BESLUIT
Het algemeen bestuur van de Veiligheids-en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;
gelet op het bepaalde in artikel 16, 17 en 30 van de Regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015;
gelet op artikel 212, lid 1 van de Gemeentewet;
gelet op de Organisatieverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015;
besluit:
- 1.
De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden”. (Beheersverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2011”) in te trekken en
vast te stellen de
- 2.
“Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden”. (Beheersverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015”.
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Dienst: De organisatie, danwel de organisatie-eenheid, die als zodanig in de Organisatieverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2011 is aangewezen en die op grond van deze verordening een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur heeft.
- b.
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
Financiële administratie: Het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie
- 2.
het beheer van vermogenswaarden;
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- d.
Administratieve organisatie:Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.
- e.
Management-controlsysteem (MCS): Het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.
- f.
Beheer van vermogenswaarden: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de middelen en rechten van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Hierna aan te duiden met de term ‘beheer’.
- g.
Rechtmatigheid omvat:
- 1.
de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;
- 2.
de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;
- 3.
het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voor zover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële consequenties heeft);
- 4.
ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
- h.
Doelmatigheid: Binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van het algemeen bestuur en/of de bestuurscommissie veiligheid en gezondheid handelt het dagelijks bestuur zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van het algemeen bestuur en/of de bestuurscommissie veiligheid en gezondheid. Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:
- 1.
het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten, gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;
- 2.
de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;
- 3.
het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten.
- i.
Middelenbeleid en -plannen: Beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie, automatisering, aanschaffingen en huisvesting.
Artikel 2 De inrichting van de organisatie van beheer en administratie
- 1.
De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en van de administratie berust bij het dagelijks bestuur.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het in stand houden van een MCS.
- 3.
Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het dagelijks bestuur het gestelde in deze verordening in acht.
Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie
- 1.
De verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden berust bij het dagelijks bestuur.
- 2.
Onverminderd de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur berust de dagelijkse verantwoor-delijkheid voor het beheer en voor de administratie van de dienst bij de directie.
- 3.
De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het MCS. Het dagelijks bestuur mandateert het opzetten en het in stand houden van de administratieve organisatie en van het MCS aan de controller van de dienst (hierna te noemen controller).
- 4.
De opzet van de administratieve organisatie en van het MCS wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het dagelijks bestuur respectievelijk aan de directie voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.
- 5.
Onverlet het gestelde in de Organisatieverordening dient de directie, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, voorstellen die bij het dagelijks bestuur worden ingediend te toetsen op:
- a.
tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;
- b.
rechtmatigheid en doelmatigheid;
- c.
juistheid van de te volgen procedure;
- d.
aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Artikel 4 Administratie
- 1.
De administratie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden bestaat uit:
- a.
de administratie van de dienst, waarin opgenomen de administratie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden als geheel en de niet verbijzonderde administraties;
- b.
de per organisatie-eenheid verbijzonderde administraties.
- 2.
Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.
- 3.
De inrichting en de werking van een financiële administratie dienen te voldoen aan het gestelde in de comptabiliteitsvoorschriften die voor gemeenten gelden.
- 4.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van het bezit van onroerende zaken, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;
- c.
het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;
- e.
het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie; alsmede voor
- g.
de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.
Artikel 5 Management-controlsysteem
- 1.
De opzet en de werking van het MCS zijn gericht op:
- a.
het waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van middelen, waarbij doelmatigheid voorop staat;
- b.
het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;
- c.
de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.
- 2.
De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen dienstbaar te zijn aan en waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.
- 3.
Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en beheersorganen wordt verstrekt, is gewaarborgd.
- 4.
Bij de inrichting van het MCS en van de administratieve organisatie dient onder meer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het dagelijks bestuur en de directie afspraken worden gemaakt over:
- a.
de te leveren prestaties;
- b.
de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;
- c.
de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.
Artikel 6 Functionarissen
- 1.
Het dagelijks bestuur wijst voor de dienst ambtenaren aan als: controller, administrateur, comptabele en kassier alsmede hun respectieve plaatsvervangers.
- 2.
De controller wordt door het dagelijks bestuur aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de Gemeentewet.
- 3.
De directie regelt, in overleg met de controller diens vervanging en die van de administrateur, van de comptabele en kassier bij normale afwezigheid zoals verlof of ziekte. Bij langdurige afwezigheid wijst het dagelijks bestuur plaatsvervangende functionarissen aan.
- 4.
De controller voert in het kader van het gestelde in lid 4 van dit artikel, regelmatig overleg met de administrateur of de comptabele van de dienst. Specifiek in dit overleg te bespreken onderwerpen zijn de bewaking van eenheid in administratie, het bevorderen van de doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden en de afstemming over de informatieverzorging.
- 5.
De functies van controller en van administrateur zijn onverenigbaar met die van comptabele en kassier, alsmede met enige andere, de functiescheiding wezenlijk aantastende, functie. Dit betreft met name functies, die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.
Artikel 7 Controller
- 1.
De controller heeft, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en de directie, onder meer de zorg voor:
- a.
de financiële planning van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;
- b.
het opstellen van de begroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;
- c.
het opstellen van periodieke (voortgangs)rapportages voor de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;
- d.
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;
- e.
de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het MCS voor de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;
- f.
het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de dienst;
- g.
het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;
- h.
de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens; hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten bij de dienst door de directie en voor de sturing en de beheersing van de organisatie als geheel;
- i.
de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het dagelijks bestuur danwel het algemeen bestuur in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;
- j.
de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering;
- k.
het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaat-regelen bij het in gebreke blijven van debiteuren van de dienst.
- 2.
De controller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de directie een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie. De controller toetst in dit kader de opzet en de werking van het MCS en van de administratieve organisatie.
- 3.
De controller ondersteunt de dienst bij het opzetten en doen functioneren van het MCS.
- 4.
Indien de controller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de directie. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het dagelijks bestuur.
- 5.
De controller kan het dagelijks bestuur, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit artikel genoemde taken.
- 6.
Het dagelijks bestuur kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de controller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.
- 7.
De controller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
Artikel 8 Administrateur
- 1.
De administrateur van de dienst zorgt voor:
- a.
het voeren van de financiële administratie;
- b.
het opstellen van periodieke financiële rapportages en van de rekening.
- 2.
Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de controller in acht.
- 3.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie(s).
- 4.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de producten van c.q. de gegevens uit zijn administratie(s) aan de controller.
Artikel 9 Comptabele
- 1.
Het beheer van de geldmiddelen van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden is opgedragen aan de comptabele. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden.
- 2.
Tot de taak van de comptabele behoort mede de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het dagelijks bestuur gegeven richtlijnen en onder toezicht van de controller.
- 3.
Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het dagelijks bestuur aangewezen banken. Het aanhouden van chartale gelden (kassen) kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring door de controller, plaatsvinden.
- 4.
Alvorens betalingen te doen vergewist de comptabele zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het dagelijks bestuur aangewezen.
- 5.
Onder de verantwoordelijkheid van de comptabele is een kassier belast met de bewaring van chartale gelden.
Artikel 10 Informatieplicht
- 1.
De controller en de administrateur worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur respectievelijk de directie genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor de organisatie zijn verbonden.
- 2.
De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken aan de controller c.q. aan de administrateur alle gegevens en stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen en met de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.
Artikel 11 Coördinatie informatievoorziening
- 1.
De begroting en de rekening worden opgesteld conform de wettelijke bepalingen, de voor de gemeenschappelijke regeling geldende comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke bepalingen.
- 2.
Het opstellen gebeurt binnen door het dagelijks bestuur te stellen randvoorwaarden en binnen de vastgestelde tijdsplanning.
- 3.
De controller stelt in samenspraak met de administrateur een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de deelbegrotingen en de -rekeningen alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de dienst te waarborgen.
Artikel 12 Periodieke bedrijfsdiagnose
- 1.
Periodiek wordt voor de dienst een bedrijfsdiagnose uitgevoerd met als doel de conditie c.q. het functioneren van de dienst te beoordelen. De diagnose is een instrument ter bevordering en bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.
- 2.
De diagnose van de dienst wordt uitgevoerd onder leiding van de controller op basis van door de hem aangegeven methoden en technieken.
- 3.
De resultaten van de diagnose van de dienst wordt voorgelegd aan de directie. Op basis hiervan formuleert deze een programma tot aanpassing en verbetering. Het programma en het diagnose-rapport worden ter kennisneming aan het dagelijks bestuur voorgelegd
- 4.
Op basis hiervan formuleert het dagelijks bestuur zo nodig een programma tot aanpassing en verbetering.
Artikel 13 Verantwoording en decharge
- 1.
De directie stelt jaarlijks een rekening en een verslag over het gevoerde beheer op. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur.
- 2.
Aanbieding van de rekening en van het verslag door de directie geschiedt binnen de door het dagelijks bestuur gestelde termijn en conform de door hem gegeven richtlijnen.
- 3.
Aanbieding door het dagelijks bestuur van de rekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan het algemeen bestuur, impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur vallende ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.
- 4.
Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het dagelijks bestuur, vóór aanbieding van rekening en verslag aan het algemeen bestuur, de dienst en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of met het verslag.
Artikel 14 Slotbepalingen
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2015.
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Beheersverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015".