Regeling Beheer en Toezicht BRP

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het:

• -

  Informatiebeheer;

• -

  Beveiligingsbeheer;

• -

  Privacybeheer;

• -

  Systeembeheer;

• -

  Toezicht en

• -

  Control informatiebeveiliging

De informatiebeheerder BRP wijst functionarissen aan die worden belast met:

• -

  Gegevensbeheer;

• -

  Applicatiebeheer;

• -

  Gegevensverwerking en

• -

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet BRP bedoelde verklaring.

De informatiebeheerder BRP beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevens-magazijn en het autorisatiebesluit.

De informatiebeheerder BRP voorziet in:

• a)

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b)

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c)

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d)

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

• f)

  richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

De informatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• b.

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan het College bescherming persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De informatiebeheerder BRP adviseert het college van burgemeester en wethouders over aspecten die voortvloeien uit de basisregistratie personen, zoals:

• a)

  persoonsinformatievoorziening;

• b)

  beveiliging;

• c)

  gegevenskwaliteit;

• d)

  personeelsaangelegenheden.

De informatiebeheerder BRP beslist:

• a)

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

• b)

  op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;

• c)

  op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP en als genoemd in de bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;

• d)

  over de wijze van de verstrekking van gegevens¹ met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

De informatiebeheerder BRP ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet BRP, de Verordening BRP en Wet bescherming persoonsgegevens;

• c)

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;

• d)

  dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten worden nageleefd.

De informatiebeheerder BRP, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan.

• 1.

  De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

  • b)

    het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de basisregistratie personen;

  • c)

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking;

  • d)

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • e)

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

• 2.

  De gegevensbeheerder BRP beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.

De gegevensbeheerder BRP voorziet in:

• -

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

• -

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen.

De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.

• 1.

  Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2.

  De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

• 3.

  De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

De systeembeheerder BRP is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem).

De systeembeheerder BRP voorziet in:

• a)

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b)

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

• c)

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d)

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

De systeembeheerder BRP is bevoegd:

• a)

  direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder BRP;

• b)

  aanwijzingen te geven over:

  • -

    beheer toepassingssystemen;

  • -

    beheer van bestanden;

  • -

    reconstructiemaatregelen.

De systeembeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

De applicatiebeheerder BRP voorziet in:

• 1.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• 2.

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• 3.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers BRP, de gegevensbeheerder BRP, de (functioneel) applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder BRP op grond van een besluit van de informatiebeheerder BRP;

• 4.

  de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder BRP zijn toegekend;

• 5.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• 6.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• 7.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• 8.

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder BRP of een derde, voor de onder 7 genoemde problemen en klachten;

• 9.

  de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• 10.

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder BRP;

• 11.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

• 12.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• 13.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

• a)

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• d)

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

• e)

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:

• a)

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten.

De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten worden nageleefd.

De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan:

• a)

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

• b)

  het externe gebruikersoverleg.

• 1.

  De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder BRP en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet BRP en Verordening BRP.

• 2.

  De privacybeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;

  • b)

    het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Wet bescherming persoonsgegevens.

De privacybeheerder BRP adviseert over:

• a)

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);

• b

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet BRP;

• c

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• d

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

De privacybeheerder BRP is bevoegd:

• a)

  op grond van het in artikel 25, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b)

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

De privacybeheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

De gegevensverwerkers BRP voorzien in:

• 1.

  het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet BRP voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder BRP geautoriseerd;

• 2.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• 3.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• 4.

  de behandeling van mutaties;

• 5.

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• 6.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

• 7.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet BRP en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BRP geen ontleningstatus is gegeven;

• 8.

  de dagelijkse controle van de in de basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

• 9.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de basisregistratie personen;

• 10.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

• 11.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage)

• 12.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• 13.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 14.

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 15.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

De gegevensverwerkers BRP:

• 1.

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet BRP worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• 2.

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• 3.

  stellen overheidsorganen in kennis van deze beslissingen.

De toezichthouders BRP als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

De toezichthouder BRP controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

De toezichthouder BRP ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

• 1.

  De toezichthouder BRP ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2.

  De toezichthouder BRP is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 32, bevoegd:

  • a.

    met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

  • b.

    zich zonodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

  • c.

    zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

  • d.

    inlichtingen te vorderen;

  • e.

    inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

  • f.

    zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

  • g.

    onderzoek te doen;

  • h.

    rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

De toezichthouder BRP voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker BRP en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker BRP.

• 1.

  De toezichthouder BRP is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

• 2.

  De toezichthouder BRP neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de gemeente Heerenveen ter zake geldende beleidsregels in acht.

De toezichthouder BRP legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

• 1.

  De beveiligingsbeheerder BRP is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder BRP is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Heerenveen uitvoering geef aan de Wet BRP en voor het gegevensmagazijn.

• 1.

  De beveiligingsbeheerder BRP ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder BRP op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheer diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder BRP coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten.

De beveiligingsbeheerder BRP is bevoegd:

• a)

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b)

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

De beveiligingsbeheerder BRP:

• a)

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

• b)

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;

• c)

  implementeert beveiligingsmaatregelen;

• d)

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

De beveiligingsbeheerder BRP is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging BRP en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

De beveiligingsbeheerder BRP:

• a)

  neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg;

• b)

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

De beveiligingsbeheerder BRP rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder BRP en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede management-rapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatie-voorziening.

De beveiligingsbeheerder BRP en de controller informatiebeveiliging BRP zijn verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.

De controller informatiebeveiliging BRP is bevoegd om het management van de afdeling Publiek dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten.

De controller informatiebeveiliging BRP ziet er op toe dat:

• a)

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten worden nageleefd;

• b)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

De beveiligingsbeheerder BRP adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Plan Informatiebeveiliging BRP en Waardedocumenten voortvloeien.

De beveiligingsbeheerder BRP voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening basisregistratie personen.

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de basisregistratie personen in het gegevensmagazijn.

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt en werkt terug tot 6 januari 2014.

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Regeling Beheer en Toezicht BRP gemeente Heerenveen’.