| Organisatie | Zaanstad |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Zaanstad 2015 |
| Citeertitel | Archiefverordening Zaanstad 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | archivering |
vervangt oude verordening uit 1999
artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995,
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-12-2015 | vervangt de Archiefverordening Zaanstad 1999 | 17-12-2015 gemeenteblad 2015, nr. 126489 | 2015/38246 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Hoofdstuk 3 De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die zijn verbonden aan de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast. Zij kunnen daarbij bepalen dat een door hen aangewezen functionaris of gremium al dan niet dwingende aanwijzingen geeft met betrekking tot de door hen daarbij aan te geven onderwerpen.
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archief-bescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de taak van de archivaris noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995(Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aan hef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (hoofdstuk II) en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats(hoofdstuk III).
De Archiefverordening 2015 is grotendeels gelijkluidend aan de Archiefverordening 1999. Aanpassing was nodig als gevolg van de dualisering van medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemenen de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college van burgemeester en wethouders. Bijgevolg zijn de artikelen in de Archiefverordening 1999 met betrekking tot de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats niet overgenomen in de nieuwe verordening. Aanwijzing en beheer van de archiefbewaarplaats worden voortaan in het Besluit Informatiebeheer geregeld.
archiefbescheiden. Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal of anderszins) die door de gemeente worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c.3o, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van een of meer beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voor-schriften: het Besluit Informatiebeheer.
Tweede lid: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor inaanmerking komende archiefbescheiden.
Derde lid: Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het derde lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht dat voortvloeit uit de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wetrevitalisering generiek toezicht. Sinds die datum wordt een zwaarder accent gelegd op de horizontale verantwoording.
De archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn alle documenten (ofinformatie) die de gemeente opmaakt of ontvangt in het kader van haar taakuitoefening, die zich buitende archiefbewaarplaats bevinden. Dit betreft zowel papieren stukken als informatie die in digitale applicaties wordt opgeslagen en het betreft zowel archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden alsarchiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behouddan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.