| Organisatie | Rheden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rheden |
| Citeertitel | Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rheden |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 213
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-04-2004 | Nieuwe regeling | 30-03-2004 Regiobode, 28-04-2004 | Geen |
De raad van de gemeente Rheden;
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 maart 2004;
in te trekken de Verordening met betrekking tot de controle op het geldelijke beheer en de administratie alsmede de jaarrekening van de gemeente Rheden, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 24 april 1990, nr. 5, met ingang van de dag nadat finale besluitvorming van de raad over de jaarrekening 2003 heeft plaatsgevonden;
Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Rheden
In deze verordening wordt verstaan onder:
goedkeuringstolerantie: de goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;
In afwijking van het gestelde in lid 3 letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de Rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Desgewenst kan met instemming van de hierboven genoemde partijen, het overleg in een andere samenstelling plaatsvinden.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, het Directieteam, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
In de nieuwe gedualiseerde Gemeentewet is het artikel 213 aangepast (zie box 1). Het oude artikel 213 GW bestond uit drie leden. Het nieuwe artikel 213 bestaat uit zeven leden. Relevant in deze is de door de minister vastgestelde ‘Besluit accountantscontrole gemeenten’ krachtens het zesde lid van het nieuwe artikel 213 GW. De veranderingen en uitbreidingen zijn aangebracht om de controlerende taak van de raad te versterken.
Op grond van het oude artikel 213 GW moest een ‘controleverordening’ worden opgesteld. Deze bevatte regels voor de accountantscontrole. Door de invoering van de nieuwe gedualiseerde verhoudingen, de aanpassing van het artikel 213 GW en invoering van het ‘Besluit accountantscontrole gemeenten’ moet de ‘controleverordening’ van gemeenten worden herzien.
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is vastgesteld, dat de accountant door de raad in plaats van het college wordt aangewezen. Overigens is bij de keuze van de huidige accountant de raad in het aanbestedingstraject nadrukkelijk betrokken geweest.
Ingevolge het nieuwe artikel 213 GW geeft de accountant niet langer alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid tezamen. Een getrouw beeld wil zeggen, dat de jaarrekening niet dusdanige fouten en/of onzekerheden bevat, dat het oordeel van de gebruiker er door wordt beïnvloed. Bij de rechtmatigheid gaat het erom, dat baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving. Rechtmatigheid in de brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf (verordeningen).
De geldende wet- en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridisch begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Dit laatste begrip is beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in het Besluit accountantscontrole gemeenten zo goed mogelijk afgebakend. Volledigheidshalve wordt hier vermeld dat onrechtmatigheid niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Feitelijk gaat het hier om de financiële beheershandelingen (zoals het toekennen van subsidies, het betalen van rekeningen en het opleggen van een belastingaanslag) die centraal staan bij de toets die de accountant verricht.
Hieronder volgt een korte toelichting van relevante bepalingen in de verordening:
De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden voor verzending aan de raad aan het college voorgelegd met de mogelijkheid om te reageren op deze stukken. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad (artikel 7).
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197 lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197 lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213 lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast op vier jaar. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Voor de accountantscontrole geldt het ‘Besluit accountantscontrole gemeenten’ dat krachtens artikel 213 lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het ‘Besluit accountantscontrole gemeenten’ bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:
Goedkeurend ≤ 3%;Beperking > 3% < 10%; Oordeelonthouding ≥ 10% | |
≥ 1% (fouten in de jaarrekening); ≥ 3% (onzekerheden in de controle) |
De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal nagenoeg zeker leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant. De accountant dient immers meer werkzaamheden te verrichten, om een lager bedrag aan fouten in de jaarrekening te kunnen garanderen.
Artikel 3 Informatieverstrekking door college
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 GW). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Uit praktisch oogpunt is er in de verordening voor gekozen om de verstrekking van de gecontroleerde jaarrekening, accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad voor 1 juni te laten plaatsvinden. Hierdoor levert de uiterste datum van 1 juli voor vaststelling van de jaarrekening geen problemen op. Deze data sluiten aan bij de behandeling van de jaarrekening in de voorgaande jaren.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Artikel 197 lid 2 GW bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant.
Artikel 4van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Onder het derde lid is een limitatieve opsomming opgenomen van de belanghebbende bij de accountantscontrole. Vanuit pragmatische overwegingen kunnen deze belanghebbenden instemmen met een periodiek overleg met een beperkter aantal vertegenwoordigers. Zo kan de raad zich laten vertegenwoordigen door de Rekenkamercommissie.
Artikel 5 Toegang tot informatie
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met inachtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6 Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar mag brengen. De accountant dient zelf de afweging te maken of de van hem gevraagde adviesopdracht de onafhankelijkheid van zijn functioneren niet aantast.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van werkzaamheden aan de door de raad benoemde accountant, die vallen buiten de controle van de jaarrekening. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapportering van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letter c en e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan (een vertegenwoordiging van) de raad mondeling toelicht. De raad kan hier bijvoorbeeld de Rekenkamercommissie aanwijzen als vertegenwoordiger van de raad.
Deze verordening treedt in de plaats van de op grond van het oude artikel 213 Gemeentewet bij raadsbesluit d.d. 24 april 1990 opgestelde Verordening met betrekking tot de controle op het geldelijke beheer en de administratie alsmede de jaarrekening van de gemeente Rheden. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar Gedeputeerde Staten worden verzonden (artikel 214 GW).
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.