De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de in de productenraming opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten.

Indien er onvoldoende zekerheid bestaat over de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen krachtens deze regeling of het geldende mandaatbesluit, wordt geen toepassing gegeven aan de bevoegdheid en wordt de zaak ter beslissing voorgelegd aan de gemeentesecretaris en/of het college.

• 1.

  De budgethouder kan de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten overdragen aan één of meer deelbudgethouders.

• 2.

  De budgethouder blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de uitvoering van de overgedragen taken, alsmede voor de inkomsten en uitgaven daaromtrent, en is daarop door de gemeentesecretaris en het college aanspreekbaar.

• 3.

  De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle deelbudgethouders met dien verstande dat de deelbudgethouder rapporteert een de budgethouder conform het bepaalde in artikel 3, 2e lid.

• 1.

  Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de (deel-)budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de producten en/of ondersteuningsactiviteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 2.

  Indien een verplichting wordt aangegaan door een deelbudgethouder met een bedrag hoger dan

€ 25.000,- dient de budgethouder mede voor akkoord te tekenen.

• 3.

  Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• 4.

  Inkoop van diensten en goederen en aanbesteding van werken vindt plaats binnen de kaders van de productenraming alsmede de geldende regels inzake inkoop en aanbesteden.

• 5.

  Verplichtingen worden met in acht name van de regels inzake inkoop en aanbesteden door de (deel-)budgethouder schriftelijk vastgelegd.

• 7.

  Vorderingen worden eveneens vastgelegd in de financiële administratie.

• 1.

  In geval van calamiteiten is het de (deel-)budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 2.

  Als van de bepaling in lid 1 gebruik wordt gemaakt worden de gemeentesecretaris en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan.

• 3.

  De budgethouder zorgt er voor dat binnen één maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college dan wel gemeenteraad een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.

• 1.

  De budgethouder is bevoegd uitsluitend binnen zijn afzonderlijke producten verschuivingen aan te brengen tussen de op beheersniveau geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot overschrijding van het totaalbedrag van het betreffende beleidsproduct in de productenraming.

• 2.

  De verschuiving mag niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.

• 3.

  Buiten de schuifruimte vallen:

  • -

    doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen;

  • -

    kapitaallasten;

  • -

    omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten;

  • -

    budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve.

• 1.

  De budgethouder is bevoegd inkomsten die hoger (blijken te) zijn dan hiervoor werd geraamd binnen het betreffende product c.q. krediet aan te wenden ter dekking van uitgaven op dat product c.q. krediet mits de inkomsten een directe relatie hebben met de betreffende uitgaven.

• 2.

  Financiele tegenvallers dienen in principe binnen het desbetreffende product c.q. krediet te worden opgevangen.

• 3.

  Incidentele financiele mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene middelen (in casu de post onvoorzien).

1.Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast, betrekt hij dit bij de tussentijdse rapportages en draagt hij zorg dat deze in de beheerssystemen worden verwerkt (administratieve wijziging).

• 1.

  De (deel-)budgethouder controleert de op zijn budgetten betrekking hebbende facturen en documenten over inkomsten op juistheid en volledigheid qua prestatie, activiteit, berekening, bedrag en andere van toepassing zijnde voorwaarden. Bij gebleken juistheid en volledigheid parafeert deze het document voor akkoord nadat hij daarop door codering heeft aangegeven ten laste/gunste van welk budget de uitgave/ontvangst moet worden geboekt.

• 2.

  Bij afwezigheid van de budgethouder worden de overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door diens vervanger.

• 3.

  Bij afwezigheid van de deelbudgethouder worden de overgedragen bevoegdheden uitgeoefend door diens direct leidinggevende dan wel door een door de direct leidinggevende aan te wijzen vervanger.

• 1.

  Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld krediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

• 2.

  Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed wordt toegevoegd aan de algemene middelen.

• 3.

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van de gemeenteraad (bestemming jaarresultaat) worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

  • -

    het budget is incidenteel toegekend;

  • -

    de gevraagde ruimte is aanwezig;

  • -

    in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

(Deel-)budgetverantwoordelijkheid is in principe ondeelbaar, in die zin, dat het niet is toegestaan, dat twee of meer functionarissen dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)product met bijbehorend budget. Bij besluit van het college dan wel van de budgethouder kan hier van worden afgeweken.

• 1.

  De budgethouder bereidt voor zijn budgetten tevens de begroting en meerjarenraming voor. Jaarlijks bieden de budgethouders, elk voor zover zijn eigen taakgebied en producten betreft, aan de gemeentesecretaris een begroting aan ten behoeve van het volgende kalenderjaar, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Daarbij wordt rekening gehouden met de door het bestuur gegeven kaders en de vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

• 2.

  Een budget wordt vastgesteld als onderdeel van de productenraming/beheersbegroting, nadat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de programmabegroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft om die begroting uit te voeren.

• 3.

  Een budget in de vorm van een krediet wordt vastgesteld bij afzonderlijk besluit van de gemeenteraad, al of niet in het kader van de begrotingsbehandeling.

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college nadat daarover ambtelijk advies is uitgebracht.

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2008

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Korendijk 2008”.

Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 29 april 2008.

van burgemeester en wethouders van Korendijk,

de gemeentesecretaris de burgemeester

Gewijzigd in de vergadering van 2 juli 2009 Bijlage: