CVDR38696_1Regeling Forum gemeente RijswijknlregelingRijswijk2017-10-03RijswijkGroot Rijswijk, 16-10-2008Regeling Forum gemeente RijswijkGemeentewet, art. 82.gemeenteraadbestuur en recht2008-09-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-10-242008-09-012013-01-04nieuwe regeling08-059Gemeentelijke organisatieDe Verordening op de raadscommissies wordt ingetrokken met ingang van 1 september 2008.Naast deze Regeling kan het Reglement van Orde Rijswijk van toepassing zijn. In het geval van strijdigheid tussen bepalingen uit het Reglement van Orde Rijswijk en deze regeling gaan de bepalingen in deze regeling voor.De gemeenteraad; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 30 september 2008,
no. 08-059; BESLUIT: vast te stellen de volgende regeling1:Begripsbepalingen1BegripsomschrijvingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
Forum Een overlegsituatie als bedoeld in artikel 2;
Deelforum Een onderdeel van het Forum, zijnde een op zichzelf
staande vergadering;
Voorzitter De voorzitter van het Forum of Deelforum;
Het college Het college van burgemeester en wethouders van
Rijswijk;
Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris van Rijswijk zoals
bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;
Lid Een lid van de raad, tenzij anders aangegeven;
Fractie Het lid of de leden van een politieke groepering dat /
die in de raad van de gemeente Rijswijk namens die groepering
zitting heeft / hebben;
Griffie Het door de raad benoemde personeel, met inbegrip van de
griffier, dat de raad bij de uitoefening van zijn taak terzijde
staat
Griffier De griffier van de raad van Rijswijk als bedoeld in
artikel 100 van de Gemeentewet;
Forumgriffier De ambtenaar bedoeld in artikel 7 die het Forum en
zijn voorzitter terzijde staat bij zijn werkzaamheden.
2:Instelling, taken en lidmaatschap2Forum1.Beslissingen van de raad worden voorbereid in een daartoe
georganiseerde overlegsituatie, genaamd (Deel)Forum.2.In het Forum en/of Deelforum kan de raad overleggen met (leden van)
het college. 3.Het bepaalde in het eerste lid doet niets af aan de bevoegdheid van
de raad om de voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering
te doen plaatsvinden.3Taken van Forum1.Het Forum en de Deelfora hebben de volgende taken:
het uitbrengen van advies aan de raad of aan het
Raadspresidium over een voorstel of een in de raad te
behandelen onderwerp, daarbij inbegrepen de in dat verband
ingediende of in te dienen moties en/of amendementen;
het voorbereiden van de besluitvorming over ingediende of in
te dienen moties vreemd aan de orde van de dag voor de
behandeling daarvan in de raadsvergadering;
het voeren van overleg met het college of de burgemeester
over in ieder geval door het college of de burgemeester
verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur;
andere werkzaamheden ter voorbereiding van beslissingen in
de raadsvergadering.
2.Bespreking van een agendapunt tijdens een Forum kan worden
afgesloten met een advies aan de raad, dat onder meer kan
luiden:
in het aan de orde zijnde voorstel dienen wijzigingen te
worden aangebracht; na verwerking van de door het Forum
geadviseerde wijzigingen, kan het voorstel als akkoordstuk
voor de gemeenteraad worden geagendeerd;
in het aan de orde zijnde voorstel dienen wijzigingen te
worden aangebracht; na verwerking van de door het Forum
geadviseerde wijzigingen dient het stuk als bespreekstuk
voor de gemeenteraad te worden geagendeerd;
in het aan de orde zijnde voorstel behoeven geen wijzigingen
te worden aangebracht; het voorstel kan als akkoordstuk voor
de gemeenteraad worden geagendeerd;
in het aan de orde zijnde voorstel behoeven geen wijzigingen
te worden aangebracht; het voorstel kan als bespreekstuk
voor de gemeenteraad worden geagendeerd;
het aan de orde zijnde voorstel is nog onvoldoende besproken
en dient in een volgende (Deel)Forum opnieuw aan de orde te
komen.
4Leden van het Forum en Deelfora1.Ieder raadslid wordt geacht door de gemeenteraad te zijn benoemd tot
lid van het Forum en alle Deelfora.2.Het raadslid behorend tot een éénpersoonsfractie is het toegestaan
één fractieassistent als plaatsvervangend lid aan te wijzen, die de
fractie ookkan vertegenwoordigen in een Deelforum wanneer er
meer Deelfora gelijktijdig vergaderen. 3.Plaatsvervangende leden als bedoeld in lid 2. worden door de
gemeenteraad benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de
Gemeentewet zijn op hen van overeenkomstige toepassing. 4.Personen die op de dag vóór de inwerkingtreding van deze regeling
plaatsvervangend lid waren op grond van een benoeming als bedoeld in
artikel 4, lid 4, van de Verordening op de raadscommissies worden
geacht te zijn benoemd tot plaatsvervangend lid onder deze regeling,
en geacht een verklaring te hebben ondertekend als bedoeld in lid 5.
5.Plaatsvervangende leden zijn verplicht een verklaring te
ondertekenen, waarmee zij verklaren dat zij geheimhouding in acht
zullen nemen ten aanzien van stukken die hun in een besloten
vergadering ter hand zijn gesteld of waaromtrent geheimhouding is
opgelegd.5De voorzitters van de
Forumvergaderingen1.De voorzitters van een (Deel-)Forum en hun plaatsvervangers worden
door de raad uit zijn midden benoemd. 2.De personen die op de dag vóór de inwerkingtreding van deze regeling
voorzitter of plaatsvervangend voorzitter waren op grond van een
benoeming als bedoeld in artikel 5 van de Verordening op de
raadscommissies worden geacht te zijn benoemd tot voorzitter onder
deze regeling.3.De voorzitter van een (Deel-)Forum neemt niet deel aan de
beraadslagingen.4.De voorzitter van een (Deel-)Forum is belast met:
het leiden van de vergadering, inclusief de bewaking van de
beschikbaar gestelde vergadertijd;
het formuleren van het advies als bedoeld in artikel 3, lid
2;
het handhaven van de orde;
het doen naleven van deze regeling, voor zover deze
betrekking heeft op het Forum;
hetgeen deze verordening hem als Forumvoorzitter verder
opdraagt.
6Zittingsduur en vacatures1.De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun
plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad. 2.De raad kan een voorzitter of plaatsvervanger ontslaan. 3.Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde
ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.
Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of
zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.4.Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de
raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming
van artikel 4 en 5. 7Aanwezigheid van de Forumgriffier en de
griffier1.Ter ondersteuning van ieder (Deel)Forum fungeert een op voordracht
van de griffier door de raad benoemde Forumgriffier. Hij valt onder
de verantwoordelijkheid van de griffier. 2.De personen die op de dag vóór de inwerkingtreding van deze regeling
commissiegriffier waren op grond van een benoeming als bedoeld in
artikel 7 van de Verordening op de raadscommissies worden geacht te
zijn benoemd tot Forumgriffier onder deze regeling.3.Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de Forumgriffier
vervangen door een daartoe volgens het eerste lid aangewezen
ambtenaar.4.De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.3:Aanwezigheid college, burgemeester en
gemeentesecretaris8Aanwezigheid van college, burgemeester en
gemeentesecretaris1.Voor de burgemeester en de leden van het college geldt, tenzij
expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor
alle (Deel)Fora, om daarin aanwezig te zijn, informatie te
verstrekken en, desgevraagd aan de beraadslagingen deel te
nemen.2.Het Raadspresidium of de voorzitter van een (Deel)Forum kan de
burgemeester of één of meer wethouders uitdrukkelijk uitnodigen in
de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan
de beraadslagingen deel te nemen.3.Het Raadspresidium of de voorzitter van een (Deel)Forum kan het
college verzoeken de gemeentesecretaris aanwezig te laten zijn in de
vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als
bedoeld in deze verordening4:Vergaderingen1:Tijdstip van vergaderen en
voorbereidingen9Vergaderfrequentie, -tijden en
–locaties1.Drie weken vóór een raadsvergadering is er een Forum, genaamd
Forum Eerste Dinsdag. 2.Een Forum Eerste Dinsdag start met een Plenair Blok. Na
afsluiting van het Plenaire Blok kunnen er Deelfora
plaatsvinden. Er kunnen maximaal drie Deelfora tegelijkertijd
plaatsvinden.3.Twee weken vóór een raadsvergadering is er een Forum, genaamd
Forum Tweede Dinsdag. Dit Forum kent geen Plenair Blok. Er
kunnen maximaal drie Deelfora tegelijkertijd plaatsvinden. In
een Forum Tweede Dinsdag kunnen presentaties, hoorzittingen en
andersoortige bijeenkomsten worden gehouden. 4.Een Forum wordt gehouden op dinsdagavond vanaf 20.00 uur in het
stadhuis.5.Het Raadspresidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of
aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Het
voert hierover overleg met de griffier.6.Het Raadspresidium kan besluiten om op andere tijdstippen en
locaties dan in de vorige leden bepaald een Forum te houden over
een specifiek onderwerp. Artikel 14, lid 1, is op deze
vergaderingen niet van toepassing.7.Onverminderd hetgeen in deze regeling is vermeld, bepaalt het
Raadspresidium het vergaderschema, de vergadertijden en –zalen
van het Forum en de Deelfora. 10De planning en agendering van
Forumvergaderingen1.Het opstellen en voorbereiden van de conceptagenda voor de
vergaderingen van het Forum en Deelfora geschiedt door het
Raadspresidium als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van
orde voor de raad van de gemeente Rijswijk (hierna te noemen:
RvO RSWK).2.Het Raadspresidium bepaalt voor elk Forum:a)het aantal Deelfora op die avond, de verdeling daarvan over de
vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van
de vergaderingen; b)de aanwijzing van de personen die tijdens deze Deelfora zullen
optreden als Forumvoorzitter.3.Tijdens een Plenair Blok kunnen in ieder geval de volgende zaken
aan de orde komen:a)Algemeen spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de
agenda staan;b)Beantwoording van raadsadressen;c)Vragen van de raad;d)Mededelingen van het college en zijn leden in het kader van de
actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de
Gemeentewet;e)Bespreking van het presidiumvoorstel inzake de conceptagenda
voor de raadsvergadering;f)Verzoeken van het college voor het houden van presentaties;g)Terugkoppeling inzake gemeenschappelijke regelingen;h)Lijst van toezeggingen en moties;i)Procedurebespreking van ingekomen stukken.11Oproep en agenda1.De griffie verzendt op last van het Raadspresidium ten minste 10
dagen vóór het Forum Eerste Dinsdag een oproep aan alle
raadsleden en vaste vervangers, onder vermelding van de dag, de
tijdstippen en de locaties van de Deelfora.2.Het vergaderschema voor het betreffende Forum en de Deelfora, de
agenda’s en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd
met de schriftelijke oproep verzonden.3.Te wijzigen stukken en extra informatie worden op de donderdag,
ten minste 10 dagen vóór de desbetreffende raadsvergadering (na
behandeling tijdens het Forum Eerste Dinsdag) én op de donderdag
voorafgaand aan de raad (vanuit het Forum Tweede Dinsdag) aan de
raad verzonden.12Ter inzage leggen van stukken1.Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen
op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van
de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd.
2.Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten
het gemeentehuis gebracht.3.Indien voor stukken op grond van artikel 23 geheimhouding is
opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid
onder berusting van de griffie en verleent deze slechts inzage
aan de personen die op grond van artikel 21, lid 2, de besloten
vergadering hadden mogen bijwonen.13Openbare kennisgeving1.De vergaderingen worden door aankondiging in één of meer dag-,
nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk
informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente
gebruikelijke wijze en tevens door plaatsing op de gemeentelijke
website ter openbare kennis gebracht. 2.De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:
de datum, aanvangstijd en plaats van het Forum en de
Deelfora;
de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en
de daarbij behorende stukken kan inzien;
de onderwerpen van de agenda;
de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht
als bedoeld in artikel 15.
2:Orde van de vergadering14Woordvoerder tijdens (Deel)Forum1.Iedere fractie is bevoegd om per agendapunt één persoon in een
(Deel-)Forum het woord te laten voeren. Dit lid wordt geacht
namens zijn fractie het woord te voeren. 2.In bijzondere gevallen kan het Raadspresidium besluiten tot het
houden van een Forum of Deelforum waaraan meer dan één deelnemer
per fractie kan deelnemen.15Spreekrecht burgers en belanghebbenden in
(Deel)Forum
Burgers en belanghebbenden hebben, met inachtneming van het
in dit artikel bepaalde, het recht om in te spreken tijdens
het Forum of Deelfora.
Over een onderwerp dat niet op de agenda vermeld is, kan
worden ingesproken aan het begin van het Forum Eerste
Dinsdag.
Over een onderwerp dat geagendeerd is voor behandeling in
één van de Deelfora kan voorafgaande aan de behandeling van
bedoeld onderwerp worden ingesproken.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit
uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de desbetreffende
vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij
het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, adres en
telefoonnummer.
Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, met een
maximum van 3 sprekers.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De
voorzitter kan van het bepaalde in lid 5 en van de volgorde
afwijken, indien de voorzitter dit in het belang acht van de
orde van de vergadering.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit
heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad kan een
voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de
inspreker.
De voorzitter van een Deelforum kan aan insprekers de
gelegenheid geven om kort (circa 1 minuut) te reageren op de
door het Forum gevoerde discussie.
Er kan niet worden ingesproken:
a) over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of
beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;b) over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van
personen;c) indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet
bestuursrecht kan of kon worden ingediend.16Verslaglegging Forum en Deelfora1.De verslaglegging van het Forum en de Deelfora kan, onder
verantwoordelijkheid van de Forumgriffier, aan een notulist
worden opgedragen. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van
de Forumgriffier. 2.Van het besprokene in een (Deel)Forum wordt in de verslaglegging
per fractie vastgelegd welke opvattingen en (voorlopige)
standpunten zijn ingebracht, alsmede een zakelijke samenvatting
van de gevoerde discussie daarover. 3.Het verslag bevat in ieder geval de adviezen als bedoeld in
artikel 3, lid 2.4.De verslaglegging bedoeld in het eerste lid bevat per agendapunt
ten minste de namen van de Forumvoorzitter, de deelnemers aan de
Forumvergadering, de Forumgriffier, de notulist, de griffier, de
burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, allen voor
zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord
gevoerd hebben. 5.Het ontwerpverslag van het Forum en de Deelfora wordt, behoudens
bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende
raadsvergadering toegezonden aan alle raadsleden en vaste
vervangers, de burgemeester, de wethouders en de
gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers. 6.Het verslag van het Forum en de Deelfora wordt vastgesteld in de
vergadering van het daarop volgende plenaire forum. De
vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de griffier
ondertekend.17Spreekregels1.Een lid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun
plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de
voorzitter. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter
bepalen dat zij vanaf een andere plaats spreken.2.Een lid, de burgemeester of een wethouder voeren het woord na
het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te
hebben.3.De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord
wordt gevraagd over de orde van de vergadering.18Aantal spreektermijnen1.De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten
hoogste twee termijnen.2.Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter
de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand
daarvan de volgorde van de sprekers.3.Elke spreektermijn wordt door de (Deel)Forumvoorzitter
afgesloten.4.Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord
voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.5.Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp
of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend
interrupties en het spreken over een voorstel van orde.19Voorstellen van orde1.De voorzitter van het (Deel)Forum en iedere deelnemer kan
mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden
toegelicht. 2.Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de
orde van het betreffende (Deel)Forum.3.Over een voorstel van orde beslist de vergadering terstond.20Handhaving orde; schorsing1.Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord,
tenzij:
de voorzitter van het (Deel)Forum het nodig oordeelt om
hem aan het opvolgen van deze regeling te
herinneren;
een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de
voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere
interrupties zijn betoog zal afronden.
2.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke
uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde
onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan
wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter
tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg
geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin
zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord
ontzeggen.3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor
een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de
heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering
sluiten.4.De voorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan het bepaalde
in artikel 24, lid 2.5:Besloten (Deel)Forum en geheimhouding21Besloten (Deel)forum1.Het Raadspresidium kan in het kader van zijn bevoegdheid op basis
van artikel 10 besluiten tot het uitroepen van een besloten
vergadering. Een voorzitter kan besluiten een openbare vergadering
in beslotenheid te vervolgen. 2.Bij een besloten vergadering kunnen slechts aanwezig zijn de
Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden, vaste
vervangers en fractieassistenten die een verklaring hebben
ondertekend als bedoeld in artikel 4, lid 5, de burgemeester, leden
van het college, de griffier, de gemeentesecretaris, alsmede
ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe
toestemming geeft. 4.Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze regeling van
overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig
zijn met het besloten karakter van de vergadering.22Verslaglegging besloten (Deel)Forum1.De verslaglegging van een besloten (Deel)Forum vindt plaats in een
apart verslag en wordt op de griffie ter inzage gelegd voor de
deelnemers van de vergadering en voor de overige personen die in de
besloten vergadering aanwezig waren.2.Het in het eerste lid bedoelde verslag wordt in een eerstvolgende
raadsvergadering in een besloten deel vastgesteld. 3.Het betreffende verslag kan ook in een openbare raadsvergadering
worden vastgesteld, indien geen der leden, desgevraagd door de
voorzitter, daarover het woord wenst.23Geheimhouding na een besloten
(Deel)Forum1.Voor de sluiting van een besloten (Deel)Forum beslist de vergadering
of omtrent de inhoud van de stukken, voor zover daarop geheimhouding
rust, en het verhandelde geheimhouding zal gelden.2.De raad kan op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de
Gemeentewet de geheimhouding opheffen.6:Toehoorders en pers24Toehoorders en pers in vergaderingen1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend
op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2.De voorzitter van een (Deel)Forum is bevoegd om toehoorders die op
enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen
vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering
verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot het
Forum, Deelforum en/of raadsvergadering ontzeggen.25Geluid- en beeldregistratiesDegenen die in de vergaderzaal tijdens een (Deel)Forum geluid- dan wel
beeldregistraties willen maken vragen hiervoor toestemming aan de
forumvoorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.26Verbod gebruik mobiele telefoonsIn de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens een
(Deel)Forum het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele
telefoons of andere communicatiemiddelen die met een geluidssignaal
inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming
van de voorzitter, niet toegestaan. 7:SLOTBEPALINGEN27Toepasselijkheid RvO RSWK1.Naast deze Regeling kan het RvO RSWK van toepassing zijn. In het
geval van strijdigheid tussen bepalingen uit het RvO RSWK en deze
regeling gaan de bepalingen in deze regeling voor.2.Waar in het RvO RSWK ‘commissie’ of ‘raadscommissie’ vermeld is,
dient te worden gelezen ‘Forum’ en/of ‘Deelforum’.28Uitleg regelingIn de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing van deze regeling beslistde voorzitter. 29Intrekking VerordeningDe Verordening op de raadscommissies wordt ingetrokken met ingang van 1
september 2008. 30InwerkingtredingDeze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 september
2008.31CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als ‘Regeling Forum gemeente
Rijswijk’.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Rijswijk op 30 september 2008.