Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Rheden

Algemene toelichting

Artikel 213a Gemeentewet

Artikel 213a Gemeentewet (zie box 1) verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de Rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Box 1 Het nieuwe artikel 213a Gemeentewet

• 1.

  Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.

• 2.

  Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken.

• 3.

  Het college stelt de Rekenkamer of, indien geen Rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

Periodiek onderzoek

Het college moet periodiek toetsen of bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid -bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting- wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is. Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld. Deze regels worden in de onderhavige verordening gesteld.

Relatie met lokale Rekenkamer (functie)

Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het college een aantal (organisatorische) maatregelen te treffen. De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschieden dus primair door het college zelf. Daarnaast doet de gemeentelijke Rekenkamercommissie zelfstandig onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De Rekenkamercommissie kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruikmaken van de resultaten van de onderzoeken van het college.

Ook kan de Rekenkamercommissie zonodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Onderwerp van onderzoek

Systematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.

De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van beleidsprogramma’s aan de hand van tevoren bepaalde streefwaarden. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere ‘zachtere’ meetmethoden. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking, procesbeschrijvingen en formatieonderzoeken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (periodiek onderzoek). De raad eist in lid 3 dat alle organisatie-eenheden (afdelingen), programma’s en paragrafen eens in de vier jaar worden onderzocht. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid richten zich op de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering van de onderzoeken richten zich naar de zelfstandige organisatie-eenheden (afdelingen). De primaire insteek voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hierbij zal worden gekeken naar de gemeentelijke taken die zijn ondergebracht in de producten van de begroting. Ondanks dat hier sprake is van een zelfonderzoek, zal zoveel mogelijk worden getracht de onafhankelijkheid in de uitvoering van de onderzoeken te waarborgen. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de onderzoeken ligt bij de concerncontroller, die een onafhankelijke positie binnen de ambtelijke organisatie bekleed.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid zullen, vanuit efficiency-overwegingen, zoveel als mogelijk simultaan worden uitgevoerd. Een gevolg van deze bundeling van onderzoeken is dat gehele beleidsprogramma’s en paragrafen, dan wel delen hiervan zullen worden onderzocht. Als gevolg van het in lid 3 bepaalde zullen echter in de vierjaarlijkse periode alle programma’s en paragrafen integraal op doeltreffendheid zijn onderzocht.

Artikel 3 Onderzoeksaanpak

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als de raad dat nodig acht, invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan in lid 1.

Lid 1 bepaalt verder dat het onderzoeksplan voorafgaande aan iedere raadsperiode wordt opgesteld en door het college wordt vastgesteld. Jaarlijks zal het onderzoeksplan worden bijgesteld op onder meer de inzichten van de reeds uitgevoerde onderzoeken. Het (geactualiseerde) onderzoeksplan zal ter kennisname aan de raad en de Rekenkamercommissie worden aangeboden.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken (voor het komende jaar), zij het uiteraard nog globaal. Aan de hand van het onderzoeksplan zal per onderzoek een nadere gedetailleerde uitwerking plaatsvinden. In het onderzoeksplan komen in ieder geval de in het tweede lid genoemde onderwerpen aan bod. Deze onderwerpen worden hieronder nader toegelicht.

Object van onderzoek

Bij het object van het onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend.

Reikwijdte en beperkingen van het onderzoek

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is, of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken zal van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

Onderzoeksmethode

Hierbij wordt aangegeven wat voor methoden gebruikt zullen worden. Mogelijkheden zijn benchmarking, enquêtes, procesbeschrijvingen, formatieonderzoek etc.

Doorlooptijd onderzoek

Hierbij wordt een inschatting van de duur van het onderzoek aangegeven. Eventueel wordt hierbij een onderverdeling in fasen gemaakt.

Uitvoering onderzoek en rapportering

Hierbij wordt kort ingegaan op de organisatie van het onderzoek. Belangrijke aspecten hierbij zijn:­     

• -

  Wie gaat het onderzoek uitvoeren?

• -

  Onder welke verantwoordelijkheid vindt het onderzoek plaats?

• -

  Aan wie worden de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek gerapporteerd?

• -

  Op welke wijze wordt de zienswijze van de betrokken organisatie-eenheden meegenomen in de rapportage van de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek?

Budgetten onderzoeken

In het onderzoeksplan wordt een prognose gemaakt van de benodigde budgetten voor de uitvoering van het onderzoek. Het betreft een globale verkenning van de benodigde budgetten. In de uitwerking van het onderzoeksplan per onderzoek zal een budget worden berekend. De hoogte van het benodigde budget is mede afhankelijk van de benodigde externe expertise voor de uitvoering van het onderzoek.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en het jaarverslag dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Bij deze paragraaf dient eveneens gerapporteerd te worden over de stand van zaken van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

De bevindingen van de onderzoeken worden neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt, zodra ze zijn vastgesteld. Een afschrift van de rapporten wordt bovendien verstrekt aan de gemeentelijke Rekenkamercommissie.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. In de verordening is daarom vastgelegd dat naar aanleiding van de resultaten van een onderzoek, indien nodig, een plan van verbetering opgesteld wordt. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6 Inwerkingtreding

In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt.

Artikel 7 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.