Organisatie | Flevoland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Flevoland |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Provincie Flevoland |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Geen.
Algemene wet bestuursrecht, art. 3:42
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-12-2015 | art. 5.8 | 01-12-2015 | 1832482 | ||
01-01-2013 | 01-12-2015 | nieuwe regeling | 01-01-2013 Onbekend. | 1484832 |
De provincie Flevoland (hierna ook: de Provincie) spant zich voortdurend in om haar inkoop- en aanbestedingspraktijk (verder) te professionaliseren, met name in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is echter niet alleen een kwestie van de naleving van (Europese) wetten en regels, maar ook van het vaststellen en uitvoeren van beleid. Met het voorliggend Inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 volledig is herzien, heeft de Provincie getracht haar rol van professioneel opdrachtgever nader vorm te geven.
Het beleid schetst de voor de Flevolandse inkoop- en aanbestedingspraktijk relevante doelstellingen en uitgangspunten, en geeft invulling aan de ruimte die de wetgever de aanbestedende diensten heeft gelaten. Het document richt zich niet alleen tot de eigen bestuurders en ambtenaren die op enigerlei wijze bij provinciale Inkoop en Aanbesteding zijn betrokken, maar heeft daarnaast uitdrukkelijk tot doel de provinciale Inkoop en Aanbesteding inzichtelijk te maken voor (potentiële) inschrijvers op aanbestedingen en geïnteresseerde burgers.
Inkoop en Aanbesteding vindt plaats in een dynamische omgeving. De Provincie is dan ook voortdurend alert op mogelijke verbeterpunten in de processen ter zake. De centrale doelstellingen die de Provincie in verband met Inkoop en Aanbesteding heeft geformuleerd (zie verder hoofdstuk 2) zijn daarbij leidend. Daarnaast sluit voorliggend beleid aan bij het beleid dat de Provincie op andere terreinen heeft vastgesteld.
De Provincie gaat bij Inkoop en Aanbesteding van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
1. Juridische uitgangspunten: wat is de ter zake relevante wet- en regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3);
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe betrekt de Provincie maatschappij en milieu bij haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4);
3. Economische uitgangspunten: hoe waarborgt de Provincie een optimale samenwerking met markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5);
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe geeft de Provincie haar inkoopproces vorm? (zie verder hoofdstuk 6);
5. Overige uitgangspunten: hoe bevordert de Provincie innovatie en social return on investment? (zie verder hoofdstuk 7).
Naast voorliggend Inkoop- en aanbestedingsbeleid hanteert de Provincie een zogenaamde ‘interne werkwijze’, waarin interne processen rond Inkoop en Aanbesteding zijn uitgewerkt. Het beleid en de werkwijze kunnen elkaar op bepaalde punten overlappen.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Aanbesteding De procedure waarbij de Provincie bekend maakt een opdracht te willen laten uitvoeren en Ondernemers vraagt een Offerte in te dienen.
Aannemer Aannemer als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Contractant De in een overeenkomst genoemde wederpartij van de Provincie.
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Dienstverlener Dienstverlener als bedoeld in artikel 1.1. Aanbestedingswet 2012
Goederen Goederen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Grensoverschrijdend belang Het belang dat buiten Nederland gevestigde Ondernemers zouden kunnen hebben bij een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst.
Provincie De provincie Flevoland, zetelend aan de Visarenddreef 1 te Lelystad.
Inkoop (Rechts)handelingen van de Provincie gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leverancier Leverancier als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Offerte Een aanbod in de zin van artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Provincie voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer Een ‘Aannemer’, een ‘Leverancier’ of een ‘Dienstverlener’.
Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
De Provincie heeft de volgende doelstellingen in verband met Inkoop en Aanbesteding geformuleerd:
De Provincie leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Provincie efficiënt en effectief in. Gemaakte kosten staan in redelijke verhouding tot opbrengsten en het beheersen en verlagen van de Provinciale middelen staan centraal. De Provincie houdt daarbij in het oog dat Ondernemers voldoende toegang tot provinciale opdrachten hebben.
De Provincie gaat op bewuste en zakelijke wijze om met Inkoop. Investering in inhoudelijke kennis over in te kopen Werken, Leveringen en Diensten en over marktomstandigheden is een voortdurend punt van aandacht. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, kennis van relevante wet- en regelgeving, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Provincie en de Contractant. De Provincie streeft er in dat verband naar om de Ondernemer alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
De Provincie streeft naar het creëren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde. Dit doet de Provincie door te streven naar de meest optimale prijs-kwaliteit-verhouding bij de besteding van publieke middelen. Bij haar afwegingen ter zake kan de Provincie ook interne en andere (externe) provinciale kosten betrekken.
Zowel Ondernemers als de Provincie verrichten vele administratieve handelingen als onderdeel van het inkoopproces. De Provincie streeft ernaar deze administratieve lasten te verlichten door bijvoorbeeld proportionele eisen aan Ondernemers te stellen en door het inkoopproces efficiënt in te richten. Concreet kan de Provincie hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn concrete juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten voor de inkoop- en aanbestedingspraktijk binnen de Provincie vastgelegd. Deze uitgangspunten worden in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De Provincie beschikt over deskundigheid op het gebied van wet- en regelgeving op het gebied van Inkoop en Aanbesteding. De ter zake relevante regels zijn:
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen volgt –onder meer- uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Aanbestedingswet 2012: de Aanbestedingswet implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (de Rechtsbeschermingsrichtlijn’). De wet biedt één kader voor de aanbesteding van overheidsopdrachten boven en -beperkt- onder de (Europese) drempelwaarden en voor de rechtsbescherming rond (Europese) aanbestedingen.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Provincie restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van de betreffende wet of regeling wordt uitgehold.
3.2 Uniforme (procedure)regelingen en voorwaarden
De Provincie hanteert uniforme regelingen en voorwaarden, tenzij dit in een concreet geval niet mogelijk is. Uniformiteit in uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende standaarden worden geconfronteerd. De Provincie past bij haar Inkoop en Aanbesteding, voor zover aan de orde, in ieder geval toe:
De Provincie neemt bij de aanbesteding van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de Europese drempel en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempel met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
3.4 Klachtafhandeling bij aanbesteden
Een belanghebbende kan een klacht indienen over een concrete Europese of nationale aanbesteding (waaronder een meervoudig onderhandse) of een onderdeel daarvan bij het interne klachtenmeldpunt aanbestedingen van de Provincie, via e-mail: kmpa@flevoland.nl. Een zodanige klacht wordt door de Provincie conform het Reglement voor intern klachtenmeldpunt aanbestedingen Provincie Flevoland behandeld.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van het Algemeen Mandaat/Machtigingenbesluit Gedeputeerde Staten van Flevoland 2009, waarin mandatering van bevoegdheden tot het nemen van bepaalde besluiten zowel als machtiging van individuele bestuurders en functionarissen tot het verrichten van feitelijke handelingen is geregeld. De Provincie is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen die op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige civielrechtelijke vertegenwoordiging tot stand zijn gekomen.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De Provincie heeft integer handelen door haar bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes zoals “Gedragscode bestuurders provincie Flevoland 2006” en “Gedragscode ambtelijke integriteit ambtenaren provincie Flevoland”. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De Provincie doet uitsluitend zaken met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Gedeputeerde Staten van Flevoland hebben daartoe de Beleidsregel Bibob Flevoland 2012 vastgesteld, op grond waarvan de inschrijver aan wie de Provincie het voornemen heeft een werk met een geraamde waarde van € 500.000,- of meer te gunnen, voorafgaand aan gunning uitgebreid wordt gescreend. Bibob-onderzoek kan ook worden uitgevoerd in andere gevallen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een tip van de Officier van Justitie op grond van artikel 26 van de Wet Bibob of als sprake is van verdachte omstandigheden.
De Provincie vindt het van belang de relevante markt te kennen. Inkoop vindt om die reden plaats op basis van –onder meer- product- en marktanalyse, tenzij dit, gelet op de beperkte waarde of de aard van de opdracht, niet proportioneel is. Product- en marktanalyse geeft inzicht in de aard van het product en van de markt(vorm) (bijvoorbeeld: een kopers- of verkopersmarkt), in het betrokken ondernemersveld en in de machtsverhoudingen binnen de markt. Een marktconsultatie kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze ondernemersrelatie
Om te voorkomen dat gedurende de contractsperiode bij de Contractant afhankelijkheid van de Provincie ontstaat, kiest de Provincie altijd voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt -onder meer- bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. In gevallen waar op grond van geldende wet- en regelgeving een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en met lokale Ondernemers.
De Provincie heeft bij haar Inkoop oog voor mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf. De Provincie maakt daartoe gebruik van het verdelen in percelen van opdrachten, van het toestaan van combinaties en van onderaanneming, van het verminderen van administratieve lasten en van proportionele selectie- en gunningscriteria.
De Provincie gaat uitsluitend verplichtingen aan die financieel haalbaar zijn. Om die reden wordt voorafgaand aan Inkoop en Aanbesteding een deugdelijke en objectieve raming van de opdracht opgesteld. De financiële haalbaarheid van de opdracht wordt bepaald aan de hand van deze raming.
5.5 Clusteren en verdelen in percelen
De Provincie heeft oog voor samenwerking bij Inkoop en Aanbesteding, met inachtneming van hetgeen omtrent clusteren en percelen is bepaald in de Gids Proportionaliteit. Dit geldt zowel voor samenwerkingsverbanden binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingsverbanden met andere aanbestedende diensten.
De Provincie bepaalt –met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- de toepasselijke inkoopprocedure aan de hand van het hiernavolgende schema. Daarbij behoudt zij zich het recht voor om voor een afwijkende procedure te kiezen, indien daar zwaarwegende argumenten voor zijn aan te voeren.
De Provincie gunt in beginsel op het criterium Economisch Meest Voordeling Inschrijving (EMVI). Zij behoudt zich echter het recht voor om, in het geval daar zwaarwegende argumenten voor aan te voeren zijn, te gunnen op het criterium Laagste prijs. Bedoelde zwaarwegende argumenten (niet-limitatief) in dit verband zouden kunnen zijn dat:
Organisatorische uitgangspunten
Inkoop door de Provincie is decentraal gecoördineerd georganiseerd. Concreet betekent dit dat de afdelingen zelf eindverantwoordelijk zijn voor de Inkoop. De afdelingen bepalen op basis van hun materiedeskundigheid zelf het Programma van Eisen. Bij opdrachten met een geraamde waarde van € 50.000,- of meer wordt vervolgens, daar waar het gaat om leveringen en diensten, inkooptechnisch en juridisch advies ingewonnen bij het cluster inkoop. Waar het de aanbesteding van werken betreft, wordt de afdeling Infrastructuur voor advies ingeschakeld, wegens de daar aanwezige specifieke expertise.
6.2 Inkoopverantwoordelijkheid
Inkoop en Aanbesteding wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie van de Provincie. De portefeuillehouder Inkoop en Aanbesteding is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de Inkoop en Aanbesteding. Gedeputeerde Staten van Flevoland zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De Provincie streeft naar innovatiegericht Inkopen en Aanbesteden. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Provincie ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Hierbij kan worden gedacht aan volledig nieuwe innovatieve oplossingen, maar ook aan de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Daarnaast streeft de Provincie naar innovatief aanbesteden door gebruik te maken van geïntegreerde contractvormen als DB(F)M(O), waarin ontwerp, bouw en exploitatie en eventueel ook financiering bij de opdrachtnemer worden belegd en op die manier optimaal gebruik wordt gemaakt van de in de markt aanwezige kennis en kunde.
7.2 Social return on investment
De Provincie streeft ernaar om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven deel te nemen aan het arbeidsproces. Daartoe neem de Provincie sociale voorwaarden, eisen en wensen op in inkoop- een aanbestedingstrajecten. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een verplichting voor opdrachtnemers om een bepaald aantal mensen met afstand tot de arbeidsmarkt aan werk of werkervaring te helpen, of om stage- of (leer)werkplekken voor jongeren met een beperking te creëren.
De wijzigingen die de Aanbestedingswet 2012 en aanverwante regelingen voor de Flevolandse inkoop- en aanbestedingspraktijk met zich meebrengen zijn in het voorliggende beleid zorgvuldig uitgewerkt. Het is echter onvermijdelijk dat de toepassing van de nieuwe regels de komende tijd nieuwe inzichten met betrekking tot de in dit beleid geadresseerde onderwerpen zal opleveren. Om die reden zal dit beleid na een jaar worden geëvalueerd en waar noodzakelijk of wenselijk worden herzien.