| Organisatie | Rheden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Rheden 2003 |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Rheden 2003 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 107a, lid 2
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-10-2010 | 29-10-2003 | Nieuwe regeling | 28-10-2003 Regiobode, 13-10-2010 | Geen |
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.
Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning Rheden 2003.
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door de Agendacommissie (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt, dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten, waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris.
De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
De commissiegriffiers en niet de griffier kunnen aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Vanwege de schaalgrootte van de gemeente is in Rheden in eerste instantie gekozen voor een in omvang beperkte griffie. Nadrukkelijk is niet gekozen voor commissiegriffiers die -wat hun overige werkzaamheden betreft- onder het gezag van het college staan. Commissiegriffiers vallen uiteraard steeds onder het gezag van de griffier, waar het gaat om hun werkzaamheden ten behoeve van de commissies. In een dergelijke situatie kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies. Met het oog hierop zijn artikel 3 tweede lid en artikel 4 tweede lid opgenomen.
Artikel 9 tweede lid geeft de mogelijkheid om de griffier bij zijn werkzaamheden ten behoeve van de raadscommissies te vervangen door één of meer commissiegriffiers. Indien Rheden definitief besloten heeft tot het aanstellen van één of meer commissiegriffiers, kan deze instructie daarop worden aangepast. De huidige instructie biedt de mogelijkheid tot aanstelling van al dan niet tijdelijke commissiegriffiers die de griffier bij de commissies vervangt.
De gemeente is vrij in haar keuze voor een seniorenconvent, Presidium, Agendacommissie etc. Ook de samenstelling en de taakstelling van deze instituten verschilt van gemeente tot gemeente.
De Agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en de gemeentesecretaris. Zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
De Werkgroep Dualisering bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In deze werkgroep wordt de verdere implementatie van de dualisering in de ruimste zin des woords, voorbereid. Discussie en vervolgens besluitvorming daaromtrent vinden plaats in raadscommissie en raad.
In het Presidium nieuwe stijl (voorheen seniorenconvent) kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het gaat hierbij om het maken van procedurele afspraken, inhoudelijke besluitvorming vindt elders plaats.
Elk van de genoemde instituten worden in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a
achtste lid van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld, waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden.
De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.
Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.