| Organisatie | Drimmelen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling bezwarencommissie personele aangelegenheden Drimmelen 2006 |
| Citeertitel | Regeling bezwarencommissie personele aangelegenheden Drimmelen 2006 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | personeel en organisatie |
Bekendmaking intern
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-04-2007 | 15-03-2011 | Nieuwe regeling | 10-04-2007 Onbekend | Onbekend |
REGELING BEZWARENCOMMISSIE PERSONELE AANGELEGENHEDEN DRIMMELEN 2006.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
De commissie wordt samengesteld als volgt:
De voorzitter en de (plv) leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.
De voorzitter en de (plv) leden kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van de Gemeente Drimmelen.
Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze regeling uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:
Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel 17 Uitbrengen advies en verdaging
Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 10 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Drimmelen in hun vergadering van 10 april 2007
De secretaris,
Mr. C.M.G.H. Wortel
De burgemeester,
drs G.L.C.M. de Kok
Toelichting op de Regeling bezwarencommissie personele aangelegenheden
Besluiten omtrent personele aangelegenheden vallen onder de bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders. Met deze regeling regelt het college de behandeling van bezwaarschriften gericht op deze bevoegdheid.
In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip “bestuursorgaan” hoewel dat op meerdere plaatsen in de regeling voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de regeling aangeduid als “verwerend orgaan”. Dit betreft in principe het college van burgemeester en wethouders, in de situatie van griffie betreft het de Raad.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie
In deze inleidende bepaling wordt de commissie als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
In dit artikel is de paritaire samenstelling van de commissie geregeld.
De werving vindt plaats middels het landelijk bekend maken van de vacature(s).
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie en haar kamers beschikken over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. Blijkens de jurisprudentie is de secretaris voor de uitoefening van zijn functie slechts verantwoording verschuldigd aan de commissie.
Deze bepaling kan eventueel worden aangevuld met een lid waarin tot uitdrukking wordt gebracht dat leden van een commissie die daarin zijn benoemd in verband met een bepaalde hoedanigheid, aftreden indien zij deze hoedanigheid verliezen. Uiteraard is het mogelijk voor een ander moment van aftreden te kiezen dan bedoeld in het eerste lid. Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het tweede lid is van orde, teneinde te voorkomen dat alle leden tegelijk aftreden.. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen
Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift
Dit artikel spreekt voor zich.
In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheids vragen. Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen:
Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend en ten minste het volgende bevatten:
Als aan deze eisen niet is voldaan moet de indiener gelegenheid worden geboden binnen een
redelijke termijn dit verzuim te herstellen. Dit schort de termijn voor het beslissen op het bezwaarschrift op (artikelen 6:6 en 7:10, Awb). Als het verzuim niet tijdig is hersteld kan het bezwaarschrift niet ontvankelijk worden verklaard. Dat een bezwaarschrift de gronden van het bezwaar moet bevatten houdt niet in dat deze gronden ook “hout moeten snijden”. De aard of relevantie van de aangevoerde grieven spelen geen rol bij de ontvankelijkheidstoetsing, maar komen pas aan de orde bij de inhoudelijke beoordeling van het (ontvankelijke) bezwaarschrift. De indiener kan in eerste aanleg volstaan met het indienen (binnen de termijn) van een zogenaamd “pro forma bezwaarschrift”. Dit is een bezwaarschrift waarbij op een later tijdstip en bij een aanvullend geschrift de motivering wordt ingediend. Het is van belang dat het bestuursorgaan hierbij zelf de regie in handen houdt en de indiener van het pro forma bezwaarschrift een redelijke termijn stelt om alsnog met de motivering te komen.
Wordt een bezwaarschrift ingediend door een rechtspersoon, dan moet het worden ingediend en
ondertekend door het bestuur of door de bestuurders die volgens de statuten of het reglement bevoegd zijn de rechtspersoon in rechte te vertegenwoordigen.
Niet vereist is dat de indiener expliciet in het geschrift aangeeft dat het om een bezwaarschrift handelt. Van belang is of bij hem de intentie aanwezig is bezwaar te maken. Bij twijfel dient het bestuursorgaan de indiener van het geschrift te vragen naar zijn bedoeling. Wordt een bezwaarschrift ingediend tegen een niet appellabel besluit, dan dient in principe toch de bezwaarschriftprocedure te worden doorlopen, doch kan wegens kennelijke niet-ontvankelijkheid, van het horen van de betrokkene worden afgezien.
De indieningstermijn (artikel 6:7 tot en met 6 :12)
De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken (artikel 6:7 Awb). Op grond van de Algemene Termijnenwet wordt een in de wet gestelde termijn, die eindigt op zaterdag, zondag of een algemeen erkende feestdag, verlengd tot en met de eerstvolgende dag, niet zijnde een zaterdag, zondag of een algemeen erkende feestdag. De indieningstermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8 Awb).
a.Een bezwaarschrift is tijdig ingediend, indien het voor het einde van de termijn is ontvangen
(artikel 6:9, eerste lid, Awb). Voor de verzending van een bezwaarschrift per post geldt de zgn.
“verzendtheorie”. Daarbij geldt de dag van verzending als datum van indiening. Bij twijfel over
een tijdige verzending is het poststempel bepalend (of een bewijs van aangetekende
verzending). Wel geldt de extra eis, dat het bezwaarschrift niet later dan een week na afloop
van de termijn moet zijn ontvangen (artikel 6:9 Awb). Dit laatste speelt met name een rol bij de
verzending van het bezwaarschrift vanuit het buitenland. Het verdient aanbeveling om bij
verzending per post de enveloppe, waarin het bezwaarschrift is verzonden, te bewaren.
b.Het wijzen op de bezwaar- en beroepsmogelijkheden bij de bekendmaking van een besluit is
dwingend voorgeschreven (artikel 3:45 Awb). Wanneer dit wordt nagelaten kan het te laat
indienen van een bezwaarschrift (overigens wel binnen een redelijke termijn) verschoonbaar
worden geacht (zie ook artikel 6:11 Awb). Bij de mededeling van een besluit aan degene die bij
de voorbereiding ervan zijn zienswijze naar voren heeft gebracht, dient te worden vermeld
wanneer en hoe de bekendmaking van het besluit heeft plaatsgevonden. Dit is van belang
omdat de bekendmaking (en niet de mededeling) van het besluit bepalend is voor de aanvang
van de bezwaar- of beroepstermijn (artikel 3:43, derde lid Awb).
c.Bij voorbarig bezwaar (ingediend voor het begin van de termijn) blijft de nietontvankelijkverklaring achterwege en kan het bezwaarschrift worden aangehouden tot het begin van de termijn, indien het besluit ten tijde van de indiening wel reeds tot stand was gekomen of de indiener redelijkerwijs kon menen dat het besluit reeds tot stand was gekomen (artikel 6:10 Awb).
d.Indien het bezwaar gericht is tegen het niet tijdig nemen van een besluit is het niet aan een
termijn gebonden en kan het worden ingediend zodra het bestuursorgaan in gebreke is. Wel
geldt dat het bezwaarschrift niet onredelijk laat mag worden ingediend (artikel 6:12 Awb).
Neemt het bestuursorgaan alsnog een besluit en komt dit besluit niet tegemoet aan het
bezwaar, dan wordt het reeds ingediende bezwaar geacht te zijn gericht tegen dit besluit (artikel
De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15)
Het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend, bevestigt de ontvangst daarvan schriftelijk. Hierbij kan worden vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren. Over de
ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een
ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan.
Het verdient aanbeveling om naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van het poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb).
Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325). Een bezwaarschrift verzenden per e-mail is op grond van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer slechts mogelijk, indien het orgaan kenbaar heeft gemaakt hiervoor open te staan.
Dit laatste is bij de Gemeente Drimmelen nog niet het geval. Een per e-mail ingediend bezwaarschrift bij een bestuursorgaan dat deze mogelijkheid (nog) niet biedt, kan niet automatisch niet-ontvankelijk worden verklaard. Wordt een bezwaarschrift per e-mail ingediend, dan dient de verzender op de hoogte te worden gebracht van het feit dat dit nog niet mogelijk is en dient de verzender te worden verzocht het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te versturen.
Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegde orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee
weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende.
Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de
commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen. Eventueel kunnen deze woorden vervangen worden door een concrete aanduiding, bijvoorbeeld: (….) met de daarbij overgelegde stukken worden binnen twee weken in handen van de commissie gesteld.
De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.
Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze
bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd. De in dit artikel aangehaalde bepalingen of artikelleden van de Awb luiden als volgt:
Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.
Toelichting: Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.
Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
Toelichting: De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen;
anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit
jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift “kan” niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan. Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo’n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor – ingevolge artikel 7:3 Awb – van het horen kan worden afgezien. Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te
beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.
Toelichting: Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie
betreft, ligt deze taak bij de voorzitter. Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196). Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende
bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om 027 – 11 stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden (…..). Het derde lid van dit artikel luidt:”Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn afwezigheid. “
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het
noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden.
Dat geldt zowel intern bij de gemeente – hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te
winnen – als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de klager in contact te treden om nadere
informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo’n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een
goede vervulling van diens taak. Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 11 van deze regeling
Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig
tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt.
In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo’n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3. Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.
Artikel 10 Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de
zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat.
Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken. Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd. Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van tien weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel moet niet automatisch gehonoreerd worden. Een gemotiveerd
verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.
De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen. Omdat de inhoud van deze artikelen voor zich spreekt, is ermee volstaan de tekst ervan hier integraal op te nemen (zie ook de toelichting bij artikel 8).
Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43). In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb.Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).
Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een
beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).
Er wordt gehoord door tenminste twee leden van de commissie en de voorzitter of diens plaatsvervanger. Er wordt een roulatiesysteem gehanteerd voor de drie leden. Er is echter geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/7119, 3).
Artikel 12 Niet-deelneming aan de behandeling
Dit artikel behoeft geen toelichting. Zie ook artikel 2:4 Awb.
Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is (Rb Leeuwarden 8 februari 1996, JB, 3 (1996), 100).
Artikel 13 Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. Van toepassing is de uitzondering op deze regel omdat het hier kan gaan om persoonlijke zaken van
familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
Artikel 14 Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen. Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op bezwaar aan belanghebbende wordt toegezonden. Ook is het mogelijk het verslag van de hoorzitting vóór het nemen van het bestreden besluit aan de belanghebbenden te zenden. Hierdoor krijgen belanghebbenden de gelegenheid te reageren indien het verslag een onjuiste weergave bevat van de hoorzitting. Uit oogpunt van een zorgvuldige voorbereiding zal dit vaak de voorkeur genieten (ABRS 12 juni 1997, JB 1997/188). Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april 1996, AB
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een
zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de
adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 16 Raadkamer en advies
Zie ook de toelichting bij artikel 13. De hoorzitting is niet openbaar; de hier bedoelde
beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 12) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat. Het horen kan plaatsvinden door een niet voltallige commissie (zie onder 11); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies totstandkomt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem, 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid. Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen (Raad van State, Afdeling
bestuursrechtspraak 06-01-1997).
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de
hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De
beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 10 weken, behoudens in het geval van
opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling
verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.
Deze regeling treedt in werking nadat alle ambtenaren geïnformeerd zijn over deze regeling.