CVDR388202_1Archiefverordening Zaanstad 2015nlregelingZaanstad2015-12-26Zaanstadgemeenteblad 2015, nr. 126489Archiefverordening Zaanstad 2015artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,gemeenteraadbestuur en recht2015-12-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-12-262026-07-24vervangt de Archiefverordening Zaanstad 19992015/38246archiveringGeenvervangt oude verordening uit 1999Archiefverordening Zaanstad 2015De gemeenteraad van Zaanstad,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 augustus
2015;gelet op artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet
1995,besluit vast te stellen de navolgende:ArchiefverordeningIAlgemene bepalingen1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt
verstaan onder:
a.De wet:de Archiefwet 1995;b.archiefbescheiden:documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1,
onder c, van de wet;c.gemeentelijke organen:de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b,
10van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente;d.archiefbewaarplaats:de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;e.archiefruimte:een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht
naar de archiefbewaarplaats;f.archivaris:de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris van Zaanstad;g.beheerder(s):degene(n) die ingevolge artikel 3 is/zijn belast met
het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht
naar een archiefbewaarplaats;h.beheereenheid:een door burgemeester en wethouders als zodanig aan
te wijzen organisatieonderdeel;i.documentaire verzamelingen :bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde
als aanvulling op de beheerde informatie;j.informatiesysteem:systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, metbehulp waarvan archiefbescheiden
kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;k.ordeningssysteem:systeem van ordening van archiefbescheiden of
archiefbestanddelen binnen een archief.
II De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s).4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeelvoor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.3De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden
gebracht en bewaard op zodanige wijze dat de bescheiden gedurende de
wettelijke bewaartermijn zijn terug te vinden.2.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaringvan de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke
bewaartermijn is gewaarborgd.3.Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheidenvoor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die zijn verbonden aan de zorg voor en het beheer van de
archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop.71.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast.
Zij kunnen daarbij bepalen dat een door hen aangewezen functionaris
of gremium al dan niet dwingende aanwijzingen geeft met betrekking
tot de door hen daarbij aan te geven onderwerpen.2.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent
hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn
uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.9Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente
in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het
beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt
overeenkomstig de bepalingen van de wet.IIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archief-bescheiden
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.121.De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan
degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van de taak van de
archivaris noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om
inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.14De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tijdig mededeling van het
voornemen om aan burgemeesteren wethouders een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
15De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen161.De Archiefverordening Zaanstad 1999 wordt ingetrokken.2.Het Besluit aanwijzing beheerseenheden 1999 wordt ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag na
bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Zaanstad
2015.TOELICHTING Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en
277) en het Archiefbesluit 1995(Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te
worden vastgesteld op grond van de in de aan hef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten,
namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders
draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (hoofdstuk II) en het
toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van
de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats(hoofdstuk III). De Archiefverordening 2015 is grotendeels gelijkluidend aan de
Archiefverordening 1999. Aanpassing was nodig als gevolg van de dualisering
van medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is
niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemenen
de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien
bij het college van burgemeester en wethouders. Bijgevolg zijn de artikelen
in de Archiefverordening 1999 met betrekking tot de aanwijzing en het beheer
van de archiefbewaarplaats niet overgenomen in de nieuwe verordening.
Aanwijzing en beheer van de archiefbewaarplaats worden voortaan in het
Besluit Informatiebeheer geregeld.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Artikel 1
archiefbescheiden. Dit is een kernbegrip binnen de
informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm
(papier, digitaal of anderszins) die door de gemeente worden ontvangen
of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden van de gemeente. De definitie van het begrip
archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c.3o,
van de Archiefwet ook de particuliere archieven en collecties die
berusten in de archiefbewaarplaats.
Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van een of meer beheerders is opgenomen in de op grond van artikel
7 te stellen voor-schriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5Tweede lid: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor inaanmerking komende
archiefbescheiden.Derde lid: Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten
voor de overheid als geheel is in het derde lid bepaald, dat ook de te verzenden
stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als
ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 en artikel 15De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de
archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een
jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht dat
voortvloeit uit de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wetrevitalisering
generiek toezicht. Sinds die datum wordt een zwaarder accent gelegd op de
horizontale verantwoording. Artikel 10De archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn
alle documenten (ofinformatie) die de gemeente opmaakt of ontvangt in het kader
van haar taakuitoefening, die zich buitende archiefbewaarplaats bevinden. Dit
betreft zowel papieren stukken als informatie die in digitale applicaties wordt
opgeslagen en het betreft zowel archiefbescheiden die op termijn vernietigd
worden alsarchiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden
overgebracht. Artikel 14Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behouddan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 15De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van
burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.