CVDR387865_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014nlregelingCuijk2014-01-01CuijkGemeenteblad d.d. 6 januari 2016, nr. 1288Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2014-05-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-01-012022-01-01Nieuwe regelingOnbekendgeenGeenGeenVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014De raad van de gemeente Cuijk gezien het voorstel van het presidium d.d. 7 april 2014;gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;besluit:Vast te stellen de navolgende VERORDENING Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014Paragraaf1.Ambtelijke bijstandArtikel1.Verzoek om informatie1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar van de werkorganisatie CGM gegeven. Van een dergelijk verzoek ontvangt de secretaris een afschrift.3.Indien een ambtenaar van de werkorganisatie CGM twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand, hij informeert de griffier.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet of niet volledig door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren van de werkorganisatie CGM aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel2.Verlenen van ambtelijke bijstand1.Een ambtenaar van de werkorganisatie CGM verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden.

2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier. De griffier informeert het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.4.De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.5.Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.6.De afwikkeling van ambtelijke bijstand verloopt via de griffie.7.Informatie die voortkomt uit ambtelijke bijstand wordt uitsluitend verstrekt aan het verzoekende raadslid, tenzij het raadslid ermee instemt dat ook de overige raadsleden worden geïnformeerd.Artikel3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.Artikel4.Geschil over ambtelijke bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan via de griffier mededeling worden gedaan aan de secretaris;2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.Paragraaf2.FractieondersteuningArtikel5.Recht op financiële vergoeding1.De fracties in de raad ontvangen per kalenderjaar een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 300 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100 per raadszetel.3.In afwijking van het eerste lid wordt in het jaar waarin er gemeenteraadsverkiezingen zijn de financiële bijdrage als volgt berekend:a.3/12 van de in het tweede lid genoemde bedragen komt toe aan de fracties van de oude raadb.9/12 van de in het tweede lid genoemde bedragen komt toe aan de fracties van de nieuwe raad4.In afwijking van het eerste lid wordt bij wijziging in de samenstelling van een fractie en in het geval van toe- of afname van het aantal fracties de bijdrage, met ingang van de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de wijziging plaatsheeft, afgestemd op de nieuwe situatie. De in het tweede lid genoemde bedragen worden naar evenredigheid toegepast.Artikel6.Besteding financiële vergoeding1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;c.giften;d.uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;e.algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.3.Tot de declarabele kosten behoren in ieder geval de kosten voor:a.onderzoeken, extern advies en het uitvoeren van enquêtes;b.een website waar de fractie zich profileert;c.huisvesting fractie;d.een fractiemedewerker;e.de aanschaf van vakliteratuur voor de fractie;f.administratie- en representatie fractie;g.coaching van fractieleden;h.opleidingen/trainingen/congressen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel;i.fractievergaderingen;j.kantoorartikelen ten behoeve van de fractie;k.contactmomenten tussen raadsleden en burgers (bijvoorbeeld: houden van spreekuur, inhuren spreker(s), advertentiekosten, kabelkrant en overige voorlichting).Artikel7.Verantwoording en betaling bijdrage fractieondersteuning1.Betaalbaarstelling van de in artikel 5 bedoelde bijdrage geschiedt op declaratiebasis jaarlijks achteraf. 2.Fracties dienen hun declaraties in voor 1 februari van het jaar volgend op het jaar waarin de kosten zijn gemaakt.3.Voor het indienen van declaraties wordt gebruikgemaakt van een daartoe vastgesteld formulier.4.De fractievergoeding wordt voor 1 maart van het jaar volgend op het jaar waarop de vergoeding betrekking heeft betaalbaar gesteld.5.Een fractie die na de gemeenteraadsverkiezingen niet terugkeert in de nieuwe raad kan verzoeken om tussentijdse afrekening.6.Beoordeling en betaalbaarstelling van de ingediende declaraties geschieden door de griffier. 7.In het geval van twijfel overlegt de griffier met het presidium.Artikel8.Informatie presidiumWanneer daartoe aanleiding is en op verzoek informeert de griffier het presidium over de toepassing van deze verordening.Artikel9.Algemene wet bestuursrechtTitel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van afdeling 4.2.8, is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.Paragraaf3SlotbepalingenArtikel10.HardheidsclausuleIn gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het presidium op voorstel van de griffier.Artikel11.Intrekking oude verordeningDe verordening op de ambtelijke bijstand (vastgesteld op 10 maart 2003) en de verordening op de fractieondersteuning (vastgesteld op 29 januari 2007) worden ingetrokken per 1 januari 2014.Artikel12.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.Artikel13.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014.Aldus besloten door de raad van de gemeente Cuijk in zijn openbare vergadering van 12 mei 2014.De raad voornoemd,R.M. van der Weegen mr. W.A.G. Hillenaargriffier voorzitterToelichting verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet)AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Alhoewel de secretaris niet aan het hoofd van de ambtelijke (CGM) organisatie staat, is er toch voor gekozen om hem een sleutelrol te geven bij het verlenen van ambtelijke bijstand. Dit maakt het mogelijk om binnen de driehoek van burgemeester, griffier en secretaris invulling te geven aan ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2.Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie tot het raadslid zelf wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt de organisatie dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Het zesde lid regelt dat de afdoening van ambtelijke bijstand altijd via de griffier verloopt. Dit om zicht te houden op kwantiteit en kwaliteit. Het zevende lid bepaalt dat de informatie die voortvloeit uit het verzoek om ambtelijke bijstand uitsluitend wordt verstrekt aan de verzoeker. Een raadslid heeft immers het recht om ambtelijk te worden ondersteund. Er kan echter sprake zijn van informatie die ook van belang is voor de overige raadsleden. Uitsluitend na toestemming van de verzoeker wordt de informatie door de griffie ook kenbaar gemaakt aan de andere leden van de raad.Artikel 3.Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4.Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.Artikel 5.Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de begroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.Het derde lid regelt dat de vergoeding in een verkiezingsjaar anders wordt berekend. Dit gelet op de mogelijk gewijzigde samenstelling van (het aantal) fracties.De fracties kunnen ook tussentijds wijzigen. Het vierde lid regelt dan de wijze van afwikkeling.Artikel 6.Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fractie grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.In het derde lid zijn de declarabele kostensoorten opgenomen.Artikel 7.Betaling heeft achteraf plaats. Er zijn termijnen opgenomen met betrekking tot het indienen van declaraties en betaalbaarstelling. Wanneer een fractie niet terugkeert in de nieuwe raad na de verkiezingen, kan de vergoeding tussentijds worden afgerekend.tie. Er kan een nieuwe fractie ontstaan, een fractie kan ophouden te bestaan of het aantal leden van een bestaande fractie kan wijzigen. De bijdrage wordt afgestemd op de nieuwe situatie.Artikel 8.Dit artikel regelt dat de griffier het presidium op eigen initiatief of op verzoek informeert over de toepassing van de verordening. Wanneer daartoe aanleiding is kan het presidium voorstellen de verordening aan te passen. Artikel 9.Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is er sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Artikel 10.Een hardheidsclausule maakt het mogelijk om in voorkomende gevallen te kunnen voorzien in situaties die niet geregeld zijn in de verordening. Toepassing van de hardheidsclausule kan aanleiding geven voor het aanpassen van de verordening.Artikel 12.Ingangsdatum per 1 januari 2014 maakt het mogelijk om bij de declaraties over 2014 uit te gaan van één verordening. Omdat de bedragen ongewijzigd zijn heeft inwerkingtreding met terugwerkende kracht geen nadelige gevolgen voor de fracties.