CVDR388441_1Archiefverordening gemeente Hoorn 2015nlregelingHoorn2017-05-23HoornGemeenteblad 2015, 129616Archiefverordening gemeente Hoorn 2015Archiefwet 1995 art. 30, eerste lid, art. 31 en 32Gemeenschappelijke Regeling, West-fries Archiefgemeenteraadbestuur en recht2015-09-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-12-30nieuwe regeling1016204001 bestuursorganenGeenGeen
Archiefverordening gemeente Hoorn 2015
Zaaknummer: 1016204De Raad van de gemeente Hoorn
gelet op het voorstel 1016204 van het college van Burgemeester en
Wethouders d.d. 18-08-2015
gelet op artikelen 30, eerste lid, artikel 31 en 32, tweede lid van
de Archiefwet 1995 en zijn wijzigingen en de Gemeenschappelijke
regeling West-Fries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor
West-Friesland uit 2011 geregistreerd met zaaknummer 11.19076;
besluit vast te stellenArchiefverordening gemeente Hoorn 2015Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders van de
gemeente Hoorn voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het
aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het
beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar
de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Hoorn 2015).I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
a.archiefbescheiden:documenten en andere informatieobjecten, ongeacht
hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1,
onder c, van de wet;b.archiefbewaarplaats:de overeenkomstig artikel 31 van de wet door
burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke
archiefbewaarplaats;c.archiefruimte:een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden in afwachting van hun
overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13,
eerste lid, van de wet;d.beheerder:degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats;e.beheereenheid:een door burgemeester en wethouders als zodanig aan
te wijzen organisatieonderdeel /
organisatieonderdelen;f.de wet:de Archiefwet 1995;g.archivaris:overeenkomstig artikel 32 van de wet, de benoemde
gemeentearchivaris;h.gemeenschappelijke regeling:de Gemeenschappelijke regeling Westfries
Archief;i.gemeentelijke organen:de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b
1°, van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente;j.informatiesystemen:een samenhangend geheel van documentatie, mensen,
procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp
waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,
bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en
geraadpleegd;k.ordeningssysteem:een systeem van ordening van archiefbescheiden of
archief-bestanddelen binnen een (deel van een)
archief Informatiebestand.
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s). 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen,
ongeacht hun vorm of status. 51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd
gedurende de in de geldende gemeentelijke selectielijst vastgestelde
bewaartermijn. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, waar redelijkerwijze van kan worden
aangenomen dat de bescheiden voor dezen als archiefbescheiden
(ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd
zijn) in aanmerking komen. 6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voorschriften voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit
Informatiebeheer.8Het college doet verslag aan de raad in de jaardocumenten onder de
paragraaf ‘Interbestuurlijk toezicht’ omtrent hetgeen zij hebben
verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.9Burgemeester en wethouders bevorderen /zien erop toe dat bij deelname
door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken
uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon
zoveel mogelijk geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de
wet. IIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar
niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.121.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de
nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en
toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en
werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen.2.De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is
belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van
de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de
ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders en, indien hij hiertoe aanleiding
vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daar naar
zijn oordeel aan, welke voorzieningen in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.14De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het
voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats
respectievelijk archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie
of emulatie van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
vervanging door reproducties, teneinde de originele bescheiden
te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.
15De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. IVSlotbepalingen16De Archiefverordening gemeente Hoorn 1998 wordt ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het
gemeenteblad.18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Hoorn
2015.Vastgesteld in de vergadernig van de raad van de gemeente Hoorn d.d. 15
september 2015de griffier, de voorzitter,