CVDR391772_1Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente AmstelveennlregelingAmstelveen2018-05-08AmstelveenOfficiële bekendmakingen.nl - Gemeenteblad Nr. 126232 d.d. 23-12-2015Controleverordening Amstelveen 2016Gemeentewet, art. 213Besluit accountantscontrole provincies en gemeentengemeenteraadfinanciën en economie2015-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-01Nieuwe regeling15-69GeenDeze regeling vervangt de Financiële verordening gemeente Amstelveen, vastgesteld door de raad op 16 december 2009.Deze regeling geldt met inachtneming van de centrumregeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen.Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van
de financiële organisatie van de gemeente Amstelveen1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant:
een registeraccountant of een
Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het
accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld
in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het
accountantsberoep of:
een accountantsorganisatie als bedoeld in art 1 onderdeel a
van de Wet toezicht accountantsorganisaties;
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde
jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant
van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten, alsmede de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten
alsmede de balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 van de Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel
213, lid 6 van de Gemeentewet, in acht worden genomen;
rechtmatigheid in het kader van
accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-
en regelgeving, zoals bedoeld in de nadere regels die bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van
het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet;
deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging
opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid
binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel
uit maakt van de jaarrekening.
een voor dit doel door de raad ingestelde
vertegenwoordiging van de raad: de rekeningencommissie, dan wel op enig moment een andere
raadscommissie.
2Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel
213, lid 2 van de Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad
te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt
voor een periode van maximaal zes boekjaren.
Het college bereidt in overleg met (een voor dit doel door de raad
ingestelde vertegenwoordiging van) de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. Dit bevat de periode waarvoor de
accountant wordt benoemd, met inachtneming van het eerste lid van
dit artikel. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse
accountantscontrole in ieder geval opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele
afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen goedkeuringstoleranties en eventuele
afwijkende rapporteringstoleranties; en voor ieder afzonderlijk te controleren
begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden;
de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden.
In afwijking van lid 3, letters c en d kan de raad in het programma
van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de
accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast
en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
3Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en
regelgeving en verstrekt deze aan de accountant voor de aanvang van
de controle.
Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en
goed toegankelijk zijn.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
Met inachtneming van de hiervoor geldende termijnen overlegt het
college de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor
behandeling in uiterlijk de laatste raadsvergadering voor de in
artikel 200 van de Gemeentewet genoemde datum en de aan deze
raadsvergadering voorafgaande voorbereidende
commissievergaderingen.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die
van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt
terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
4Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de
aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.
Voorzover wenselijk ter bevordering van een efficiënte en
doeltreffende accountantscontrole pleegt de accountant
(afstemmings-)overleg met (een voor dit doel door de raad ingestelde
vertegenwoordiging van) de raad, (een vertegenwoordiging uit) de
rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, en de
(concern-)controller.
5Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er
zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers
van de gemeente.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college
draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun
medewerking verlenen.
Het college draagt er zorg voor dat de ambtenaren van de gemeente
zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de
accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en
het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover
verstrekte informatie.
6Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven
tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de
accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle
van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de
opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, en dergelijke) en
neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel
van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een
accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in
het belang van de gemeente is.
Het college informeert vooraf de raad over verstrekte opdrachten aan
andere accountants dan de door de raad benoemde accountant.
7Rapportering
Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond
schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.
Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en
waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het
afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze
bevindingen terstond aan de burgemeester en aan (een voor dit doel
door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Indien de
schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de
accountant aan diens plaatsvervanger.
Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de
bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant
verslag uit aan het college (de managementletter). Het college
brengt dit verslag ter kennis van (een voor dit doel door de raad
ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.
Overeenkomstig artikel 213 lid 2 gemeentewet brengt de accountant
een accountantsverklaring en verslag van bevindingen uit. De
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door
de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.
8Inwerkingtreding, intrekken oude verordening en
overgangsrechtDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016, met dien
verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de
jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2016 en later. De
Controleverordening gemeente Amstelveen, vastgesteld op 6 november 2003 en
laatstelijk gewijzigd op 31 mei 2006 wordt ingetrokken, met dien verstande
dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening
(en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2015.9CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening
Amstelveen 2016”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2015.De griffier, De voorzitter,mevrouw drs. P. Georgopoulou mevrouw drs. M.M. van ’t VeldMEMORIE VAN TOELICHTINGDe VNG heeft uitsluitend voor de Financiële verordening ex. artikel 212
Gemeentewet een geactualiseerde modelverordening opgesteld. Voor de
controleverordening ex. artikel 213 Gemeentewet is dit niet het geval.De voorliggende verordening is een geactualiseerde versie van de bestaande
verordening, rekening houdend met de bestaande praktijk.Artikel 7 RapporteringArtikel 7, tweede lid bevat een nieuw toegevoegde bepaling inzake (schending
van) integriteit.Artikel 7, derde lid benoemt nu expliciet de rapportering van de accountant via
de managementletter. In de vorige versie werd deze niet expliciet vermeld.