CVDR388737_1verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016nlregelingAlphen-Chaam2016-01-01Alphen-ChaamOns Weekblad, 11-12-2015Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016Onbekend.gemeenteraadbestuur en recht2015-12-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-01-012023-01-01nieuwe regeling-Geen.Geen.verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 20161.Ambtelijke bijstand1.Verzoek om informatie1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.
2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt
door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de
griffier door een ambtenaar gegeven. 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend
door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de
gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de
griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken
één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo
spoedig mogelijk verlenen.2.Verlenen van ambtelijke bijstand1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke
bijstand aan een raadslid tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd
deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en
aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het
college desgewenst een afschrift van het verzoek. 5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek
om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden
zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk op het verzoek.4.Geschil over ambtelijke bijstand1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar
verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan
aan de secretaris; 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de
kwestie.2.Fractieondersteuning5.Recht op financiële vergoeding1. De fracties als bedoeld het Reglement van orde voor de
vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële
bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van
de fractie; 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 120,- voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 50,- per
raadszetel. 3. Bij wijziging van het aantal zetels bij verkiezingen of bij
splitsing van een fractie wordt de financiële bijdrage met ingang
van de maand volgende op de datum van de verkiezingen of van de
splitsing uitbetaald naar rato van het aantal leden van de
oorspronkelijke en van de nieuwe fractie.6.Besteding financiële vergoeding1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken; 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)
geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een
gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen
die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden toekomen;
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij
deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke
uitgangspunten van de deelnemers.
3Slotbepalingen7.Intrekking oude verordeningDe verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (2003) wordt
ingetrokken.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 januari 2016.9.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning 2016.Alphen-Chaam, 10 december 2015Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1. De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die
het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om
het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift
van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die
het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare
documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van
toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor
de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van
het college en de Verordening op de raadscommissies. Er is voor gekozen de
griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut
griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij
de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke
organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft
over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de
bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit
geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling
omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het
is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in
verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een
verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de
gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen
ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken
wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die
onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer
“griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook
ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het derde lid is er
bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of
het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2. In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken
portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is
verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien
de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt
gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris
kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt. Het vijfde lid
voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college
terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij
ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden
onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet
door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen
over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of
de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en
niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor
de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De
ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.Artikel 3. Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden
zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als
hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken
raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 4. Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze
aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere
instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige
positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel
dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met
de secretaris.Artikel 5. Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning.
De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting
moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De
fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel
garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten
ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair
gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding
krijgen.Artikel 6. Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de
fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten.
Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag
worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage
verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding
voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de
Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene
opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door
de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en
dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze
cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek
georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom
bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van
fractieleden.Artikel 7 t/m 9 behoeven geen toelichting