2e wijziging van de Financiële verordening Gemeente Eindhoven 2009

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  divisie: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft;

• 2.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrek­ken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het be­heersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Eindhoven en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Kadernota.

• 1. Het college stelt in het eerste kwartaal van het lopende kalenderjaar de richtlijnen op voor het volgende begrotingsjaar.

• 2. Het college biedt uiterlijk in het tweede kwartaal van het lopende kalenderjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvol­gende jaren. In deze nota worden de bevindingen meegenomen die voortkomen uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaar­stukken bedoeld in artikel 7.

  • 1.

    De raad stelt deze nota uiterlijk in het tweede kwartaal van het lopende kalender­jaar vast.

Artikel 3. Programmabegroting.

• 1. De raad stelt een programma-indeling vast, bestaande uit raadsprogramma's (lees: hoofdstukindeling) en programmaonderdelen.

• 2. De raad stelt per programmaonderdeel vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?);

  • b.

    de te leveren goederen en diensten (wat doen we ervoor?);

  • c.

    de baten en lasten (wat mag het kosten?).

• 3. Het college draagt zorg dat in de programmabegroting de verplichte paragrafen zijn opgenomen met minimaal de wettelijk voorgeschreven informatie.

• 4. Periodiek beoordeelt het college of het wenselijk is om aanvullende nota’s op te stellen met betrekking      tot de paragrafen en/of aanverwante onderwerpen.

• 5. Het college stelt per programmaonderdeel indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 6. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het vijfde lid, vast.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toe­deling van de collegeproducten uit de productraming aan de programma­onderdelen.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weer­gegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investerings­krediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseer­de investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergege­ven.

Artikel 5. Autorisatie begroting.

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting per programmaonder­deel de baten en lasten (wat mag het kosten) en het overzicht algemene dek­kingsmiddelen.

• 2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting per programmaonder­deel de investeringskredieten en geeft daarbij aan van welke kredieten de raad op een later tijdstip een apart nader uitgewerkt voorstel wil ontvangen alvorens het krediet definitief wordt geautoriseerd.

• 3. De raad is bevoegd tot het wijzigen van de begroting (begrotingswijzigingen vaststellen).

• 4. het college van burgemeester en wethouders te mandateren de volgende begrotingswijzigingen door te voeren:

  • a.

    budgettaire neutrale begrotingswijzigingen binnen het bestaande beleid;

  • b.

    begrotingswijzigingen waarmee stelposten worden overgebracht naar producten, op voorwaarde dat de raad eerder al heeft ingestemd met de te voeren activiteiten;

  • c.

    toewijzing vanuit de post onvoorzien;

  • d.

    bestemmingsreserves waarvoor door de raad reeds een bestemming is gegeven;

  • e.

    begrotingswijzigingen aangaande niet voorziene investeringskredieten binnen bestaand beleid en en binnen hetzelfde programma-onderdeel en met reeds aanwezige dekking voor kapitaal­lasten;

  • f.

    begrotingswijzigingen ten laste van de saldi-reserve specifiek, voor zover de raad inhoudelijk en financieel in een eerder stadium reeds heeft ingestemd.

• 5. de mandaatregeling is niet van toepassing, indien sprake is van:

  • a.

    nieuw beleid;

  • b.

    binnen bestaand beleid voor bedragen die groter dan of gelijk zijn aan   500.000,-- zowel van de lasten als van de baten;

  • c.

    binnen bestaand beleid voor bedragen die een percentage van 10% per programma-onderdeel van de primitieve begroting te boven gaan;

  • d.

    binnen bestaand beleid voor onderwerpen die bestuurlijk belangrijk zijn (bijvoorbeeld gekoppeld aan een thema met politieke prioriteit);

   

• 6.

  • a.

    voor de begrotingswijzigingen zoals genoemd onder artikel 5, vijfde lid 5 onder a. en d. dient een raadsvoorstel inclusief begrotingswijziging door het college aan de raad te worden voorgelegd;

  • b.

    voor de begrotingswijzingen zoals genoemd onder artikel 5, vijfde lid5 onder b. en c. kan door het college worden volstaan met het aan de raad voorleggen van een begrotingswijziging inclusief toelichting;

  • c.

    de raad kan jaarlijks onderwerpen benoemen waarvan de begrotingswijzigingen aan hem ter goedkeuring dienen te worden voorgelegd.

• 7. Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 8. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of van het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 9. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een inves­teringskrediet aan de raad voor.2. Het aan de raad voorleggen van het aangaan van de verplichting, zoals be­doeld in lid 7.1 is niet van toepassing in situaties als bedoeld bij lid 4 punt i.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage.

• 1. Het college informeert de raad op het niveau van programmaonderdelen door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegro­ting.

• 2. De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden.

• 3. Het college stelt de opzet vast van de inrichting van de tussentijdse rapporta­ges.

  • d.

    De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten, de voortgang van de programmaonderdelen en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

Artikel 7. Jaarstukken.

• 1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de collegeproducten naar de verantwoording van de programmaonderdelen.

• 2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programmaonder­delen. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    wat hebben we daarvoor gedaan;

  • c.

    wat heeft het gekost (exploitatie en investeringen);

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programmaonderdelen of de beleidsdoelen van de programmaonderdelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 8. Financiële positie.

• 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgeno­men.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa.

• 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen, kosten voor onderzoek en ontwikke­ling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. Materiële vaste activa zijn te onderscheiden in:investeringen met een economisch nut; investeringen met een maatschappelijk nut.

• 3. De afschrijvingstermijnen die worden gehanteerd voor investeringen met eco­nomisch nut zijn vermeld in de bijlage “Afschrijvingstermijnen gemeente Eindhoven vaste activa met economisch nut” die onderdeel uitmaakt van deze verordening. In principe wordt lineair afgeschreven tenzij middels gemotiveerd collegebesluit hiervan wordt afgeweken.

• 4. Investeringen met maatschappelijk nut worden niet geactiveerd.

• 5. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,-- worden niet geacti­veerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 6. Activa met een levensduur van twee jaar worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, tenzij anders wettelijk voorgeschreven.

Artikel 10. Kostprijsberekening en tarieven.

• 1. De grondslag voor het bepalen van de heffingen en tarieven wordt gevormd door de geraamde kostprijs van de betreffende producten en diensten van de gemeen­te Eindhoven. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleen­de diensten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves en voorzie­ningenvoor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaal­lasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele btw.

• 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

• 4. Het college doet jaarlijks een voorstel aan de raad voor de hoogte van de ge­meentelijke tarieven voor belastingen en rechten.

• 5. Het college is bevoegd tot het vaststellen van tarieven en prijzen voor een ge­meentelijke dienst of de levering van goederen of werken die niet krachtens de gemeentewet aan de raad zijn voorbehouden (zoals onder andere voor toe­gangsprijzen zwembaden, van Abbemuseum en de verkoop van panden).

Artikel 11. Treasuryfunctie.

• 1. Het college biedt het (bijgestelde) Treasurystatuut aan ter behandeling en vast­stelling door de raad.

• 2. Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie vooraf en achteraf mogelijk.

Artikel 12. Administratie.

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de divisies;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enz.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het streven naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programma­begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regel­geving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 13. Regristratie bezittingen, activa en vermogen.

• 1. Het college draagt zorgt voor een juiste en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de be­zittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande lenin­gen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 14. Interne controle.

• 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college draagt zorg voor een adequate organisatiereglement, mandaatrege­ling en budgethoudersregelingen.

Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik.

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16. Financiële organisatie.

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke financiële organisatie en een een­duidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de divisies;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijk­heden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouw­baarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaar­borgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de divisies van de gemeente;

• e.

  de te maken afspraken met de divisies over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voort­gang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de divisies.

Artikel 17. Overige.

• 1. Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (pro­tocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante regelgeving (waaronder de Nederlandse regels en regels van de Europese Unie).

• 2. Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (proto­col) voor de toekenning van steunverlening en subsidies aan ondernemingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante regelgeving (waaronder de regels ter zake van de Europese Unie, de Algemene wet bestuursrecht en de Subsidieverordening gemeente Eindhoven).

Artikel 18. Inwerkingtreding.

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2009.

Artikel 19. Citeertitel.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële Verordening Gemeente Eindhoven 2009”.