Organisatie | Ouder-Amstel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel |
Citeertitel | Financiele Verorndeing Ouder-Amstel 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 212 van de Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-01-2011 | 01-01-2017 | Onbekend | 22-03-2012 Onbekend | 2012/15 |
De raad van de gemeente Ouder-Amstel,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 februari 2012, nummer 2012/15,
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ouder-Amstel.
1. Begroting en verantwoording
Artikel 3. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzingen
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotings-behandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, dan wordt dit door het college in de eerstvolgende tussentijdse rapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
Artikel 5. Waardering en afschrijving vaste activa
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.
Artikel 6. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Ouder-Amstel wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
Artikel 7. Financieringsfunctie
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
3. Financieel beheer en interne control
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Bijlage “Afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut”
Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd. Dergelijke investeringen worden in het jaar van aanschaf direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Er wordt met afschrijven gestart in het jaar volgend op het jaar, waarin het kapitaalgoed gereedgekomen dan wel verworven is.
Bij de afschrijving wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde.
De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven op basis van onderstaande afschrijvingstermijnen. Deze afschrijvingstermijnen worden gehanteerd voor investeringen vanaf 2011. De afschrijvingstermijnen van de tot en met 2010 geactiveerde investeringen worden niet gewijzigd.
In dit artikel wordt bepaald dat de raad bij de aanvang van iedere raadsperiode de indeling van de programma’s vaststelt. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Tevens is geregeld dat er per programma niet-financiële indicatoren worden vastgesteld. Het is het zogenaamde SMART-maken van de begroting.
Het is niet raadzaam om elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken overhoop te halen. Als de indeling en de gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende.
Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken
In de programmabegroting wordt per programma inzicht gegeven in de ramingen per product. Hierdoor ontstaat er voor de raad inzicht in de producten die behoren tot de programma’s. In de jaarrekening worden de gerealiseerde lasten en baten per product per programma weergegeven. Deze productrealisatie maakt onderdeel uit van het jaarverslag en niet van de jaarrekening.
In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen worden gegeven. Zo’n overzicht is noodzakelijk omdat de investeringskredieten bij de begrotingsbehandeling worden geautoriseerd (zie artikel 3).
Een logisch gevolg van het bepaalde in het tweede lid is dat in de jaarrekening een verantwoording c.q. actualisatie van de geautoriseerde investeringskredieten wordt gegeven.
Artikel 3. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen
De raad kan kiezen op welk niveau hij kredieten beschikbaar stelt. Er is gekozen voor een autorisatie van de baten en lasten op programmaniveau.
Naast de lopende uitgaven is er ook sprake van investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. De autorisatie van deze investeringskredieten wordt bij de begrotingsbehandeling meegenomen (lid 2). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. De lasten van een dergelijke investering worden wel in de begroting opgenomen, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college is dan nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.
In het derde lid is geregeld dat (dreigende) begrotingsoverschrijdingen moeten worden gemeld bij de behandeling van de tussentijdse rapportages (nieuwsbrieven).
Gemeenten hebben te maken met veel verplichte uitgaven, waarvan de hoogte maar op beperkte wijze te sturen is (de open-eind-regelingen). Denkbaar is dat in de financiële verordening aanvullende bepalingen worden opgenomen inzake het vooraf autoriseren van dergelijke begrotingsoverschrijdingen. Van deze mogelijkheid wordt geen gebruik gemaakt.
Het kan natuurlijk gebeuren dat gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel komen die bij het opstellen van de begroting nog niet waren voorzien. Het vierde lid van dit artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen.
Artikel 4. Tussentijdse rapportages
Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad zijn de tussentijdse rapportages. Op basis van deze tussentijdse rapportages wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van de uitvoering van het voorgenomen beleid en het actuele beeld van de begrotingspositie.
Begin 2007 is besloten deze informatie door middel van nieuwsbrieven aan de raad te verschaffen. In dit artikel worden geen termijnen en ook geen aantal nieuwsbrieven vermeld. Afhankelijk van het vergaderschema en vakantieperiodes kan dat jaarlijks verschillen. Bij de vaststelling van het jaarlijkse vergaderschema zal ook een planning worden gepresenteerd met betrekking tot de behandeling van de begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken. Afwijkingen van deze planning kunnen slechts plaatsvinden na overleg met het presidium.
Artikel 5. Waardering en afschrijving vaste activa
In de Gemeentewet is de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële ver-ordening in elk geval regels moet bevatten voor de waardering en afschrijving van activa.
Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Hierbij geldt wel als criterium dat de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief met economisch nut moet worden afgestemd op de verwachte economische levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening namelijk aangetast. Het in Ouder-Amstel gehanteerde activabeleid is vastgelegd in de op 26 mei 2011 vastgestelde Nota activabeleid 2011.
Om praktische redenen worden de te hanteren methodieken en termijnen vastgelegd in een bijlage, welke onderdeel uitmaakt van de verordening.
In het vierde lid is vastgelegd dat investeringen met een maatschappelijk nut (bijv. infrastructuur) niet worden geactiveerd, tenzij bij afzonderlijk raadsbesluit hiervan wordt afgeweken.
Artikel 6. Kostprijsberekening
De gemeentewet bepaalt dat de financiële verordening in ieder geval de grondslagen moet bevatten voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten.
Lid 1 van dit artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.
Het tweede bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan de bijdragen aan voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan het bepaalde in artikel 229b Gemeentewet.
Artikel 7. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. Aan deze wettelijke plicht wordt in dit artikel invulling gegeven. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de programmabegroting en –rekening.
De kasgeldlimiet en rente-risiconorm zijn wettelijk geregeld (Wet financiering decentrale overheden – Wet Fido). Overschrijding is niet toegestaan. Gedeputeerde staten moeten in hun hoedanigheid van toezichthouder ingrijpen, maar kunnen onder bijzondere omstandigheden een tijdelijke overschrijding tolereren.
Bij overschrijding kan de gemeente worden geconfronteerd met preventief toezicht op het sluiten van kortlopende (kasgeldlimiet) of langlopende (rente-risiconorm) leningen. Daarom wordt in het derde lid van dit artikel voorgeschreven dat de raad bij een dreigende overschrijding zo spoedig mogelijk moet worden geïnformeerd.
Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd en er dienen zo mogelijk zekerheden te worden bedongen.
In artikel 8 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De accountant toetst jaarlijks van de programmarekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen, die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Artikel 9 draagt het college op om zorg te dragen voor een jaarlijkse interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en rechtmatigheidstoetsing.
Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Dit artikel legt aan het college de taak op om er voor zorg te dragen dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hier o.a. om het treffen van verificatiemaatregelen zodat subsidies/ bijdragen ook daadwerkelijk aan rechthebbenden worden verstrekt.
Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant.
Artikel 11. Financiële organisatie
Artikel 11 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente.
De regels bedoeld onder letter a kan het college vastleggen in een organisatiebesluit. De regeling budgetbeheer voorziet in het bepaalde onder letter b.
De regels voor de organisatie van de financieringsfunctie (letter c) worden vastgelegd in het Besluit financieringsstatuut.
Onder letter d wordt het college opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen. Dat gebeurt in de productenraming (functionele begroting) bij de toelichting op de kostenverdeelstaat.
Artikel 12. Inkoop en aanbesteding
Het college wordt opdragen inkoop- en aanbestedingsregels op te stellen. Uiteraard dienen daarbij de Europese en nationale aanbestedingsregels te worden nageleefd.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het begrotingsjaar 2011 en latere jaren. Dat betekent dat de jaarrekening 2011 zal worden opgesteld op basis van de regels, zoals vastgelegd in de nota Activabeleid 2011 en de Financiële verordening gemeente Ouder-Amstel 2012.
Artikel 14 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze stukken moet worden verwezen.
De ondertekening van de stukken van de raad vindt plaats door de voorzitter en de raadsgriffier.
Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie (artikel 215 Gemeentewet).
De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden.