CVDR390105_1de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016nlregelingLangedijk2019-01-29Langedijkgemeenteblad, 2015 nr 130900Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Langedijk 2016Onbekendgemeenteraadbestuur en recht2015-12-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-012018-04-07OnbekendOnbekendGeenGeende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016Gemeente LangedijkDe raad van de gemeente Langedijk;gelezen het voorstel van de griffier van 20 november 2015, nummer 64;gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;b e s l u i t :vast te stellen de volgende verordening:de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
2016.1.AMBTELIJKE BIJSTAND1.Verzoek om informatie
Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een
verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn;
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.
De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of
b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie
of een ambtenaar gegeven.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking
heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel
a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De
secretaris neemt het besluit.
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c,
wordt verleend door de griffier of een medewerker van de
griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de
griffier of een medewerker van de griffie kan worden
verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of
meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand
zo spoedig mogelijk verlenen.
2a.Organisatorische en inhoudelijke ondersteuning1.De ondersteuning van de gemeenteraadsvergaderingen, fora, (ad hoc)
adviescommissies en onderzoekscommissies in de vorm van organisatie
van de vergaderingen, vragenafhandeling, agenderen, notuleren,
plannen en verzending van stukken wordt verzorgd door of namens de
griffier.2.Het verzoek van de gemeenteraad en de fora, (ad hoc)
adviescommissies en onderzoekscommissies om inhoudelijke
ondersteuning in de vorm van informatievoorziening, het ontwerpen
van beleidsstukken, kaders en verordeningen wordt in beginsel
neergelegd bij de griffier. De griffier zal in overleg met de
gemeentesecretaris bezien welke ambtelijke ondersteuning hiervoor
moet worden ingeschakeld.2b.Verlenen van ambtelijke bijstand1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke
bijstand aan een raadslid tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.4.De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek.5.Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om
ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij
zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester.De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.4.Geschil over ambtelijke bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar
verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan
aan de secretaris;2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de
kwestie.2.FRACTIEONDERSTEUNING5.Recht op financiële vergoedingLid 1 en 2: Vervallen.6.Besteding financiële vergoeding 20151.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken;2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)
geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een
gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen
die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en
burgerraadsleden toekomen;
algemene opleidingen voor raads- en burgerraadsleden tenzij
deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke
uitgangspunten van de deelnemers.
7.Voorschot bijdrage fractieondersteuningLid 1 en 2: Vervallen.8.Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaarVervallen. 9.Gevolgen splitsen fractieLid 1 t/m 3: Vervallen.10.ReserveLid 1 t/m 6: Vervallen.11.Verantwoording en controle bijdrage 2015
Elke fractie legt in het eerste kwartaal van 2016 verantwoording
af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning
2015 onder overlegging van een verslag en bijbehorende
nota’s.
Controle van het verslag vindt plaats door team Planning &
Control. Team Planning & Control brengt door toedoen van de
griffier advies uit aan de raad. De verantwoording maakt
onderdeel uit van de accountantscontrole van de
jaarrekening.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de
bedragen van de uitgaven van een fractie over 2015 vast. Het
niet-gebruikte gedeelte over 2015 vloeit terug in de
gemeentekas.
b t/m d: Vervallen. 12.Toepassing AwbTitel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de
financiële middelendie een fractie ontvangt.3SLOTBEPALINGEN13.Intrekking oude verordeningDe verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld
op 30 november 2010 wordt ingetrokken.14.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.15.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning Langedijk 2016.Aldus vastgesteld door de raad van degemeente Langedijk in zijn openbarevergadering van 15 december 2015.De voorzitter,drs. J.F.N. CornelisseDe griffier,drs. G.C.I. Kager TOELICHTINGALGEMEENDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit
artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering
gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de
raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben.
Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op
fractieondersteuning in de vorm van een financiële bijdrage. Bij het
vaststellen van de Begroting 2016 heeft de gemeenteraad de financiële
bijdrage voor fractieondersteuning geschrapt. Deze verordening is
aangepast op dit besluit (paragraaf 2). In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is
het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De
griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de
reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een
conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een
bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie
van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als
bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord
heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het
punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken
tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. De ambtenaar mag
niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad
verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het
verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken
raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien
het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere
ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren
werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat
dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering
gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de
onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college
terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college
terzijde en wordt de raad bijgestaandoor de griffier.Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er
geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere
ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere
organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het
gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een
beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor
specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie
beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze
vorm van ambtelijke ondersteuning explicietvastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de
raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus
door alle raadsleden een beroep worden gedaan.Tevens is een nieuw artikel 12 aan deze verordening toegevoegd waarin
titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt
verklaard op de fractievergoeding.ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING1.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat
om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of
afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met
de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de
reguliere ambtelijke organisatie. Maar een raadslid kan – als het gaat
om een verzoek als bedoeld in lid 1 sub a en sub b ook rechtstreeks
contact opnemen met de behandelend ambtenaar. Het begrip document wordt
hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid
van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de
Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het
bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing.
Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de
vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen
van het college en de Verordening op de raadscommissies.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in
de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de
verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De
griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te
brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over
ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere
ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college
vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet
weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de
Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in
het eerste lid, onderdeel a en b betreft.2a.In dit artikel wordt de positie van de griffier ten opzichte van de raad
bepaald.2b.In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken
portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat
bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende
ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat
desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke
bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke
gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat
tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke
bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij
het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het
college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder
druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek
van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de
burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid
wenden en niet tot de behandelendambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel
onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van
ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak.
Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het
college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.3.Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand
is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij
hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig
ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke
weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen
(artikel 180 Gemeentewet).4.Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan
zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een
hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn
eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen
instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover
eerst overleg te voeren met de secretaris.5.Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De
hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de
gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden
vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een
variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt
zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties
meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij
voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Bij de
vaststelling van de begroting 2016 is de financiële bijdrage geschrapt.
Hiermee is het artikel komen te vervallen. 6.Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning
wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is
wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een
aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden.
Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage
verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen
vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit
raads- en burgerraadsleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95
en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raadsleden,
burgerraadsleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r)
dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en
dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze
cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.De Verordening rechtspositie Raads- en burgerraadsleden gemeente
Langedijk bepaalt in artikel 7 resp. 29 voor raads- resp.
burgerraadsleden hoe om te gaan met de kosten voor cursussen,
congressen, seminars of symposia, al dan niet door de gemeente zelf
georganiseerd. Kern is dat de kosten, verbonden aan deelname, voor
rekening van de gemeente kunnen komen, en niet ten laste van het
fractiebudget. Als de gemeente zelf organiseert: dan kosten rechtstreeks
ten laste van de gemeente. Als de gemeente niet zelf organiseert: dan
eerst een gemotiveerd verzoek aan het presidium, en ingeval van
instemming kunnen de kosten ten laste van de gemeente worden
gebracht.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze
inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Algemene
opleidingen voor raads- en burgerraadsleden die meestal worden
georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de
gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge niet uit de bijdrage
voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door
politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een
aangelegenheid van de fracties en dienen door de fracties en hun leden
zelf bekostigd te worden.Artikelen 7, 8, 9 en 10 Omdat in de begroting geen bijdrage voor fractieondersteuning is
opgenomen, zijn deze artikelen komen te vervallen. 11.De controle van het verslag vindt in eerste instantie plaats door team
Planning & Control, maar kan vanzelfsprekend door de accountant
meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Bestedingen in
strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na
de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn
verstreken.12.Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is
sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.Artikelen 13. t/m 15. Deze artikelen behoeven geen toelichting.